高校档案信息化建设现状及提升策略探索

文/上海电力大学 付婧娇

档案发展的历史悠久，从原始社会开始，人们以原始记事方法形成记录，如结绳、刻契、编贝等。到奴隶社会出现了石刻、泥板、草纸、羊皮纸、木简等载体形式的档案。到了封建社会，随着造纸术的发明，出现了纸质档案。纸张的出现使得档案的数量急剧增加，对档案工作、档案机构、档案人员和档案学理论都产生了极大的影响和推动。

到20世纪，随着时代的发展进步，科技元素的应用，档案载体发生了第二次变革，新的档案载体开始出现，大量电子文件和音视频文件产生，档案工作和现代科技的结合，推动了档案载体的二次变革，也推动着档案工作逐步“走向依法管理、走向开放、走向现代化”。

“大学是国家最进步力量的先驱”（R·V·加西亚）；大学是“人类社会有史以来最能促进社会变革的机构”（西奥多）。高等学校应该代表着一个国家科技发展的前沿，高校档案管理应当适应时代发展的浪潮，可如今国内普通高校档案信息化建设滞后的现象普遍存在，加快推进高校档案信息化建设成为高校档案工作的重点。

一、高校档案信息化建设的背景

（一）科技引领发展，利用需求增长。首先，随着计算机技术、网络技术、多媒体技术以及数据库技术的发展，人们办公和生活的方式都发生了巨大的转变。办公方式从纸质向电子转化，业务工作从“线下”向“线上”迁移，各种类型的电子文件大量产生，电子文件归档和电子档案管理、利用成为档案工作中的重要内容。其次，网络技术、人工智能和大数据技术的发展使得人们的需求被了解，各种事务可以通过手机端便捷地办理，人们也需要获得更加便捷、主动和丰富的档案利用服务。

（二）法制保驾护航，促进档案信息化发展。《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）于2020年6月20日修订通过并自2021年1月1日起施行。新《档案法》增设档案信息化建设专章，主要有3方面的内容：一是明确了档案信息化的责任，规定“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”二是明确电子档案法律效力，规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。”三是对档案信息化内容做了具体规定。这是国家第一次从法律高度对档案信息化建设作出全面系统的规定，第一次明确电子档案的法律效力和凭证作用，为进一步推动以信息化为核心的档案管理现代化战略转型、加快档案治理体系现代化进程提供了法治力量。《上海市档案条例》于2021年10月28日修订通过，自2021年12月1日起施行。该条例“第六章档案信息化建设”共7条，第46条明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力。”本市公共管理和服务机构应当对电子档案互信互认。对纳入本市“一网通办”平台的事项，有关公共管理和服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照电子档案管理要求及时以电子形式归档、备份、移交。除法律、行政法规另有规定外，不再以传统载体形式归档和移交。本市推动机关、人民团体、国有企业事业单位按照电子档案管理要求，对职务活动中形成的电子文件单独以电子形式归档并移交。这一系列法律法规的出台，为档案信息化建设指明了发展方向，提出了发展要求，提供了法制保障。积极推进档案信息化建设不仅是档案工作发展的需要，更是高校提升整体信息化水平，实现数字转型的需要。

二、高校档案信息化建设现状及问题

（一）平台功能不够完善，建设标准不够规范。一套功能完善的档案信息管理系统是档案信息化建设的有力支撑。笔者通过对上海十二所市属高校档案信息系统使用情况进行调研，发现对所使用的档案管理系统满意度普遍不高，主要体现在两方面：第一，档案信息化应用平台搭建技术不完善，存在与OA自动化办公系统和其他业务系统的通信问题、兼容性问题等；在网络访问人次数过多时，会出现延迟甚至过载的情况；只有限定终端才登录系统，无法多终端登录问题等，导致系统使用体验不佳。第二，档案信息化建设的标准规范落实不到位。高校各个职能部门之间信息规范不同，缺乏统一的标准。各个部门之间的数据通用性较低，存在着信息壁垒，软件兼容性不强。从高校的宏观角度来看，限制了档案信息的利用率，“死”档案无法有效转化为活信息，不能很好地帮助规范档案收、管、存、用各个环节，难以落实档案工作中的各项规章制度。

（二）档案工作不受重视，资金投入不够充足。高校往往更加重视教学、科研、学科、学生等处于聚光灯下的中心工作，档案工作则往往不被重视。部分高校受旧观念的影响，认为档案工作是一项收尾性的工作，档案管理就是妥善地保存档案，档案工作做得好不好对学校建设影响不大，因此高校资源往往优先分配给学科建设、教学工作、学生工作等中心工作，导致建设资源分配不均衡，这也是导致高校档案信息化建设相对滞后的直接原因。

（三）信息安全风险意识有待提高。档案信息安全是档案信息化建设工作的底线和生命线，档案工作人员要时刻绷紧信息安全这根弦。在实际工作中主要存在以下三个方面的风险：第一，人员操作失误导致的档案信息损失。在档案工作中，可能会因为不专业的操作导致档案的误删或者安全意识的不足，导致计算机通过U盘感染木马。第二，档案系统设备老化、故障以及洪水、火灾等不可抗力都可能造成档案数据的丢失。第三，易遭受网络攻击。信息化建设的目的是拓宽服务的形式与功能，这意味信息化建设发展的过程中要不断开放档案利用的权限，同时提高了档案信息安全的风险系数。近年来，高校网络安全事件频频发生，如2022年4月西北工业大学邮件系统遭到境外的网络攻击，多份重要电子文件被盗。档案信息化中的安全问题对于高校、社会、国家具有重要意义，不容忽视。

（四）人才队伍不够健全，奖惩机制不够完善。目前，高校档案工作人员文科专业居多，既懂信息技术又懂档案业务的复合型人才相对缺乏。由于档案人员对档案信息化建设的理解不够深刻、全面，档案人员知识体系的更新赶不上时代发展和技术更迭的步伐，因此不能很好地推动档案信息化建设，从而导致档案信息化建设滞后。个别高校缺少健全的人才激励机制，导致档案工作人员存在消极、懈怠的工作状态。

三、提升高校档案信息化建设水平的探索

基于上述对目前高校信息化建设的现状和存在问题的分析，如何解决日益增长的档案信息和有限的保管条件之间的矛盾，如何解决日益迫切的信息共享需求和档案信息安全之间的矛盾，适应社会发展和智慧校园建设的要求，实现档案资源共享，增强档案信息资源保管和服务学校、社会的能力，笔者认为可从以下几个方向开展工作。

（一）利用科技赋能，建设规范化、标准化的档案信息管理平台。做好档案信息化建设的第一要务是做好档案信息的规范化。从目前的档案信息化建设规范来看，可参照的规范标准有《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《电子文件归档与电子文件管理规范》（GB/T 18894-2016）等，这些规范化标准为档案信息化建设提供了重要的依据。各高校应该根据自身情况，制订完善的符合校情的档案管理规章制度，并将其固化到管理平台中，以规范档案收管存用的各个环节。档案信息化建设应当与学校信息化建设整体推进、协调发展。档案信息管理平台要与OA自动化办公管理系统以及其他各个业务系统衔接，实现一键归档，档案信息资源便捷共享，更好地发挥档案价值。

（二）强化思想意识，加大资金投入。想加快高校档案信息化建设的速度，首要任务是让校领导、相关部门领导和工作人员从思想上重视高校档案信息化建设工作。高校管理者需要深刻认识到档案信息化建设是学校信息化建设的核心组成部分，而非可有可无的部分。要认识到档案事业发展对学校事业发展的影响力和推动力，在学校能力范围内给予档案工作充足的资金和政策支持。“有为才有位”，高校档案部门要改变末位思想，数立“先行思维”，挖掘档案资源的价值，主动作为，主动服务学校中心工作，让学校领导看到档案工作的价值，让广大师生切身感受到档案资源的价值，提高档案工作在高校工作中的价值和地位。

（三）提高安全意识，增强安全防护。档案安全是档案工作的生命线，档案信息安全是档案信息化建设的重点工作。保证档案安全可从如下几个方面入手：第一，立足政治和业务，提高人员素质。档案管理人员对于档案安全负有重要责任。档案工作人员不仅要提高业务工作能力，降低工作失误，更要坚定政治信念，恪守档案保密法律法规。第二，严格设置管理人员的操作权限，并做好数据备份，避免因操作失误导致信息流失。有条件的高校可以在异地建立档案数据备份中心，防止当地发生不可抗力而导致档案损毁。第三，构建安全可靠的档案信息化网络体系。坚持涉密信息不上网、上网信息不涉密的原则，积极搭建防火墙等安全防护系统，对档案利用权限实行分级管理，建全档案信息安全管理规章制度。

（四）重视人才培养，健全激励机制。人才是工作的第一推动力，高校档案部门要优化人员队伍结构。从知识体系上，既要有档案专业、文史专业的人员，又要有懂信息技术、计算机技术的人员；从年龄层次上，尽量要考虑到老中青结构层次，为档案信息化建设提供持续动力。高校要建立完善相关工作的奖惩机制，要对档案工作进行考核，对工作成果优异的人员或部门进行褒奖鼓励，工作懈怠的进行惩戒警示，充分调动档案工作者的积极性与创造性，为高校档案信息化建设提供助力。

四、结语

档案信息化建设是新时代大势所趋，是机遇，也是挑战。高校应当重视档案信息化建设工作与学校整体工作的协调发展，加大资金投入和政策支持，建立健全档案工作机制体制，注重档案业务人才队伍建设，有效利用科技赋能，通过档案信息化建设提高学校档案管理水平，发挥档案在高校发展中的价值，更好地服务广大师生、校友和社会。