RPA在会计工作中的应用研究

邱立飞 杨国莉 解丹瑶

【摘要】会计工作是一个重要的职业领域，但目前存在信息化程度不高、工作繁重、管理會计职能弱化等问题。自动化技术在数字化浪潮的推动下迈上了全新的台阶，人工智能技术也随之快速发展。RPA技术在会计工作中的应用，将极大地提高会计工作的效率和准确性，且节省成本，还能提高可扩展性和安全性。RPA技术能够在现有会计信息化的基础上，进一步为企业赋能，为决策提供精准参考。

【关键词】会计工作 RPA机器人 数字化转型

一、会计工作的现状

（一）会计工作的信息化程度不高

随着信息技术的发展，目前的财务记账软件普遍可以实现财务报表的快速生成，但距离大家的期望仍有较大差距。比如根据银行对账单或者发票等原始凭证填写相应记账凭证、书写内容摘要、财务报表的修改等环节，仍然需要人工判断和键盘输入；结转损益、生成并分析财务报表以及税务申报表等环节，需要人工点击相应按钮才能自动生成；开票信息也需要人工从开票软件导入财务软件，才能在报税模块中将数据自动填入报表。企业数据都分散在不同的系统里，容易出现信息孤岛和线下导入、跨系统转录数据等问题。

（二）会计的管理职能不强

企业的健康发展要求会计具备管理职能，会计人员需要了解企业的发展战略和业务模式，为企业提供有关财务和经济方面的建议，加强企业内部控制和风险管理的监督和评估，防范企业内部风险。

目前，大部分企业缺乏科学合理的管理会计信息系统，不同系统无法有效集成，信息载体多样，信息孤岛广泛存在。这些问题使得管理会计信息的收集和处理分析工作量大、及时性不强，管理会计人员大量的时间浪费在重复、低价值的管理会计活动中，无暇顾及规划、决策、控制以及评价等管理活动。

（三）工作量繁重

目前很多企业属于小型微利企业，难于承担专职会计较高的工资费用，因此财务公司代记账较为普遍。财务公司的每个员工平均负责50家甚至100家以上企业，工作极为繁重，因此财务软件的好坏直接影响了会计人员的工作效率，即能否在规定的时间内生成报表、纳税申报、及时提供风险防范等工作。

二、RPA技术的基本原理

RPA（Robotic Process Automation）技术是一种基于软件机器人的自动化技术，基本原理是通过预先设计好的规则、流程和指令，使机器人能够模拟人类操作，自动化执行各种操作和任务，从而提高工作效率和质量。

具体来说，RPA技术的基本原理主要包括以下几个方面。

（一）自动化流程设计

通过流程设计工具，将需要自动化的流程和任务进行建模和设计，包括输入输出、流程控制、数据处理和错误处理等。

（二）规则和指令编写

根据流程设计，编写规则和指令，指导机器人进行自动化操作，包括数据抓取、处理、存储和分析等。

（三）机器人操作执行

依据规则和指令，机器人开始执行自动化操作，模拟人类操作，完成各种任务和工作流程。

（四）监控和管理

通过监控和管理工具，对机器人的操作进行实时监控和管理，判断其正确性和执行效率，及时调整和优化机器人的操作方式和流程。

三、RPA在会计工作中的应用与挑战

在会计工作中，RPA技术的应用，为会计工作转型注入了“新动力”，可以提高会计工作的效率和准确性，节省成本，提高可扩展性和安全性。

（一）RPA技术在会计中的应用

1. RPA技术可以自动收集和处理财务数据

目前，会计人员通常需要人工收集和整理大量的财务数据，例如收集账户余额、收支流水、发票等信息和资料，再录入财务软件。而RPA机器人可以自动从银行、财务系统等数据源中收集数据，并进行自动处理和分类，极大地提高了数据处理的速度和准确性。

2.RPA技术可以采集不同系统之间的数据

目前的财务软件中，纳税申报的数据来源于财务信息系统、开票软件等不同系统或平台中，需要会计人员点击相应按钮才能生成各种财务报表，人工处理部分占比过高，数据处理和报表编制效率不高。而RPA机器人可以模拟人类的操作，适合多个异构系统间的数据流转，可以登录多系统自动进行数据的采集、迁移等操作。

3.RPA技术可以自动开具、接收、认证、验证发票

目前会计工作中，始终摆脱不了人工输入开票信息的现状，存在效率较低、出错频率较高以及反馈不及时等问题。RPA技术可以自动填写发票信息、打印发票、自动校验开票清单中数据的准确性、自动反馈给管理员和申请开票人员。还可自动校验发票真伪，同时可将增值税发票提交到国家税务总局查验平台进行验证和认证，并反馈和记录结果。

4.RPA技术可以用于财务流程的优化和改进

会计工作中有许多重复性、繁琐、低价值的工作流程，例如账务处理、报表生成、审批流程等。而RPA机器人可以自动编制与输入会计分录、自动生成资产负债表等各种报表、自动校验申报数据、自动完成申报工作等，减少人工操作的时间和错误率，提高数据输入的准确性和一致性，提高工作效率和准确性。

5.RPA技术可以提高会计工作的可扩展性

目前不同的企业如果使用同一个会计软件，都是一样的操作界面和模块。 RPA技术可以根据企业的需求进行定制和扩展，以客户为核心，了解企业想要什么，以企业需求为导向，满足不同的会计工作需要，提高可扩展性和可定制性。

6.RPA技术可以用于财务风险的监控和防范

会计人员通常需要对企业的财务风险进行监控和防范，例如欺诈、漏洞等。而RPA机器人可以自动对财务数据进行分析和比对，帮助会计人员更好地了解企业的财务状况和趋势，发现并排除潜在的风险，提高财务风险的防范能力。

7.RPA技术可以不间断提供服务

传统人工模式下，员工工作时间有限，有效工作时间基本为5天×8小时。但是当财务工作量庞大或者工作量异常增多时，财务人员会不堪重负。应用RPA技术后，可以全天候工作，高效率、不间断地7天×24小时提供服务，弥补人力疲劳导致工作效率低的缺点。

（二）RPA技术在会计工作中面临的问题与挑战

1.RPA机器人需要进行开发和维护，需要具备一定的技术和人力资源支持，需要专业人员进行开发和维护，增加了技术门槛和人力成本。

2.适用范围有限制。RPA技术主要适用于重复性、繁琐、低价值的会计工作，对于复杂的会计工作和判断性任务，RPA技术的应用受到一定限制。

3.RPA机器人的应用需要与企业的财务系统进行整合和衔接，需要对系统进行升级和调整，增加了系统整合的难度和成本。

4.RPA机器人需要考虑信息安全和隐私保护，防止信息泄露和滥用，需要加强安全控制和审计。

为了克服以上问题，会计人员需要加强对RPA技术的学习，掌握相关技术，提高技术水平。同时，企业需要加强对RPA技术的推广和应用，建立健全RPA机器人开发和维护体系，为企业提供更加高效、精准和可靠的财务服务。

总之，RPA技术在会计工作中的应用具有广泛的前景和潜力，可以为企业提供更加高效、精准和可靠的财务服务。而面临的挑战和问题可以通过加强学习和应用、克服难关，实现更好的发展。

四、案例分析与实证研究

GR企业是一家上市公司，公司财务管理面临的困难和挑战主要是以下几个方面：首先，企业涉及的业务很多，供应链越来越长，客户越来越多样化，报表填写越来越复杂；第二，跨地区、跨行业的分子公司很多，管理控制风险增大；第三，记账、编制报表、报销等任务繁杂、工作重复性高，如果财务人员在未完全掌握财务流程的情况下，还会出现数据整合、处理不当的问题，很大程度上增加了企业复核工作耗费的时间。因此，会计工作的改革创新是GR企业新形势下的必然要求。通过RPA技术，GR烟草在以下方面有所提升：

（一）财务报表生成

GR企业采用RPA技术自动化生成财务报表，减少了人工操作的时间和错误率，并提高了报表的准确性。报表生成的时间缩短约50%，错误率减少约90%，从而提高企业财务报表的质量和效率。

（二）财务数据处理

GR企业原来将从各业务部门收到的信息条目录入财务系统时，需要手动复制和数据转录，采用RPA技术自动化处理财务数据，将数据处理的时间缩短约85%，减少错误率约95%，提高了财务数据的质量和效率。

（三）财务审批流程

GR企业采用RPA技术自动化财务审批流程，当员工提交费用信息时，RPA可以自动收集所有的相关信息，将智能提单、自动付款、自动账务处理、费用分析等功能结合在一起，统一发送给财务经理审批。减少了员工粘贴报销费用的时间，并做到了及时分发给各部门，确保财务信息能够在各部门中实现高效流通，减少了人工操作的时间和错误率，提高了审批流程的准确性和及时性。数据处理的时间缩短约94%，减少错误率约95%。

（四）财务风险控制

GR企业采用RPA技术可自动化控制财务风险，发生对账不一致的情况时，后续的审核需要对财务系統、Excel表中的数据和发票数据进行相互校验。RPA作为三个数据源之间的桥梁，完成发票及各项数据差异的自动化比对，从而减少了人工操作的时间和错误率，并提高了风险控制的准确性。

（五）账户余额的查询和比对

GR企业采用RPA技术自动进行账户余额的查询和比对，减少了人工操作的时间和错误率，提高了账户余额的准确性。

（六）票据自动归档处理

GR企业采用RPA技术自动对发票进行处理并归档，减少了人工操作的时间和错误率，提高了发票处理的准确性。

（七）催收账款

GR企业以往采用人工逐一打电话的方式催收应收账款，工作量大，耗时长。通过分析业务逻辑，采用RPA技术自动化催收：根据应收账款的收款时间，将催收数据通过邮件和短信方式自动发送给欠款人。该流程实现了邮件收发、Excel表格处理、短信发送等自动化操作，大大缩减了处理时间。

结论

RPA技术在会计工作中的应用具有广泛的前景和潜力。通过RPA机器人的自动化和智能化，可以大大提高会计工作的效率和准确性，同时还可以帮助会计人员更好地监控和防范财务风险，优化和改进财务流程，减少人工操作的时间和错误率，为企业提供更加高效、精准和可靠的财务服务，节约成本，提高企业的竞争力。

参考文献：

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