会计师事务所普及应用审计软件的规范流程研究

胡晓明 李丽

2022年12月中注协印发《推动会计师事务所普及应用审计软件工作方案》，确立了“大型会计师事务所审计软件智能化升级有序推进、中小型会计师事务所审计软件的普及率大幅提高”的总体目标。事实上，普及应用审计软件，不是采购软件的简单工作，而是改造会计师事务所审计作业流程的重要决策，是难度堪比企业ERP实施的复杂工程。有专家总结我国企业三十年来实施ERP的经验教训，提出成功实施ERP的“四知流程”，即知理、知己、知彼、知用。“四知流程”对实施任何信息化系统都有参考意义(陈启申，2007)，也同样适用于会计师事务所审计软件的普及应用。笔者认为，普及应用审计软件能否成功，归根结底要取决于会计师事务所是否建立和遵循规范的“四知流程”，即知理、知己、知彼和知用。“四知流程”缺一不可，且必须依序而行(见图1)。严格遵照规范流程的四大步骤推广应用审计软件，会计师事务所“审计软件的普及率大幅提高”的总体目标一定能够实现。“四知流程”都有一个“知”字，也表明普及应用审计软件的流程实质上是知识管理过程，这与会计师事务所这样典型的学习型组织也十分契合。

图1 会计师事务所普及应用审计软件的规范流程

一、知理：培训先行——理解为什么要用审计软件

大部分会计师事务所在普及应用审计软件时，培训一般安排在最后阶段，往往是先购买软件、再安装软件，然后才进行操作培训。笔者认为“知理”应是普及应用软件的第一个环节，培训必须是第一位的。“普及应用”培训可以分为两个层次，第一层次是知识的普及，即“知理”或观念培训，第二层次才是应用的普及，即操作培训。软件操作培训的安排可以延后，但观念培训应是普及应用审计软件规范流程的第一步。普及应用审计软件必须培训先行，让员工理解为什么要用审计软件，这就是“知理”。

(一 )通过培训形成普及应用审计软件的共识

普及应用审计软件对事务所的影响是广泛的，员工需要改变原有的工作方式和流程，事务所职能部门和合伙人也要改变管理方式。因此，有必要通过培训统一事务所管理团队的认识，让员工对变革有思想准备，以免在审计软件投入项目使用后还出现“一些合伙人对使用审计软件的必要性提出质疑”、“项目组对审计软件的操作方式很不适应”的情况。

会计师事务所面对同行之间激烈的竞争，当竞争对手已经用先进的审计软件武装起来的时候，如果你跟不上信息化的脚步，其结局可想而知，事务所的合伙人应当树立危机意识，对普及应用审计软件的紧迫性要比普通员工理解得更透彻。

会计师事务所的合伙人要理解审计软件的优势和价值，并愿意在审计软件方面加大资金投入。审计软件可以提高审计效率和质量，适应更快、更准确、更全面的审计服务需求，降低成本和风险，提高竞争力和盈利能力。合伙人应了解这些优势和价值，并认识到普及应用审计软件是事务所数字化转型和创新发展的必要条件和重要举措。

(二 )普及应用审计软件是“一把手工程”

普及应用审计软件需要会计师事务所高层领导的支持和推动，有必要作为“一把手工程”来实施。这里的“一把手”是指会计师事务所的管理团队，并不特指所长或首席合伙人。“一把手”应该认识到审计软件的重要性和价值，亲自参与和推动审计软件的实施和使用。

普及应用审计软件的最终目标是提升审计质量，提高审计效率，其最大受益者是“一把手”。按照“谁受益、谁负责”的原则，“一把手”理应是会计师事务所发挥主体作用普及审计软件的第一责任人，必须深刻理解审计软件的原理，了解其操作流程，对普及应用可能遇到的风险和阻力有预判有对策，也就是“一把手”首先要“知理”。

普及应用审计软件是对员工长年沿袭的工作习惯宣战，推广的阻力不可避免。“一把手”应有改革的决心，克服和排除阻力，特别是来自合伙人和管理团队内部的阻力。“一把手”最主要的责任是推动变革，普及应用审计软件是事务所审计作业流程的变革，必须也只能由“一把手”来推动。

(三 )成立普及应用审计软件项目组

会计师事务所应成立普及应用审计软件项目组(以下简称“软件项目组”)，负责实施“一把手工程”。软件项目组应由具有审计软件相关专业知识和经验的员工组成，包括各专业级别的审计人员、信息技术人员、管理人员和合伙人，其主要职责是负责审计软件的选型、实施和内部培训。

软件项目组的负责人建议由事务所负责质量管理的合伙人担任。由质量管理合伙人担任软件项目组负责人，可以确保审计软件的应用不偏离提升审计质量的首要目标。同时，质量管理合伙人熟悉审计作业流程，有组织和领导能力，在事务所内部也有一定威望，适合担任项目负责人。

二、知己：需求分析——弄清审计软件要解决什么问题

在理解为什么要用审计软件(“知理”)的基础上，会计师事务所根据自身的战略和定位，在软件选型前进一步弄清本事务所在审计执业中存在的问题及其根源，设计理想的解决方案，制定预期目标，从而明确“要通过审计软件解决什么问题”，这就是“知己”。

(一 )主体意识与主体作用

“知己”就是要树立主体意识。《推动会计师事务所普及应用审计软件工作方案》强调，“会计师事务所要发挥主体作用，重视信息化建设，加大资金投入”，就是指会计师事务所应具备主体意识。普及应用审计软件是会计师事务所数字化转型的重要环节，这不是随大流，也不是和同行攀比，而是出自事务所自身发展的需要。只有牢牢树立主体意识，从事务所的实际需求出发，坚持自身变革，突破内部阻力，普及应用审计软件才可能成功。

主体意识的另一层含义是会计师事务所自身要对普及应用审计软件的成败负责，不能把普及应用失败归咎于软件服务商。软件产品的好坏，软件服务质量的高低，不是普及应用成败的主因。事务所对自身的决策行为及其后果是责无旁贷的。

(二 )对审计软件的需求调研和需求分析

普及应用审计软件项目组首先应在事务所内部进行审计软件需求调研，调研的对象应涵盖事务所的审计人员和管理人员。可以利用＊＊星等类似在线调研平台设计调研问卷，调研问卷应包括开放式和封闭式问题，开放式问题如：你对chatGPT等人工智能在审计软件中的应用有何期待？封闭式问题则可设置若干选项，如：你希望审计软件中有哪些与风险导向审计相关的功能：A风险数据库；B控制数据库；C进一步审计程序数据库；D样本量计算模型等。项目组应对调研结果进行分析，总结出本事务所对审计软件的需求要点。

软件项目组在需求调研的基础上，还应开展需求分析，确定本事务所对审计软件的需求和优先级，并形成需求文档。需求文档可以是表格式的“审计软件产品功能核查单”，在审计软件选型阶段作为核查软件产品的依据。软件项目组对审计软件的各种功能要求还要区分轻重缓急，例如可分为“非常必要”、“必要”、“可选”、“远期需要”四个级别。

在“知己”阶段进行需求分析，是为了明确事务所要利用审计软件解决哪些审计效率和质量方面的问题，市场上有哪些审计软件产品能够解决这些问题。需求分析是一项不可省略的工作，它可以减少审计软件选型的盲目性，是决定普及应用审计软件成败的重要因素。

三、知彼：软件选型——找到合适的审计软件产品和服务商

在“知己”阶段明确了“要通过审计软件解决什么问题”之后，下一步就是要寻找“解决问题的可行方案”(“知彼”)。《推动会计师事务所普及应用审计软件工作方案》要求会计师事务所发挥主体作用，自主研发或采购市场上安全可靠的审计软件，并“根据自身的实际需求，公开、公平、公正择优选择软件服务商”。选择软件产品(服务商)又称软件选型。在“知己”的基础上，软件项目组根据需求分析的结果，遵照软件选型的方法和步骤，找到合适的审计软件产品和服务商，避免盲目选择，这就是“知彼”。软件选型不仅是选软件产品，更是选择解决方案和合作伙伴(软件服务商)，“知彼”就是观察软件服务商能不能提供适用的解决方案、能不能作为理想的合作伙伴。

软件选型是否得当，直接关系到普及应用审计软件项目的成败。如果没有做到“知理、知己”就急于开始选型，或者不了解选型中必须关注的要点和应遵守的选型原则，就有可能选型不当。

软件选型一定要做到“知己知彼”(陈启申，1997)。“知彼”，就是要充分了解审计软件的功能和体现的审计方法论能否满足注册会计师行业特点和事务所个性化需求。“知己”是“知彼”的前提。“知己”，就是一定要弄清楚自身的需求，做好需求调研和需求分析，掌握审计项目组对审计软件的具体要求。会计师事务所只有十分清楚自身的需求，明确自身的软件应用目标，才能正确地选择适用于自身的审计软件。“知己知彼”是会计师事务所普及应用审计软件，选择审计软件的基本原则。

软件选型有很多方法，其中比较典型的是5S(stage)选型法，这种方法是将软件选型过程规范为5个阶段，即准备阶段、考察阶段、模拟阶段、招标阶段和决策阶段，每一个阶段都包括若干个具体的活动。借鉴5S选型法，本文认为会计师事务所的审计软件选型工作，应划分为四个阶段(见图2)。

图2 会计师事务所审计软件选型的四个阶段

(一 )全面了解(“知彼”)阶段

软件项目组首先应广泛浏览各类审计软件公司的网站，收集软件宣传资料等，对审计软件在行业的应用情况形成总体印象，结合“知己”阶段的需求调研和需求分析结果，圈定五家左右要重点接触的软件公司；其次，为了对软件产品有直观的认识，软件项目组应联系软件公司来事务所现场演示软件。软件项目组应带着问题观摩演示，准备好拟解决的问题清单、选型考察提问提纲、软件产品功能核查清单等，请软件公司演示，观察审计软件是如何解决这些问题的，注意其合理性和易用性。在此阶段，软件项目组应关注主要问题，避免在次要细节上纠缠不放；现场演示之后，软件项目组还可以向软件公司的用户了解软件应用情况，有条件的还可以访问用户，现场了解其普及应用的效果。如果发现软件的某些模块或功能点没有真正使用，或使用效果欠佳，要了解其原因。

目前，国内商品化的审计软件产品现状，是偏重于财务数据采集、自动生成底稿等模块，风险评估、控制测试等功能还不完善，与风险导向审计的要求相距甚远，智能审计技术的应用也明显不足。对此，软件项目组应有基本认识，不宜期望过高。

(二 )比选初评阶段

完成全面了解阶段之后，软件项目组可缩小选型范围，选择二至四家进行比选评估。软件项目组联系软件公司取得试用版本的授权后，小组成员分别试用，对数据采集等重点功能进行上机演练；试用完成后，软件项目组应召开讨论会，对试用的2-4种软件从功能、易用性、客服效率、态度等方面进行比选评价；考虑到最终决策时软件价格是很重要的因素，在此阶段应对软件报价进行摸底，可采用多次询价形式了解真实价格，比如现场演示时要求软件公司口头报价，试用后第一次要求软件公司正式报价，然后以预算不足为由要求第二次报价等等，如果有条件也可了解其他事务所的报价情况。

(三 )重点试用阶段

根据比选初评阶段的讨论会结果，软件项目组可以对软件产品进行性价比排序，选定一种产品进行重点试用。值得注意的是，软件产品价格之外还有服务费，且软件公司一般会免1年服务费，故按3年综合费用对各类软件进行比较会更合理。图3为某会计师事务所对四种软件产品的比选初评结果表，该事务所对是否可能成为软件公司最大客户特别关注，其拟对软件公司施加重大影响力，将软件改造成最大程度符合其个性化需求的产品。

图3 某会计师事务所对四种软件产品的比选初评结果表

事务所可成立由最终用户(业务人员)组成的软件试用小组，软件项目组撰写试用指南、设计评价表格，试用小组试用各功能点，从易用性、运行效果、速度等逐项评价后提交试用报告(见表1的示例)，如在试用中发现软件错误或故障，则进行特别记录，同时针对具体的功能点提出改进建议。

表1 某会计师事务所对某软件产品的试用评价表（节选）

软件项目组最终对试用小组的结论进行统计汇总。对试用小组在试用过程中反馈的软件功能缺陷，软件项目组应与软件公司沟通，根据软件公司的反馈情况评估其改进的可能性。一般情况下，软件公司基于成本考虑，功能都是通用性的，难以满足会计师事务所的个性化需求，软件项目组要与软件公司在技术方面进行谈判，争取用较低成本换取软件公司在功能方面的定制化开发。

(四 )谈判签约阶段

重点试用得出可用的结论后，软件项目组即开始与软件公司进行正式的商务谈判。在价格方面，在首次报价、第二次报价的基础上，可以与软件公司协商，要求其按数量分档报价，即购买数量越多、单价越低的“超量累退”方案。

除了软件产品本身的报价之外，软件项目组应关注软件公司提供的服务，对服务内容与价格进行谈判。如个性化定制服务(如底稿模板风格、底稿索引体系、业务循环分类、底稿模板定制等)的数量和价格，到事务所各分所现场培训的次数、到项目组审计现场解决问题的次数、现场ERP数据采集、对项目组使用软件进行跟进辅导等。对其他细节也应适当关注，如软件公司是否在公开场合将事务所列为客户名单进行宣传、软件的授权注册方式等。

完成谈判后，即可与软件公司签订合同。软件项目组逐条检查合同条款是否已经体现谈判结果，必要时以合同附件形式列出清单。

四、知用：深化应用——用审计软件切实提升审计质量和效率

选型以后还必须用好，解决想要解决的问题，实现预期的目标，即使用审计软件切实提升审计质量，提高审计效率，这就是“知用”。

很多会计师事务所在普及应用审计软件方面做了不少工作。但不同事务所虽然使用了相同的审计软件，其应用效果却大相径庭；还有一些事务所仅为员工安装软件并进行操作培训，没有进行后续跟踪管理，并未取得提升审计质量和效率的预期效益。因此，还有必要强调“深化应用”的重要性，即“知用”。例如，某大型会计师事务所普及应用审计软件的目标是将风险导向审计的逻辑贯穿于审计作业系统中，使多年积累的审计方法通过软件形式固化下来，为业务人员所用。该事务所2020年对其自主开发的审计作业系统的应用进行了调查分析，发现两年来审计作业系统的应用主要集中在明细账、科目余额表和辅助明细账的查询，还停留在最初级、最原始的查账看账阶段，这与该事务所普及应用审计软件的目标相距甚远。

在普及应用审计软件的“知用”阶段，会计师事务所要完成审计软件的知识转移；同时，审计软件又与执业质量密切相关，应将其纳入质量管理体系，以促进审计软件的深化应用。

(一 )实现审计软件的知识转移

1.与审计软件服务商制定详细的培训方案。审计软件的培训非常重要，建议在合同中详细约定。根据受训对象，可分为三类培训。(1)对一般用户进行操作培训。软件服务商应为会计师事务所用户进行软件操作培训。通过培训，用户应能掌握软件的基本操作方法，了解软件结构及其功能，了解模块间的关系，达到能够独立使用软件的程度。培训讲师应以审计软件各模块的应用实例，从流程和功能上进行讲解。培训方式为讲师现场培训，采取Follow me, Step by Step方式，即讲师分步骤示范，学员跟着讲师同步操作电脑。(2)对关键用户进行深入培训。软件服务商应为会计师事务所的关键用户进行有针对性的深入培训，讲解软件使用的重点难点问题、常遇问题处理，并结合实际在审的项目实例进行操作培训。(3)对系统管理员进行维护培训。软件服务商应为会计师事务所信息技术部门或业务部门的维护人员进行培训。内容包括软件的原理和技术性能、各种维护方法、备份方法、安装调试、排除故障及软件结构等。

软件服务商还应提供用户操作说明书、系统管理员维护手册、快速指南、教学视频课件等培训资料。软件使用一段时间后，会计师事务所可以要求软件服务商进行后续培训，以提高软件应用效果和维护水平。

为使软件培训起到实效，软件服务商还应提供培训考试试题，包括考试用的财务账套数据，建立考试环境，在培训服务器上安装财务软件数据库环境，供审计人员模拟实际采集数据。可以在培训的最后一天，安排学员模拟练习并上机考试。

2.为审计软件用户提供在线技术支持和协助。对用户遇到的操作问题，软件服务商应提供在线技术支持，具体支持内容应在软件采购合同中体现。例如，某软件公司在合同中载明的服务条款为：“免费在线服务：乙方通过QQ为甲方提供软件终身免费(7 X 24小时)技术协助服务、远程在线诊断服务。乙方承诺：提交问题、查询问题、解答问题的在线式服务方式，能够及时、方便地为甲方提供维护服务。”

3.组织审计软件应用水平考试。为督促业务人员深入了解和掌握审计软件的使用技巧和操作步骤，有必要在会计师事务所范围内组织审计软件应用水平考试。水平考试可以分级别，例如分为初级和中级两级。初级考试可以采用客观题，考察用户是否了解审计软件相关的基本概念；中级考试则可采用案例题，提供脱敏的演示数据，要求上机测试，通过审计软件完成规定操作后提交结果文件。国内某大型会计师事务所自主开发了审计作业系统，项目组只有通过了初级水平考试，才具备使用资格，否则不能使用审计作业系统。这个规定虽然提高了普及应用审计软件的门槛，但对提高软件应用效果却是有益的，也符合《会计师事务所质量管理准则第5101号——业务质量管理》的要求。会计师事务所可将员工是否通过审计软件应用水平考试作为其年度绩效考核的一项内容，将考试结果与其职级晋升和薪酬挂钩。

4.成立审计软件专家组。会计师事务所可以成立审计软件专家组，专家组成员可协助质量管理部门对审计软件应用情况进行质量复核，对项目组在审计软件应用中遇到的难点问题进行解答，并研究审计软件应用中的一些特殊问题，例如，在整合审计中的应用，在特殊行业中的应用，合伙人参与审计项目在审计软件中如何体现，等等。

5.成立审计软件研究小组。会计师事务所分所或部门可成立审计软件研究小组，小组成员作为审计软件的关键用户，在培训时协助培训讲师指导分所或部门业务人员熟练使用审计软件；解答分所或部门业务人员在使用审计软件过程中遇到的问题；收集软件实操相关问题，由组长定期向审计软件专家组反馈。

(二 )将审计软件的应用纳入质量管理体系

1.质量管理准则。根据《会计师事务所质量管理准则第5101号——业务质量管理》及应用指南的规定，从服务提供商处购买的、供项目组使用的审计软件属于技术资源。会计师事务所应针对技术资源的利用制定相关政策和程序。例如，要求业务人员在执行审计业务时必须使用审计软件；明确规定使用审计软件的人员所必须具备的资质或专长；明确规定项目合伙人与利用审计软件相关的责任；明确规定如何利用审计软件，以及在利用审计软件的过程中可以获得的相关支持和协助。

2.对审计软件应用情况进行质量复核。会计师事务所可以对项目组首次使用审计软件进行审计的情形，或某类使用了审计软件的高风险业务执行专门的质量复核，以提高审计软件的应用质量，甚至可以将通过审计软件应用质量复核作为签发审计报告的前置条件。

审计软件应用质量复核的结论可分为三档：(1)合格：在出具审计报告前，项目组已经基本完成审计软件要求执行的程序，审计程序履行情况记录完整，对审计程序履行情况的描述无明显不合理，满足出具审计报告的要求。(2)基本合格：出具审计报告之前，审计项目组未完成审计软件要求执行的程序，审计程序履行情况的记录不够完整，但对审计程序履行情况的描述无明显不合理，重大审计事项已取得满意的审计证据、编制了适当的审计工作底稿，控制了审计风险。(3)不合格：出具审计报告之前，项目组未完成审计软件要求执行的程序，审计证据不充分、对审计程序履行情况的描述明显不合理，未达到出具审计报告的要求。