纸质照片档案整理归档与数字化加工实践探析

文/夏津县档案馆 刘雪雪

近年来，随着档案数字化工作的不断开展，各级档案馆（尤其是基层档案馆）档案数字化工作取得一定成效，但多限于文书档案。照片档案作为档案的重要门类，是机构、组织和个人记录历史的真实凭证，在档案开发利用中发挥着重要作用。但由于其载体形式的特殊性，以及档案部门缺乏重视，造成照片档案无法及时归档并完整保存，进而造成档案资源浪费。笔者结合自身工作实践，通过对本单位照片档案的系统整理经验，就纸质照片档案的规范整理及数字化加工备份进行简单探析。

一、照片档案的概述

与常规的文字记录的档案类型不同，照片档案主要是以照片的形式将事物客观且真实地记录下来，方便观看到生动、丰富且直观的历史全貌。不仅如此，照片档案与其他动态影像档案（如录像、电影等）存在较大的差异，照片档案主要是通过直观且快速的视觉效果将需要表达的信息迅速传递给观众，让观众长时间感受最具有表现力的画面，进而启发思考和探究。因此，照片档案是其他类型的档案无法替代的，是档案不可或缺的一部分。因照片自身拥有的独特表现力，当前已经被广泛应用在各个领域与各个群体中，发挥着重要的作用。当前，照片档案的形式主要包含两类：传统的纸质照片档案、数码照片档案。

二、纸质照片档案管理存在的问题分析

（一）纸质照片档案的收集过程难度较高。按照纸质照片档案管理相关的各项制度与规范，当完成照片的拍摄工作后，便需要及时对其进行筛选与整理，根据照片的内容添加相应的文字说明，再将其交给档案管理机构。但是纵观纸质照片档案的管理现状，发现照片档案资源工作开展的效果不尽人意。该问题形成的原因较多，归纳起来主要有以下因素：第一，纸质照片档案管理制度有待完善，削弱了制度的约束力；第二，从事档案管理工作的人员缺乏对纸质照片档案的重视，在工作中不能严格执行相关制度，导致照片档案整理不及时、不规范，上交不及时，这些均可能增加纸质照片档案的收集难度，影响了纸质照片档案的整理与保管。

（二）纸质照片档案管理有待规范。按照纸质照片档案管理相关制度规定，相关部门将纸质照片档案移交给相应的机构时，必须确保底片与照片完整，同时附上相关的说明，但是从纸质照片档案管理实践可知，很多部门在移交纸质照片档案材料时，并未进行严格的筛选与整理，而相关的说明材料也不够详尽，部分照片甚至底片丢失，或者提供的底片跟照片无法对应，这些均影响了纸质照片档案收集与保管水平。而这些问题的产生跟缺乏健全的纸质照片档案管理制度有关，未明确将管理责任落实到具体负责人身上。

（三）纸质照片档案保管环境有待改善。根据纸质照片档案管理相关规定可知，在对纸质照片档案进行保管时，需要将照片、底片、照片文字说明等进行分开整理与保管，目的是提高其保管与利用的效率。而电子照片档案保管时，除了需要借助硬盘保存，还需要对电子照片数据进行硬盘备份，目的是预防数据丢失。但是部分人员在收集照片档案时存在材料不齐全、照片与底片不符合、文字说明材料不完善等问题，这些均可能引起照片档案在保存过程中不规范等问题。很多纸质照片档案在历经数年的时间后，照片逐渐泛黄、褪色甚至破损，从而影响了照片档案后期的利用，之所以会出现这些问题，很大程度上与纸质照片档案保管环境有待改善有关，常见的纸质照片档案管理室过于潮湿，缺乏空调设备或者除湿设备等。另外环境欠佳、卫生不到位等也会影响照片档案的保管水平。

三、纸质照片档案的归档要求和整理规范

（一）明确收集范围。按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）要求，首先明确照片档案的收集范围，即单位在社会活动中直接形成的具有保存价值的照片。主要内容包括：反映本单位历史沿革、主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人、著名人物参加本单位重大公务活动的照片；记录本单位参加重要外事活动的照片；单位记录本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；本单位组织的重大活动（宣传日、纪念日、主题日等）、重要会议（工作会、专题会、研讨会、交流会等）的照片；反映本单位重点建设项目及科研项目的照片；本单位荣获上级或本系统劳动模范、先进人物及典型活动的照片。另外，综合档案馆还应注重收集反映本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、民间风俗和著名人物的照片。

（二）精化整理规范。照片档案整理步骤繁杂，档案员首先应对本单位近几年或近一年的照片进行情况了解，参照规范，根据实际情况精化细则，然后进行系统整理。具体操作步骤如下：1.照片分类。档案员应对照片精挑细选，同一事件、同一人物的照片选取具有代表性、保存价值的照片进行整理归档。在单位全宗内按照保管期限—年度—问题或保管期限—问题—年度进行分类。另外，对重要且繁多的专题、人物、重大事件类照片，可单独编辑成册。2.照片的排列。卷内照片应按照时间、问题及重要程度依次排列，效果一目了然。比如领导视察本单位工作的照片，同一时间、同一事由背景下，按照国家级、省市级、县级的顺序排列。3.照片的编号。对照片进行编号，可以快速准确地找到需要的照片，便于查阅利用。按照全宗号—保管期限—册号—张号的顺序编号，保管期限分别用“1、2、3”或“Y、C、D”（永久、长期、短期）填写。照片册从“1”开始编写，可每年一个流水号。照片张号从“0001”开始编写。4.照片的入册。照片入册时一般选用芯页为297mm×210mm的照片档案册。按照事先排列、编号的顺序固定在芯页上，组成照片册。5.照片的说明。照片入册后，应对照片进行文字说明编辑。主要编辑内容包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。题名简明扼要，体现时间、地点、人物、事由即可。参见号即与本张照片联系密切的其他载体档案的档号，例如文书档案29-1-34。时间用8位阿拉伯数字表示，例如2021年2月28日，应写作20210228。文字说明要对照片内容进行详细阐述，人物应标注具体位置，便于识别。另外需要注意的是，如果照片归属权不属于本单位的，应注明照片来源及版权。

（三）完善格式要求。照片入册编辑无误后，需对芯页、备考表、册内照片目录、相册脊背进行编号填写。具体流程如下：1.芯页编号。编写页号时使用阿拉伯数字，从“1”开始，正反面都要填写。奇数页码填在右下角，偶数页码填在左下角，不能放置照片的空白页码不用编号。2.备考表。备考表在相册的最后一页，整理人员需填写本册情况说明、立册人、立册时间。3.照片目录。照片目录的著录主要包括照片号、题名、时间、页号、备注。同一事件的照片，照片号、题名、页号，目录可填写在一栏内。4.相册盒脊。相册脊背的填写相对灵活，按照简单易查原则即可。大致由全宗号、保管期限、起止张号、册号组成。另外专题类相册脊背可标注题名，易于查找。对于照片底片的整理，与照片整理流程一致，不同的是底片应单独放在中性偏碱性纸的底片袋中再入册，这里不再赘述。另外，本单位不对外公开的密级照片、底片需在其周围空白处标注说明。

四、纸质照片档案的数字化加工流程与步骤

照片档案的规范整理，为下一步数字化加工打下坚实的基础。以夏津县档案馆为例，馆藏纸质照片多数形成时间为20世纪60～90年代，且黑白照片居多。虽然精心整理保管，但限于落后的保存环境及频繁翻阅，有些照片出现了氧化发黄、褪色、损坏现象。数字化时代背景下，传统照片的保存方式利用效率低，为档案管理工作带来不便。一是迫于现实保存条件需求，二是为提供利用便捷着想，县档案馆对馆藏纸质照片档案进行了初步数字化加工。笔者通过此项工作的开展，总结几点经验做法。

（一）照片档案数字化设备选择。照片档案数字化可通过扫描仪和数字拍摄设备的方式实现。其中数字拍摄设备包含数码相机和高拍仪，由于这两种设备是在环境开放的前提下进行的，操作过程中易受光线、介质平整度影响，不建议使用。一般采用高性能、专业的平板式扫描仪。这种扫描仪具备避光、便捷操作的特点，清晰度和对比度高，扫描效果比较稳定。

（二）照片档案数字化步骤。1.色彩模式及分辨率。我馆采用的是Epson DS-60000扫描仪。将照片平铺放置文稿台内，扫描前先进行效果预览。预览时扫描模式一般分为黑白二值、灰度和彩色。黑白照片选用8位灰度模式，扫描效果比较柔和，清晰度高；彩色照片选用24位全彩模式，色彩鲜明，接近原片。对于照片扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。分辨率越大，像素越小，图像越清晰，扫描时一般建议分辨率不小于300dpi，对高精度要求照片（如展览、出版等）建议分辨率不小于600dpi。如果分辨率太小，图像不清晰，放大后无法使用；分辨率太大，占用空间大，造成不必要的资源浪费。2.存储格式及命名。照片扫描后以图像文件的格式保存在电脑上，常用的存储格式有：TIFF、JPEG、JPEG2000等，一般使用JPEG格式。这种格式比较灵活，压缩性比大，能够较好地保留图像的原始性。图像可按全宗号—保管期限—年度—册号—张号为基准命名，确保图像命名的唯一性。3.图像处理。照片扫描完成后，应对图像进行处理优化。对出现偏斜的图像进行纠偏，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合浏览习惯。对图像出现多余的白边进行裁剪，缩小图像文件容量，节省存储空间。大幅照片扫描时可分幅扫描，裁剪重叠部分，然后进行拼接处理。图像处理过程中，不得对照片档案上的污点、破损等进行技术性修复，应遵循照片原貌原则，最大限度还原照片的真实性。4.建立数据库。照片档案数据库的建立，是照片档案开发利用的基础条件，也是照片档案科学化管理的重要手段。首先，在档案管理系统中建立“照片档案”文件夹，在其文件夹下为不同门类的照片分别建立相应的文件夹，编辑字段作为目录。目录内容可包括全宗号、保管期限、年度、张号、册号、标题、时间等主要信息。需要注意的是，每条目录数据的照片号应与其图像文件名一致，确保数据挂接的准确性。其次，批量导入照片文件，建立照片档案数据库。

五、结语

综上所述，照片档案的规范整理决定档案科学化管理水平，是数字化加工的前提条件。照片档案的数字化加工是档案信息化建设的重要组成部分，改变了传统照片由点到面的传播途径，实现了档案资源共享，打破了档案利用的地域、时间局限性，为档案管理人员和档案利用者提供便捷服务，为有效保护档案原件提供了技术支持。