基于工程电子文件归档“四性”检测的研究与应用

文/浙江宁海抽水蓄能有限公司 吴昕达 王建忠

近年来，随着互联网信息化技术的不断发展，档案管理工作已进入信息化建设快速发展阶段，电子档案以其流通快、传递便捷、存储空间小以及容量大等特征成为档案管理的新形式。在电子文件管理过程中，真实性、完整性、可用性和安全性是其必备的基本属性，对发挥电子档案保存价值、查考价值以及凭证价值均具有重要意义。不过，电子档案也具有易变性、易逝性等特征，且对元数据具有较高的依赖性，加之电子文件的数量日益增加，信息技术迭代更新较快，导致档案管理工作者面临较大的压力和挑战。在这种压力和挑战下，一些档案管理者产生紧张情绪，导致电子文件和档案管理工作误差增多，档案管理效能大打折扣。电子文件档案的“四性”检测，能及时发现电子文件档案中存在的问题，并通过健全制度、信息比对等方式，切实破解难题，全面提升电子文件档案管理效能，对推动工程建设及全局工作均具有较大的现实性意义。

一、工程电子文件归档“四性”检测的内涵和意义

（一）工程电子文件归档“四性”检测的内涵。工程电子文件归档“四性”检测指的是对工程电子文件归档开展真实性、完整性、可用性和安全性检测，通过检测提升电子文件的科学性和利用价值，为后续工程活动的开展带来益处。其中，真实性指的是确保电子档案的逻辑结构、内容、背景与形成时的原始状况一致，确保资源信息的真实和准确；完整性指的是保障电子档案的逻辑结构、内容、背景、资料信息等是完整的，没有遭到破坏、变异或者被丢失等，保障整个档案内容的完整全面；可用性指的是电子档案具有较强的利用价值，能够被呈现和检索，且能够被有关人员所运用；安全性指的是电子档案的管理过程是安全的，且数据存储是较为可靠的，没有遭遇非法侵害或者非法破坏等。总之，电子文件归档“四性”检测是对电子文件进行的整体性、全面性检测，目的在于提升电子文件的科学性。

（二）工程电子文件归档“四性”检测的实践意义。工程电子文件归档“四性”检测是电子文件成为电子档案的前提，也是对电子档案进行长期保存的关键。2009年出台的《电子文件管理暂行办法》提出了“四性”的概念，且明确提到“在对电子文件归档时，要进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测”。同时，国家档案局在2012年发布的《电子档案移交与接收办法》中也提出，在电子档案移交和接收时，对其“四性”进行检测。为了进一步提升电子档案管理的有效性，促进“四性”检测效果的提升，国家档案局对“四性”检测有关的标准和规范进行了完善，且发布了《文书类电子档案检测一般要求》。可见，对电子档案进行“四性”检测，是保障其真实性、完整性、可用性和安全性的重要手段，也是发挥其查考价值、凭证价值和保存价值的重要途径。具体来说，通过真实性检测，能够真实反映电子文件的历史原貌，这是电子文件档案价值发挥的前提，也能够确保电子文件具有较高的有效性，且具有法律凭证性特征；通过开展完整性检测，能够使电子文件具有档案凭证价值；通过开展可用性检测，能够对电子文件的可用性进行测试，使之具有保存价值，且为有关人员所用；通过开展安全性检测，能够对电子文件的安全情况进行明确，这是完整性、真实性、可用性的基础，也是保障电子文件法律效力和凭证价值的基础。

二、工程电子文件归档“四性”检测的内容

（一）真实性检测内容。工程电子文件归档“四性”检测中，真实性检测是第一项，在检测过程中，主要就如下几个方面内容进行检测：第一，固化信息有效性检测。采用机器软件检测的方式对电子文件及元数据进行检测，目的在于确保电子文件数据信息的来源真实有效；第二，元数据项数据长度检测。运用机器软件的方式对电子文件元数据进行检测，明确其数据长度是否与要求相符合；第三，元数据项数据类型、格式等的检测。同样运用机器软件的方式对元数据项中数据的格式、类型等进行检测，明确其是否符合要求；第四，元数据项值域符合度检测。通过软件系统对元数据值域进行检测，明确是否符合规定的值域范围；第五，特殊字符检测。通过对元数据项中数据进行检测，明确其是否包含特殊字符；第六，关联内容数据检测。对元数据中与内容数据有关的信息进行检测，保证电子文件元数据与内容数据之间存在有效的关联性。

（二）完整性检测内容。完整性检测是工程电子文件归档“四性”检测的第二项，在检测中主要内容有元数据项完整性、内容数据完整性、附件数据完整性、过程数据完整性、连续性元数据项等。其中在对元数据项完整性进行检测的过程中，主要运用的是机器软件的方式，其目的在于确保电子文件元数据必填项的完整性；对内容数据完整性进行检测时，主要运用的是人工检测方式，通过人工手动检测确保电子文件内容数据具有完整性；在对附件数据完整性进行检测的过程中，也是采用人工检测的方式，其目的在于确保文件中的附件内容不遗漏、不丢失，确保各类文件信息包括附件信息的完整性；在对过程数据完整性进行检测的过程中，采用的是机器软件检测的方式，其目的在于保证电子文件过程信息的完整性；在对连续性元数据项进行检测的过程中，采用的也是机器检测的方式，目的在于保证电子文件元数据具有较高的连续性。

（三）可用性检测内容。可用性检测的内容主要有元数据的可读性、目标数据库中元数据的可访问性，内容数据的可读性、内容数据的格式以及软硬件环境的合规性。其中内容数据可读性检测的方式为人工方式，通过人工检验的形式明确电子文件内容数据是否可读；其他检测内容所采用的检测方式均是机器软件方式检测。对元数据可读性进行检测的目的在于保证电子文件元数据具有较强的可读性，对目标数据库中元数据可访问性进行检测的目的在于确保电子文件中的元数据能够被正常访问、可以被正常运用，对内容数据格式进行检测的目的在于确保电子文件内容数据格式与收集要求相符合，对软硬件环境合规性进行检测的目的在于确保电子文件环境信息与收集要求相符合。通过对工程电子文件进行可用性检测，可以保障文件信息内容的准确完整，使之具有较强的利用价值。

（四）安全性检测内容。安全性检测是电子文件归档“四性”检测的最后一个环节，主要检测内容有操作过程安全性检测、系统环境安全性检测、病毒感染检测等。对操作过程安全性进行检测，主要是为了判断操作过程和收集过程是否具有较强的安全性和合规性，只有过程较为安全，才能够确保数据信息的安全；对系统环境安全性检测的目的在于明确系统环境中是否安装了杀毒软件，通过安装杀毒软件能够对系统环境中存在的病毒进行定期查杀，从而能够确保系统的正常运行，降低安全隐患；对病毒感染情况进行检测的目的在于明确系统是否被病毒所感染，电子文件有无存在病毒等。

三、工程电子文件归档“四性”检测的措施

（一）根据国家检测项目比对单位档案信息化状况。对工程电子文件开展“四性”检测的前提是单位档案信息化管理程度较高，只有具备档案管理的信息化大环境，且建立了完善的信息化网络体系，才能够使电子文件归档“四性”检测工作得到有效开展。也就是说，电子文件归档“四性”检测对档案系统和业务系统提出了较高的集成要求，要在业务系统中明确归档文件范围，采用唯一规范的文件编号对附件、正文等进行命名，在归档过程中要自动依据有关的内容将数据信息转换为长期保存的归档格式，并对文件流转、形成、归档、处理等过程的元数据进行捕获，最终还要依据国家相关的要求和文件规范对内容数据、元数据等进行打包和封装，并通过系统自动生成数据摘要，提交档案系统。只有严格依据规范和要求进行打包的数据才具有检测条件，在对其进行归档之后才能够得到正规的检测和比对。因此，这就要求单位对电子文件进行“四性”检测之前，要对单位档案管理信息化状况进行分析，明确是否与国家要求存在较大的差距，并及时寻找短板，进行弥补，为档案信息化建设及“四性”检测工作的顺利开展做好铺垫。

（二）梳理明确电子文件归档“四性”检测要求。电子文件“四性”检测项目总共涉及四大类，且主要内容有四十五项内容，在检测中所采用的手段主要有电子签名、数字摘要、时间戳、电子印章等，检测内容有封装包、内容信息、元数据等，这就要求工程有关单位在对“四性”检测要求进行制定的过程中，充分分析自身情况，并结合国家要求和规范对检测项目进行调整，且要对检测手段进行确定，确保上游业务系统可以在规范的要求下提供针对性的检测项目，而下游文件档案系统又可以对检测工具进行有效落实。

（三）健全电子文件归档“四性”检测的制度体系。工程项目为了提升电子文件归档“四性”检测的效果，确保电子文件能够得到规范化保存和运用，不断提升电子文件的价值，就要在前期进行深入研究和分析，最关键的是应当制定与本单位情况相适合的电子文件管理制度体系。从某种程度上来看，电子文件归档“四性”检测制度体系，是开展文件归档“四性”检测的“指挥官”，只有建立完善的制度体系，才能够为电子文件归档管理提供明确的依据和方向。具体而言，在构建制度体系的过程中，要注重对如下内容的分析，包括电子文件归档和电子档案管理规定、电子文件分类大纲与档号编制规则、电子文件保管期限和归档范围、元数据管理规范和业务系统接口规范以及存储格式规范等。且在制定检测制度体系之前，要首先对国家有关的标准进行研究，根据这些标准和规范对单位内部可调用的资源进行分析，并预测未来几年电子文件档案信息化可达到的水平，在此基础上制定贴合实际且具备前瞻性的标准规范。

（四）制定细化的“四性”检测实施方案。细化的实施方案是“四性”检测工作有效开展的依据，在制定细化实施方案的过程中，要着重考虑三个层面的内容：首先，根据具体的检测要求，寻找文件档案信息化建设的不足，在此基础上确定归档接口和业务系统改造方向；其次，依据经费情况和改造工程量明确是将工程外包还是由本单位进行自行开发；最后，合理对真实性检测技术进行选择。在“四性”检测过程中，真实性检测是对信息化技术要求最高的检测项目，在对电子文件进行真实性检测之前要科学选择信息化技术。当前各单位运用较广泛的真实性检测技术主要有CA认证、电子签名、MD5码检测等，也有一些单位自行开发验证程序，工程单位可以根据实际情况选择电子文件归档真实性检测的技术手段。此外，为了进一步提升工程电子文件归档“四性”检测的效果，相关工程单位还可以自主开发检测工具。笔者结合本单位实际情况开发了一种以检测引擎和检测工具为核心的检测系统，其中检测工具模块涵盖两个子模块，分别是检测模块和配置模块；检测引擎模块也包含两个子模块，分别为检测策略设置和应用程序接口。这种检测工具可以独立开展检测活动，只要在其中嵌入“四性”检测功能，即可对工程电子文件进行检测，具有较强的便捷性。且检测引擎将Java虚拟机开发作为基础，能够实现跨平台运行，且可以对文件信息进行集成，实现文件检测水平的提升。还可以根据单位不同发展时期的需要，在“四性”检测工具中导入提前配置好的检测方案，并根据文件保管环境的变化，通过配置检测项，实现高效率化、情景化检测。

四、结语

工程电子文件归档“四性”检测是工程电子文件归档检测的重要部分，也是提升工程电子文件可用性、价值性的重要途径。不过当前我国各工程单位对电子文件归档“四性”检测工作的开展还处于起步阶段中，《文书类电子档案检测一般要求》等国家有关规范的修订和完善工作也还有很长的路要走，还需相关档案管理人员及工程技术人员在今后具体实践中，敢于创新，不断总结，科学运用“四性”检测技术，用好用活工程电子档案资源，服务工程项目，服务社会发展。