关于加强水利工程档案管理工作的思考

文/江苏省水文水资源勘测局 庞海萍

水利工程周期长、投资大、涉及广、项目杂，在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强。当前，工程参建各方对于档案管理工作越来越重视，水利工程档案管理工作质量也有了较大的提升，但仍存在重工程建设、轻档案管理，规章制度执行不到位、归档不及时、人员配备不足等现象，如何更科学地开展工程档案和有效管理项目档案，已经成为水利部门的一项重要的管理工作。笔者作为水利系统的档案管理工作者，现根据自身的工作经验和工作中遇到的一些问题，结合当前水利工程档案管理工作现状，浅谈一些想法。

一、加强水利工程档案管理的必要性

水利工程档案是在水利工程建设中直观形成的具有保管价值的图表、声像及文字等不同形式的、对社会和国家有留存价值的各种体系的文件材料，是质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收，以及日常管理中不可替代的重要依据，也是在工程建成后运行、维护过程中不可缺少的重要参考资料。水利工程档案产生于整个水利工程建设全过程，是水利档案的重要组成部分，是工程技术人员辛勤劳动的结晶，是维护水利工作档案管理真实面貌的一项重要工作。同时，对新建工程的规划等有着重要的价值，为水利工程提供真实详尽的信息，成为水利运行管理工作及工程建设中不可缺少的依据和关键信息。

二、水利工程档案管理工作中存在的问题

当前，工程档案管理工作中存在的矛盾和问题如下：

（一）缺少专业的高素养的水利档案管理人员。水利工程建设工作人员大多是其他部门抽调来的，多数管理水平不够专业，档案管理人员一般是新加入的同志居多，这些人员对档案专业知识比较缺乏，对水利工程档案不太熟悉，对所收集上来的材料是否齐全并不了解，只是从工程项目负责人员那里被动地接收相关材料，往往是给多少拿多少，存在材料内容不全、遗漏和隐蔽工程验收信息记录不准确、整理材料规范性不到位等问题，极易造成项目档案信息收集不齐全、案卷统计数据质量不好、不够标准等诸多问题，严重影响着工程项目信息归档质量。

（二）水利工程档案管理工作在工程建设初期准备和重视不足。平常工程档案管理往往以施工紧张为由，仅是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，不注意档案的采集、归档，只要能应付过去就行了，往往到水利工程项目建设中后期，才开始入手进行工程档案资料的收集整理工作，经常是面临验收了，才抽调人员加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补难以达到文件材料的齐全，工程项目档案资料严重缺失。

（三）文件材料形成程序不规范、收集不完整、归档不及时。水利工程是系统工程，这一要素决定了水利建设工程档案的系统性、科学性和复杂性，对于资料的准确性、完整性、规范性、及时性要求都很高。一些水利工程单位从事档案工作的同志是兼职，缺少档案管理的实际经验，没有把工程技术资料同项目的归档有效贯穿起来，直接影响了工程档案的原始性、完整性和真实性。

（四）档案管理制度及体制不够完善。目前，各水利部门对水利工程档案管理法规宣扬、贯彻执行不够，对水利档案管理的业务指导缺少相关措施；档案管理组织保障不健全，也没有建立有效的档案管理制度，使得部分工程建设技术人员由于人事变动，“人走档案走，人走档案没人做”的现象时有发生，容易导致档案流失或遗漏。

三、科学做好水利工程档案管理工作的方法

对于如何进一步加强水利工程档案管理工作，概括起来就是推进“三个建设”：一是推进规范化建设。在规范责任方面，要根据组织体系、职责、考核等相关规章制度，明确勘测设计、监理、施工等参建单位的归档责任，建设项目的领导要对工程项目档案工作给予足够的重视，要落实领导责任制，制定工程项目档案管理的各项制度，明确规定文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，明确分管档案工作的领导和专兼职档案工作人员，做到档案管理规范统一、有章可循，并加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。二是推进信息化建设。档案管理现代化已成为当前档案管理的发展方向。大力推进档案信息化建设，就是要在档案管理工作中全面运用现代信息技术，实现档案数字化管理。三是推进专业化建设。水利工程档案管理工作是档案工作的一部分，而档案工作专业性很强，工作人员不能局限于传统或现有的档案管理知识，必须与时俱进，紧跟档案管理现代化的发展，优化知识结构，强化专业技能，发挥好主观能动性，促进水利工程档案发挥最大限度的服务性，服务于水利现代化的建设。强化档案服务意识是档案管理现代化对档案管理人员的新要求，想做好水利工程档案管理工作不仅要主动学习、拓宽水利专业和档案专业的知识面，提升水利工程档案管理业务能力，更要增强服务意识，树立事业心和责任感，提高思想意识，增强使命感，确保水利档案的完整、准确、系统、安全。作为档案工作者，笔者在总结分析水利工程档案管理实践的基础上，结合本职工作，针对水利工程的特点，提出如下建议与对策：

（一）增强全员档案意识。水利工程参建单位多，从工程建设管理、设计、施工、监理等参建单位，到省、市、县政府、水行政主管等部门，每个项目参建的单位多达上百个。同时，工程档案还涉及水利、交通、通信、消防、市政、电力、生态环境、建设等方方面面。在工程项目开始时，不仅要对来自四面八方的施工、监理单位人员进行档案法律法规的宣传教育，同时还要对各级项目建设单位主要负责人进行宣传，增强他们的工程档案意识，从基础设置上、管理制度上、人员配备上争取各方面的配合与支持，提高做好工程建设档案管理的自觉性和责任感，增强责任意识，使档案管理工作真正发挥作用。

（二）建立完善工程档案管理制度。根据《保密法》《档案法》及《水利科学技术档案管理规定》等有关法律法规，结合工程建设实际情况，制订出科学、合理、适用、可操作性强的档案管理制度，将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理，明确责任指标，严格考核；提高执行力，严格落实档案管理规定，实行档案工作与工程建设“三同步”，执行档案人员“三参加”，落实档案工作“四纳入”，从源头上为竣工资料的建档打好基础。此外，应建立档案督查制度，每半年至少组织一次档案专项检查，及时发现问题，要求整改。

（三）加强档案人员培训。首先，要培训档案业务、工程专业基础知识，使档案人员既对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展；其次，对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行；最后，对项目建设单位产生的工程材料文件进行编制指导，使之符合归档要求。江苏省南水北调、治淮、治太等重点工程档案管理水平较高，有条件的建设单位可组织档案人员现场参观学习，增强感性认识。

（四）强化水利工程管理档案过程控制。要想使水利工程档案全面、系统、完整地反映出某个工程建设各环节的过程和结果，就要做到事前介入、事中控制、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。在启动工程时，应预先谋划，建立健全档案管理体系，制订明确的目标和计划；在工程开工准备阶段统一标准，明确该项水利工程文件资料的收集、整理和归档管理要求，并将有关档案管理制度标准和要求传达到各参建方；在工程施工阶段实时收集该工程的详细工程建设资料，并做好同步管理，在检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、收集、管理情况，重点检查和指导各参建单位项目档案人员立卷，检查案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查；在工程竣工验收阶段，需先同步检验工程文件资料的收集整理与归档管理情况，重点加强未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查。

（五）建立水利工程管理档案网络。目前，计算机应用较为广泛，有条件利用计算机进行档案辅助管理。充分利用网络平台的优势，建立网上管理网络。购买网络版档案管理软件，迅速完成目录输入、修改、打印，准确、快速地进行数据审核、存储、查询、统计等操作。重要的电子资料，应形成对应的纸质文件资料说明一并归档，实现纸质档案与电子档案的同步管理，建立档案目录系统数据库，真正实现档案资源共享，为工程建设管理服务。

四、结语

水利工程档案能真实反映水利工程建设管理的全过程，具有凭证和依据效用，对于工程运转和充分发挥效益至关重要，水利档案管理员必须要爱岗敬业、规范档案管理行为、增强管理服务意识，使项目管理档案资料在水利工程建设中发挥出最大利用功效。