紧密结合科研生产 提升科研档案管理水平

文/中国电子科技集团公司第三十八研究所 夏红

2020年9月11日，国家档案局、科技部发布第15号令，公布《科学技术研究档案管理规定》。从制定单位可以看出，科研档案的管理不是档案机构一个部门的业务，而是与整个科研项目研制全过程密切相关。搞好科研档案工作不能游离于科研项目研制实际，只从档案业务本身的角度进行管控。科研项目开展的同时，不能忽视项目档案管理的存在，不能只注重研发不注重文档资料的管控与开发利用。科研档案管理是科研工作不可分割的重要组成部分。

科研档案不同于文书档案，大多产生于企业或研究院所。企业或研究院所的管理模式与政府机关差别很大，《科学技术研究档案管理规定》为企业或研究院所的科研档案管理提供了一套统一标准，是科研项目档案管理的指南。下文将从“科研档案工作是科研管理的重要组成部分”角度入手，分析当下企业或研究院所在科研档案管理方面存在的问题，以及破解这些问题的思路和方法。

一、科研档案的特性

科研档案是在科学研究过程中，从项目立项阶段开始，包括项目的实施、过程管理、结题验收以及成果管理各阶段形成的各类与项目相关且有保存价值的文件材料（包括各种载体）或实物。从科研档案的定义可以看出科研档案特性包含以下三个方面：

（一）科研档案的形成具有阶段性。一个科研项目的实施一般包括“立项论证阶段”“项目实施阶段”“试验或验证阶段”“结题验收阶段”和“成果管理阶段”。各阶段科研工作的侧重点不同，形成的文件材料也不同。各阶段形成的文件材料既具有相对的独立性，又相互关联，相互印证，是环环相扣不可分割的整体。

（二）科研档案来源的多样性。一个科研项目的开展与实施会涉及科研工作的方方面面，如立项的机关、单位所在地的地方政府、第三方检测机构、开展试验的合作单位以及开展科研项目单位内部各部门。科研项目开展过程中所涉及的这些单位或部门之间一般都依靠文件来开展相关工作，这些文件材料是科研档案的重要组成部分。

（三）科研档案形式的多样性。科研档案由于是在科学研究过程中产生的，具有各种形式，其载体也是多种多样，如文字、图表、数据、图像、音频、视频等等。载体形式包括纸质、磁盘、光盘，有些科研项目还会产生实物档案。不同形式和不同载体的档案的管理方式也不尽相同。

二、企事业单位科研档案管理中存在的问题

在科研档案管理方面，虽然国家出台了很多相关的管理制度，由于各种原因，企事业单位并没有按照相关制度和标准执行科研档案的管理规范，导致科研档案管理上存在许多方面的问题，总结起来有以下四个方面。

（一）未能实现集中统一管理各类档案。不能集中统一管理档案是很多企事业单位在科研档案管理方面存在的主要问题。无论什么类型的档案都应集中统一管理，是档案管理工作的基本原则。未能集中统一管理科研档案存在以下几种情况：一是科研档案存留在各个相关部门之中，按照部门职责，科研项目实施过程中产生的文件资料在各自的部门相对集中管控，但未移交单位的档案管理部门集中管理；二是指相关业务部门向档案部门移交了主要的科研档案相关资料如合同、实施方案、验收结题报告等，但与之相关的如质量试验数据、外协采购相关文件材料仍然存留在产生这些文档的部门，未向档案部门移交；三是科研档案仍然存留在撰写者手中，或出于档案意识淡薄，或出于“知识产权”的顾虑，并没有向本部门和档案部门移交，处于一种散存和失控状态。

（二）缺乏行之有效的档案制度和切实可行的归档流程。一方面，缺乏有效的档案制度作为归档工作的指引。很多企事业单位虽然编制了整套的档案制度，但这些制度都是照搬、照抄国家和行业的标准，没有结合本企业的实际编制切实可行的规章制度，导致虽有制度但无法执行；另一方面，没有在制度上明确各部门的归档职责，且归档流程不符合本企业的业务流程，导致无法及时收集相关文件资料；有些单位制定的归档范围表不明确，未把相关部门列入归档单位，导致很多文件散存在产生这些文档的部门。

（三）档案部门未能深入参与科研项目的实施与开展。在实际的工作中，我们发现档案部门真正能参与到科研项目实施与开展的情况少之又少。虽然科研档案的管理制度对科研档案管理有“四同步”和“三参加”的要求，很多企事业单位并没有把这项要求落到实处。由于档案意识不强，科研项目开展过程中的重大节点，科研项目组并没有邀请档案部门的人员参加，档案部门的人员对项目的开展情况并不了解，这就导致在收集科研档案过程中档案人员不能完全把握科研项目的具体情况，收集过来的文件材料在完整性和准确性方面就会出现问题。

（四）缺乏专业的档案管理人员。缺乏专业的档案管理人员是一个普遍的现象。很多企事业单位并没有设置独立的档案机构，只是将某个部门某一块职责设置为档案管理岗位。在人员方面也没有设置专职的档案管理人员，管理档案的人员往往身兼数职。档案管理人员的变动情况也很突出，这就导致在科研档案管理方面没有一个稳定且专业的人员进行全程跟踪管理。同时，虽然有些单位设置了档案机构和档案专业人员，但由于缺少必要的培训，档案人员对于科研档案的专业知识匮乏，不能完全地理解和把握整个科研档案的形成过程，在整理方面会出现偏差，从而影响科研档案归档的系统性。

三、紧密结合科研生产，着力提升科研档案管理水平

科研档案是在科研项目的推进中产生的各种文件材料、图片等且具有保存价值的数据，是科研项目实施的原始记录，也是科研项目管理过程的忠实记录。搞好科研项目档案的管理不能离开科研项目管理本身，要把科研档案的管理放到科研管理中去考量、去权衡。科研档案管理是科研管理的一部分，只有紧密结合科研生产，才能有效提升科研档案的管理水平。

（一）提升档案管理机构的行政执法职能。1.设置独立档案管理机构，提升科研档案管理权责。从企事业单位长远发展的角度来看，应该设立独立的档案管理机构或者具有相应档案管理职能的部门。因为集中统一管理各类档案是档案工作的基本原则之一，有独立行政权的档案管理机构或职能部门才能利用部门职责有效管理本单位全部的档案，并对本单位各部门归档情况进行业务指导和监督检查。现在企事业单位的档案专项检查都把是否设立独立的档案机构或相应的职能部门作为考核该单位档案管理情况和项目档案管理情况的考核点。企事业单位独立的档案管理机构或职能部门应具有以下职责：一是管控本单位、本企业十大类档案（一般人事档案单独归人力部门管理），杜绝由于分散保管或是部门调整、人员变动所造成的资料失控情况；二是独立的档案机构可以招聘专职档案人员，从专业的角度对本单位的档案进行专业化的管理，并监督指导本单位各部门档案归档工作；三是独立的档案机构对上可以与档案行政管理机关或本单位的业务主管机关进行沟通，传达上级机关的各类指示精神和业务标准；向下可以指导本单位各部门或所属子公司档案管理情况，把上级机关的要求转化为本单位的档案管理制度，对本单位或所属子公司的档案管理情况进行规范化的管理。2.提升档案机构行政考核的力度。一方面，企事业单位的档案管理机构是保障单位各业务部门对于档案信息利用服务的需求；另一方面，是对各部门档案归档工作进行行政检查和考核。各业务部门所产生的文件资料就是各业务部门在履行本部门职责时所形成的真实的原始记录。对这些原始记录的归档情况的检查和考核也是科研项目管理的重要内容之一，是从文档控制的角度来检查业务部门科研计划完成情况的重要手段。所以开展档案管理机构对科研项目业务部门归档情况的检查，就是通过核查归档资料的完整性、准确性、规范性、系统性来反向促进科研项目的实施与开展。3.制定明确的档案制度，让各部门归档工作“有法可依”。企事业单位的档案管理机构应制定明确的档案制度，让各业务部门的归档工作有法可依。一方面，企事业单位的档案部门作为专业的档案机构，应该认真解读国家和行业的各类制度、标准，并把这些制度标准与本单位的相关管理要求相结合，再转化为本单位的档案管理制度和操作细则，并用简单明了的语言表达出来，让各业务部门的非档案专业人员可以根据这些简明的条款和操作细则来执行国家和行业的标准；另一方面，这些制度应该系统化，相互印证，覆盖本单位各项业务，并及时更新。同时还要把本单位专业领域的相关要求和档案管理制度相结合，充分体现本单位的业务特色，真正起到为科研项目服务的作用。

（二）建立项目档案员制度，全程管控项目档案。1.科研档案管理是科研管理的重要组成部分，项目档案员也是科研项目组的核心成员之一。科研项目的立项、实施、验收、结题以及成果申报每个环节的开展最终都是以某种数据的形式呈现的，或是纸质签署文件，或是经流程审签的电子文件。例如，转阶段的方案评审为纸质签署文件，各种试验数据为电子文件。对于这些文件或数据的管理本身就是科研项目管理的重要组成部分。同样对于这些文件、数据管理的人员也应该是科研项目组的核心成员之一。科研项目在立项时应单独设立项目档案员来全权负责该项目从立项到结题和成果申报各个环节所产生的全部文档资料。一方面，项目的档案员作为专职档案管理者，有项目档案管理的知识背景，可以按照项目档案的要求对科研项目实施过程中产生的文件按照档案的要求进行管理；另一方面，设置专职的档案员可以让科研技术人员不在资料管理上分散精力，专心投入科研技术的开发与研究上。2.项目档案员应具备档案和科研项目的双重知识。作为项目档案员要具备项目档案管理的基础知识。档案管理的知识一般是由两个渠道获得的，一是在学校学习，二是在工作经验中积累。现代企事业单位在人才招聘方面都注重招收专业型人才，如果本企业招聘了档案专业的人才，稍加培训即可上岗。但现在很多企业并没有设置专门的档案管理部门，也没有专职的档案管理人员，这就需要对作为项目档案员的“项目组成员”进行必要的档案知识培训，持证上岗。企业的档案工作是一项操作性很强的业务，需要根据企业的实际情况，结合本企业的业务流程对档案业务理论进行变通。这就需要项目档案员认真了解本企业的工作流程，在档案理论和本企业的实际工作流程中找到平衡点和切入点，把档案理论的要求融入本企业的工作流程中。作为项目档案员，同时还要具备科研项目的基本知识。对于项目要充分了解，一是可以进行科学的档案分类；二是可以根据该项目的特点制定收集和归档计划。在充分了解科研项目的基础上，把档案理论与科研项目的实际相结合，配合好科研项目工作的开展，而不是以档案理论机械地去要求项目组。项目档案员应站在项目组的角度，用档案知识服务项目组，推动科研项目的开展和建设。

（三）科研档案管理与科研计划管理相结合，反向推动科研计划的实施与完成。1.项目档案员与科研计划管理者共同制定本项目的归档范围和签署规定。科技文件签署规定和归档范围是科研项目研制过程中的一份重要文件。它规定了科研项目研制全过程应归档的必要文件和每份文件的签署流程，是科研项目档案完整性与准确性的标尺，项目档案员应积极参与到科技文件签署规定和归档范围的编制中。一个科研项目的实施是众多科研人员共同参与、协同配合的过程。科研人员虽然对本专业、本领域归档的文件材料十分熟悉，但缺乏从档案的角度对整个科研项目归档完整性的把握，以及对于科技文件归档应走什么样的签署流程并不十分明确。这就需要项目档案员直接参与到科技文件签署规定和归档范围的制定中，从整个项目归档文件的完整性、准确性、规范性的角度对各个领域应归档的文件材料包括科研类文件、管理类文件、实验类文件、成果类文件进行统筹的规划和细分，并根据每份文件的特质，结合本单位科研流程制定每份文件的签署规定，让利用者一目了然，方便各方面操作。2.项目档案员加强对科研项目实施的过程管控。项目档案员对于科研档案的管理不能等到科研项目结题后，才对科研项目的文件材料进行收集、整理。而应主动全程参与科研项目整个研制过程。在每一个重要节点，项目档案员应依据科技文件归档范围和签署规定要求，对前一阶段应归档的文件进行检查。项目档案员参与科研项目研制全过程可以把握科研项目的进度，及时根据科技文件归档范围和签署规定要求检查项目档案归档的完整性和齐套性，避免科研项目结题后才发现某份文件没有归档而无法弥补的情况。同时，项目组应赋予项目档案员一定的权利。项目档案员参与科研项目每个阶段的评审，检查每个阶段评审时所必需归档的文件材料，对于文件材料不齐全的，可以不在转阶段评审文件上签字，没有转阶段的评审文件科研项目就无法转入下一个研制阶段，这样可以有效地控制每个阶段科研项目归档文件的完整性，真正把科研档案管理融入科研项目管理之中，通过对科研项目文件材料完整性的检查，反向推动科研项目计划的开展与实施。

项目档案员不但要检查归档文件的完整性，还要检查每份归档文件的签署是否符合规定。项目档案员对照科技文件签署规定和归档范围的要求，仔细检查每份文件的签署流程是否合规，对于签署不完整、没有签署日期或者签署角色不符合要求的不予归档，并下达归档文件整改通知书，责令限期整改，从源头上确保归档的每份文件的有效性。