基于数字连续性思想的企业数字档案资源建设探索

文/中国神华能源股份有限公司 焦扬 李林 范海斌

2021年6月9日印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了“档案资源建设迈出新步伐”目标，该目标是继《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中“档案资源多样化”目标的进一步要求，连续被纳入档案事业发展目标，突出了“档案资源建设”的重要性。进入21世纪，以大数据、云计算、人工智能为代表的新一代信息技术在管理业务中得到广泛研究与应用，无纸化办公、信息化管理受到各级党政机关、企事业单位的重视与普及。在此情景下，档案工作正在经历从手工整理到信息化操作，从接收存储传统载体档案到接收电子文件、管理档案数据，从建设传统载体档案资源到建设数字档案资源的变革过程。

新的数字化转型更加强调数据驱动。过去的数字化是聚焦在支撑业务的运营，而现在基于新一代信息技术的数字化更多地聚焦在IT对业务的引领或IT支持下的业务创新。不管是用户体验、运营流程，还是生产制造，每个环节和每个场景都越来越多地利用传感进行数据的自动采集。因此，突破数字档案信息资源交换与共享的局域性，应通过规范组织数据、标准设计数据、高效使用数据、科学维护数据、安全保障数据等措施来标准化档案源数据，提升档案源数据质量，消除“数据孤岛”现象，从而实现数字连续性。而数字连续性是将数字数据作为资产进行风险管理的能力，以确保数字化治理，数字化能力和数字化服务在支持物联网和智能城市和社区的数字生态系统构建中的连续性。在数字化转型的背景下，实现数字连续性能够满足数字档案资源数据的原始性、完整性和真实性等。

数字连续性是维护数字生成文件及数字凭证，以数字方式保存和数字方式再用的一种数字治理方式。英国的数字连续性实施框架，重点在于风险管控，分为信息资产、业务需求和技术环境三大风险要素，涉及规章制度、标准体系、员工培养、系统开发、需求分析等多个角度。新西兰数字连续性行动计划以英国的数字连续性项目作为参考，内容更为全面和具体，从宏观至微观共提出六大目标：从宏观战略层面对数字连续性问题的共识度；从中观控制层做好规范设计和监管设计，建立良好的治理机制；从微观实施层做好基础设施建设，保存高价值的数字信息，建立授权和可信的访问机制，建立良好的治理机制等。澳大利亚数字连续性政策以信息的价值性、信息的数字化管理以及信息的可互操作性三大原则为基准，尽可能保证信息的完整性、可获取性和可用性，并以信息可用性为最终目标。而我国仅从宏观层面，对国家和机构层面论述了数字连续性在国家治理过程中的重要战略地位，并就影响国家治理效能的数据链断裂问题提出测评机制、标准规范和项目启动三方面建议。运用到档案管理体制改革上，则是通过分析数字连续性战略的基本理念，提出促进“信息转向”、增强资产意识、加强业务协同、强化技术建设四点应用。

本文以数据驱动为准则，以数字连续性思想为引导，研究数字化转型背景下企业数字档案资源的建设路径，以期在知识管理、人工智能、数字人文等视角拓展企业档案资源的深层加工。

一、数字档案资源的概念溯源

数字档案资源主要通过电子文件归档、传统载体档案数字化、网络采集与获取以及专题数字档案信息的捕获等渠道获得。相较于传统载体形式的档案资源，数字档案资源呈现出来源多元化、形式多样化的特点，同时数字档案资源的生成环境差异较大，资源结构复杂并且管理较为分散。总体而言，数字档案资源呈现出快速增长的趋势。在数字档案资源不断生成和积累的背景下，档案学界围绕数字档案资源积极探讨与之相关的议题，诸如电子文件归档管理、档案系统架构设计等，并取得了一系列成果。随着数字技术的发展和应用以及网络可访问性的不断提高，数字环境下的档案现象已经成为档案学界和实践中的研究重点，其中以数字档案馆、数字档案资源等为代表的研究受到广泛关注，有助于不断扩大档案研究的范围，深化档案研究的内涵，促进档案学科的发展与转型。

学界关于数字档案资源的研究多向实践应用性倾斜，而较少对其概念、内涵进行理论阐述，目前尚未形成学术界广泛认同的、权威的数字档案资源概念。在理论研究方面，以倪代川、戚颖、金波等人为代表，对数字档案资源的概念与内涵进行了较为全面的解析：广义上的数字档案资源是纳入数字档案馆（室）建设范畴的一切信息资源，既包括各类档案信息资源，也包含相关人员与设备；而狭义上的数字档案资源则仅指馆藏数字档案信息资源，同时也包括通过网络获取的数字档案信息资源。

本文聚焦于企业档案馆数字档案资源建设，采用倪代川的狭义视角下对数字档案资源下的定义，即数字档案资源是“国家机构、社会组织和个人在社会活动过程中形成的具有一定价值的各类数字记录，既包括前期直接形成的各类数字记录，也包括后期通过传统形态档案资源数字化转换、网络信息资源采集与捕获等形成的各类数字记录。”

二、数字档案资源的建设内涵

数字档案资源作为一种新型的档案资源，具有形成主体多元、来源渠道广泛、表现形式多样等鲜明特征，是数字档案馆建设的核心，承载众多社会记忆，是国家重要的数字资产。2010年出台的《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）规定，数字档案资源建设板块由档案数字化、电子文件接收、资源整理以及建立数字档案资源库四大板块组成。2017年下发的《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）将数字档案资源建设作为企业数字档案馆建设的重点项目，主要包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建设等内容。2020年新修订的《档案法》规定，档案馆应负责传统载体档案数字化成果、电子档案等档案数字资源的收集、保存以及提供利用。同时，在大数据、云计算、物联网等新一代信息技术的推动下，数字档案资源呈现出向数据化发展的态势，档案数字化向数据化转型的趋势，势必驱动档案管理创新，档案现实价值得以拓展。

因此，数字档案资源建设是在数字档案馆建设的理论与技术的指导下，加快实施电子档案归档管理，逐步推进馆藏传统载体档案数字化，经过数字档案资源整理，建设体现企业特色、满足用户需求的数字档案资源数据库，实现企业档案馆数字档案资源管理与服务效益最大化的过程。

三、基于数字连续性思想的企业数字档案资源建设

（一）以数据资源为核心，丰富数字档案资源建设内容。当前档案室/馆存在馆藏数字档案资源门类单一的问题，需要丰富数字档案资源结构。首先要整合现有的数字档案资源，以档案服务为目标，建立专题目录数据库。企业档案馆可根据“优先实施存量数字化，加快推进增量电子化”的建设策略，结合各自特色，挖掘企业历史记忆，构建资源结构合理、内容丰富同时具有企业发展特色的数字档案资源体系。保障档案数据安全首先要充分认识保密与开放的边界，打破档案资源“保密过度”“限制过严”“担心过度”而导致的“开放不足”“利用不足”的现状。诚然，当前企业档案管理还存在以上问题，正如不敢随意销毁已通过销毁鉴定的档案，使之占据本就不足的库房空间，档案人员对数字档案资源共享的谨慎心态也影响着档案资源的利用。数字档案资源建设应利用相关的技术手段和管理方法，采取“防”“治”结合，既“保”又“用”的措施，最大限度实现数字档案资源共享。档案数字化工作覆盖的业务内容众多，在下属各分公司普遍采取购买服务实行档案数字化工作外包的情境下，接触档案原件，实施数字化加工操作的人数众多，造成质量差错、安全事故的风险点也较多，应该强化督查、审核和检查工作。一是要对数字化档案原文质量进行核查，避免数据遗漏、数据失真、数据错误现象发生。二是要加强对机读目录的核查，确保目录完整准确，为检索的准确性和全面性做基础。三是要严格检查数据挂接的准确性，保障目录和原文直接建立准确的挂接。

（二）以集中规划为统筹，规划数字档案资源建设布局。企业档案管理工作应该认识到不能仅依靠自身的力量与资源，孤军奋战，而是应该抓住机遇，积极响应上级集团信息化政策，将档案馆信息化建设与业务信息化紧密联系在一起，推动全集团信息化工作一盘棋建设，优化顶层设计，形成集中管理的新模式。以部门协同为合力，实现档案部门、业务部门、技术部门等相关部门领导的通力合作，加强组织领导，互助合作，发挥互补优势，共同推进数字档案资源建设进程。同时，应遵循国家标准、省级标准以及市级标准开展数字档案资源建设，结合部门业务工作需要以及数字档案资源管理的要求，制发数字档案资源管理规范性文件，对各业务口形成的相关档案资料的收集管理提出要求，制定数字档案资源建设指南，作为数字档案资源整理的依据。

（三）以组织管理为保障，提升数字档案资源建设水平。组织机制建设是数字档案资源建设的主要着力点，可通过不断优化组织管理水平，提升资源建设的效率和质量。首先，管理机制方面，应该从制度建设上明晰组织内部权责，完善约束机制；完善问题反馈机制，及时解决建设困难；建立激励机制，充分调动档案工作人员的积极性，最大程度上提高档案人员开展数字档案资源建设工作的主动性。其次，在领导方面，首先要完善领导干部考核机制，将数字档案资源建设纳入绩效考核中，建立和完善领导干部淘汰机制，开展领导干部档案培训班，提升其对资源建设工作的重视程度。

（四）以专业人员为抓手，形成数字档案资源建设合力。作为一项复杂的系统大工程，数字档案资源建设工作要求极高。一是需强化档案人员意识，从意识上加强档案管理创新意识、档案工作责任意识，树立档案职业认同感。二是优化档案人员的结构，目前企业档案结构呈现出人员配置、专业构成、年龄梯次不合理等问题，需要做好如下几点：首先优化人员配置，根据各业务实际配备一定数量的专职数字档案资源建设人员；其次是引进“既懂档案，又懂信息化”的人才，同时优化年龄结构，实行老中青三结合，投入更多精力，培养年轻同志，确保档案人才的可持续性供给。三是加强档案人员数字档案资源建设能力。数字档案资源建设是一项需要多重专业技术的复杂工作，需要参与其中的档案人员具备创新管理能力、档案业务能力、多任务协同能力以及一定的计算机知识和历史人文素养。企业档案工作可采取以下措施加强档案人员数字档案资源建设能力：通过业务技能培训、学历再教育和人才引进等方式，提高档案管理人员意识和能力，保障档案人才队伍的稳定性，以满足数字档案资源建设工作需求。

（五）以业务需求为导向，提升数字档案资源服务水平。不断满足用户档案信息需求、持续为企业发展贡献数字化解决方案是数字档案资源建设的目标。当前，各档案部门存储着数量巨大的资源，已经具备基本条件，可以对档案信息进行智能化分析，主要包括对文本、图片、音视频等档案数据的结构特征、内容特征进行智慧化抓取，并形成相关数据库，实现档案数据更细颗粒度的知识化抽取，为深化信息服务内容奠定基础。首先，数字档案资源建设需要重视对档案资源的二、三次开发，不能仅仅停留在对显性知识的抓取分析层面，更需要对显性知识背后所关联的隐性知识进行进一步的挖掘，例如对档案的来源、范围、目的、事件、时间、人物等相关要素进行智慧化抓取和智慧化著录，形成结构化数据和知识图谱，当对多份档案进行数据化分析后，可将多个知识图谱进行关联，进而构建知识地图以满足业务需要的跳跃性和联想性的信息需求，并满足用户进行信息共享的用档需求。其次，数字档案资源建设应该在提供简单检索服务外，提供诸如高级检索、专业检索等检索方式以及操作指南，以满足不同等级的信息用户检索档案资源的需求，提高高级用户的查全率与查准率。

（六）以数智技术为媒介，创新数字档案资源建设工作。从安全保障技术、档案数字化技术、基础支撑技术三个方面出发，完善数字档案资源建设的技术体系，特别要注意安全保障技术和档案数字化技术的研究与应用。在档案数字化技术应用方面，为了提高数字档案资源的利用率，确保数字档案资源的长期存取，应将计算机技术、信息技术、人工智能技术、移动互联网技术应用于数字档案资源建设中。此外，OCR文字识别技术在数字档案资源建设中的应用，大大提高了数字档案馆的技术含量，确保了技术的先进性。在安全保障技术方面，安全是档案工作的第一要义，可以使用身份认证技术确认用户身份的合法性、访问控制技术限制用户操作权限、信息加密技术防止信息传输过程中的窃听、泄露、篡改和破坏等。

四、结语

在应对新的数字化转型的挑战和机遇的同时，本文提出了企业数字档案资源建设的探索路径，即以数据资源为核心，以集中规划为统筹，以组织管理为保障，以专业人员为抓手，以数智技术为手段，以业务需求为导向，共同推进企业数字档案资源建设的进程。