新形势下提升企业档案管理质量的策略探究

文/孙 宇

企业档案管理在规范企业日常运营、增强企业竞争性方面发挥着极为重要的作用。在新的形势下，各单位不仅需要对管理模式和运行模式进行改革，而且还应该根据具体实情，创新和改革档案管理方式，以满足企业发展的需求。因此，提升企业档案管理质量已成为一种必然趋势。本文旨在讨论企业档案管理工作的重要性，剖析企业档案管理中存在的一些问题，并提出改善管理方法和提高管理人员素质的相关策略，以期推动新时代档案管理工作取得更大进展，为促进企业可持续发展加大助推力

习近平总书记强调，“档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。”只有档案工作走向现代化，才能适应社会发展。近年来，我国社会主义市场经济的发展为产业之间的竞争提供了良好的机遇，企业得到了充分的市场发展力量，但企业同样也应重视档案管理工作，以保证两者步调一致。笔者将从公司的实际情况出发，探讨如何提高档案管理的质量，为档案管理人员提供有益的建议和参考。

一、新形势下企业档案管理工作的重要性

企业档案是一个企业经营过程中不可缺失的组成部分，它不仅是公司日常生产和经营的重要资料，也是公司开展技术改造等活动的重要指导，涵盖了公司和员工的各个方面，涉及到人事档案、财会档案、行政档案和物资档案等。企业档案是公司发展的一种重要财富，档案管理不仅需要公司对文档物资和信息实行有效控制，而且还需要公司在档案管理工作中做到规范、科学、有效，以此来进一步提升公司的技术水平，增强公司的总体价值和可持续发展。

（一）企业档案是助力企业发展最宝贵的资源

企业档案是企业业务工作中建立的存档备查文献资料的历史记录，是企业宝贵的不可再生资源。它可以有效地记载公司成长发展的辉煌历史，并利用这些资料和信息作为制定未来的战略决策，以便为公司创造更高的效益。

（二）企业档案是推动企业实现科学管理的载体

企业档案，既包括记录企业日常活动的工作文件，也包括记录企业管理、实现现代化发展目标的“商业机密文件”，这些“机密文件”的记录自然会随着岁月的变迁，成为推动企业发展的重要载体。新形势下，强化企业档案管理工作不仅可以进一步提高企业内部管理上台阶，提高工作效率，还能够为企业的可持续发展带来有力支撑。

（三）企业档案是提高企业在市场竞争中取胜的法宝

步入新时代，公众越来越重视企业信用。许多企业为了更好地提高自身的信誉，愈来愈重视企业的档案管理。档案管理工作是一个企业实现各项业务顺利开展、获得良好经济效益和社会效益的基础，所以，要充分发挥档案工作存史资政育人作用，积极推进依法治档管档，加强档案制度体系和档案资源运用、安全体系工程建设，进一步提升档案工作的规范化、科学化和法治化水平。

二、新形势下企业档案管理质量提升中存在的几个问题

（一）管理意识有待加强

随着社会主义市场经济的快速发展，我国许多企业都开始着手建立自己的信息档案队伍，以提高企业的科学化管理水平。他们对各类企业文件进行细致、全面地汇总、整理和录入，但是实践操作中仍然存在着一些企业对档案管理意识比较淡漠，企业高层管理者对档案管理缺乏客观的认识，导致大部分企业重要信息和资料无法有效存档。

（二）管理方法有待改进

新形势下，档案的形式与内容在不断地发生着变化，计算机技术已经成为各行各业工作的重要工具。但从现实情况来看，有些企业针对档案管理工作依然利用传统的管理办法，仍没有科学合理地配置计算机和相应的管理人才。传统单一的档案管理方法早已不能适应社会的持续发展，也无法充分发挥出档案资源在企业运营中的重要作用。

（三）管理者综合素质有待提高

档案信息化管理的不断发展，不仅需要档案工作人员要有专业知识和专业技能，而且需要综合性管理知识，以保证档案管理的现代化。基于此，企业档案管理人员必须具备良好的信息技术，具备网站维护和局域网运行的实战能力。但在具体的企业档案管理之中，存在着一些工作人员综合素质低下、能力薄弱等问题，加之一些单位对档案管理工作的投入相对较少，因此有些档案人愿意去更好的单位或企业“另谋高就”。

（四）专业的档案管理人员有待增加

随着IT业的迅猛发展，“70后”员工的数量已经远远超过“80 后、90 后”，这对档案管理提出了更高的要求。因此，专业的档案管理人员需要迅速增加，以满足新形势的发展需求。总的来说，需要员工拥有丰富的工作经验、精湛的档案管理技能和出色的专业素养。

三、新形势下企业档案管理质量提升的策略

（一）建立良好的服务意识，健全档案管理制度

为了提高档案管理质量，就必须培养档案工作人员的服务意识、安全意识和创新能力。在服务行业，我们应开展一些以服务工作为中心的社会活动，向大家宣传档案安全知识，并教会他们如何做好档案服务工作。完备的档案管理制度是公司在激烈的社会竞争中获得成功的关键，因为在互联网时代，公司的档案信息变得越来越复杂，如果没有一个专门、完备的档案信息化系统，不但会大大增加工作负担，还会降低工作效率。

（二）改进管理方法，完善奖惩制度

“没有规矩，不成方圆”。故而，在档案管理过程中需要制定一套完整的档案管理奖惩制度，以此规范档案管理人员的行为。只有严格规范档案管理人员的行为，并适当给予奖励，才能激发其工作热情和积极性，在一定程度上避免企业管理出现漏洞的情况。为保证网络文件信息内容的完整性和真实感，企业应依据自身发展状况，制订合理的档案管理办法和计划，以发挥档案管理的最大价值。

（三）加强培训工作，提高管理人员的素质

新形势下，为了确保公司长期稳定地向前发展，必须加大对档案管理工作技术人员的培养，不断提高他们的管理水平，从根本上进一步提高企业档案管理的整体效益。企业根据实际情况，采取有效措施，为档案管理人员提供全面的培训计划，让他们更好地了解档案管理工作，以确保他们具备良好的自学能力和档案管理意识，积极主动地去完成日常工作任务。此外，还应该摒弃传统的随机培训模式，采取有计划、有针对性的培训方式，不断提高员工的综合素养。

（四）信息化是档案工作现代化的必然选择

为了保证档案管理的规范化运作，我们应该加快建立完善的档案信息化系统，以保证其科学化、有效化和合理化。此外，公司还应该采用建立网络档案信息平台的信息管理战略，将有关档案信息输入到网上信息系统平台，利用计算机技术进行自动分类排序，实现互联网信息化管理工作，能大大提高档案信息化的工作效率和服务质量。

1.助力企业档案工作实施数字化转型。伴随我国数字经济的快速发展，数字中国建设工程获得了显著成效，信息化科学技术也已深入到社会经济发展的各个方面。为此，档案工作者要将信息化建设视为档案工作迈向现代化发展的基础性工程，推动档案工作实施数字化转型，让群众少跑腿、让数据多跑路，打造“智慧文档”，提供“智慧服务”。

2.信息技术与档案工作的深度融合，蕴含着巨大潜能。信息化与档案工作发生“化学反应”后，各级档案部门正在积极地推动档案信息化基础设施工程、资源工程建设、数字档案馆建设工程、信息共享平台建设工程、资源安全管理以及文档数字化强基工程等。这些举措都充分表明，它们之间的关联性和耦合性也愈来愈密切。信息化与档案工作通过“化学反应”，形成一个完整的档案工作现代化体系，并不断催生档案工作的新模式、新业态。一个以人工智能为核心，融知识图谱、数据挖掘、智能服务为一体的新型档案数据服务方式正在兴起，它将改变各级档案部门的服务模式和人民群众利用档案的传统习惯。可以预见，信息技术与档案工作的深度融合，蕴含着驱动档案工作现代化的巨大潜能。通过大力发展现代IT，深入开发和利用档案信息资源，以信息化为驱动力，业已成为档案工作的重要导向。

实践表明，企业档案管理工作是企业运营的基础，新形势下，企业档案管理越来越受到广泛的重视和关注，虽然面临着诸多挑战，但也为其创新和发展提供了良好的机遇。档案工作人员应怀担当之志，强使命之责，紧紧围绕核心，服务事业大局，加快信息化与档案管理工作的融合发展，以信息化技术推动档案工作走向现代化，为国家的发展提供更加有力的支撑，更好地服务于人民群众。企业档案管理部门必须不断吸取和借鉴先进企业的成功经验，以提高自己的服务水平，砥砺前行，推动档案管理工作的规范化、科学化运行，为档案管理工作创造良好的条件，确保企业能够健康、快速、可持续发展。