新时期企业档案管理工作存在的问题与对策

文/曾 霞

本文在分析新时期企业档案管理工作存在问题的基础上，提出了提升企业档案管理水平的对策，即增强管理意识，重视档案管理、完善档案基础建立工作、建立健全档案管理制度、打造专业管理团队，提升档案管理水平、有效利用档案资源，实现档案管理的价值、实施企业档案信息化管理

在企业日常经营活动中，档案管理不仅在企业管理活动中发挥着重要作用，而且是提高企业核心竞争力的必要条件。随着经济社会的不断发展，越来越多的企业开始重视档案管理，并开始寻找具体的实施方法。但是长期以来企业档案管理工作中还有很多问题，主要表现在人员素质不高、信息化建设落后以及档案管理模式陈旧等方面，需要企业引起足够关注。因此企业要重视档案管理工作，充分认识档案管理的重要性，采取相应措施，提升企业档案管理水平，促进企业全面发展。

一、企业档案管理的重要性

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业历史的载体，是企业各阶段生产经营活动的真实反映，也是技术知识成果和文化与价值观的累积，是企业的核心信息资源和重要资产。在知识经济与信息化快速发展的今天，档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。

做好档案管理有助于企业强化技术和知识储备，保护知识产权和商业秘密，增强企业抵抗风险的能力。档案资料记录企业发展期间积累的各类信息，档案管理会对相关资料进行采集、整理、分类、分析等工作，为使用者提供良好的信息服务；档案也是企业管理人员筹划决策的重要依据，企业档案记录了企业的各项具体活动，包括企业经营历程中的成就和失败教训，对当前企业的经营情况能够予以系统梳理，有助于及时总结工作，制定更科学的发展规划。因此，企业档案管理的质量在一定程度上反映了一个企业的管理水平。

二、当前企业档案管理工作存在的问题

1.对档案管理重视程度不够

当前企业管理者对经济效益非常重视，很大程度上未意识到档案管理工作的重要性。对档案管理人员来说，也在思想上对档案管理存在忽视的问题，认为档案管理工作并不重要，在岗位上缺少探索与钻研的精神。甚至有个别人员将档案工作视为“边缘岗位”，责任心不强，工作态度不够积极。因此，需要企业管理者与档案工作人员转变思想观念，才能将档案在企业经营管理中的作用充分发挥出来。

2.档案管理方式较为落后

企业档案管理工作硬件设施落后，很多时候只有一套陈旧的软件，在档案录入与管理方式上远远不能达到企业日益增长的需要。分析其原因可知，主要反映在以下几点：一是企业在档案管理工作上的投入比较少，缺乏足够的人力、物力与财力，档案管理工作的开展难以获得相应支持。二是档案管理人员综合素质有待提升，掌握的专业技能较少，且部分人员缺少敬业精神，也很少积极学习最新档案知识。三是企业档案管理体系与运营机制有待完善，这导致档案管理工作流于形式，无法发挥指导企业发展的作用。

3.档案管理信息化水平不高

分析企业档案管理工作现状可知，大多数时候只是单调进行档案收集、归纳和整理等工作，未能安排专人负责档案的管理、借阅等工作。在传统档案管理模式下，企业很难在数字时代将档案管理的优势体现出来。在信息化环境下，企业在档案管理方法上不重视转变与创新，为档案信息化工作的开展带来了不利影响。尤其是企业发展过程中会形成大量档案，且类型也很繁多，这让企业档案管理工作变得非常复杂。若是企业管理手段过于简单，不注重信息化建设，将导致档案信息变得非常闭塞，无法在企业内部各部门进行有效流通，增加了管理者使用档案的难度。

三、提升企业档案管理水平的思考

1.增强档案管理意识，重视档案管理

提高企业档案管理水平，首先要提升企业档案管理意识，把档案管理作为企业管理的重要组成部分。这意味着在各单位、各部门当中，上至领导层下至一线员工都要充分认识企业档案的重要性，并将其融入实际工作中。因此，在企业管理中，管理者首先要树立企业档案管理意识，将档案管理列入具体议程，做好工作准备工作。部门负责人落实工作，逐步形成良好的企业档案管理机制。其次，企业档案管理部门的管理者和负责人应积极利用企业社交网络、文化公告栏等渠道，在内部宣传企业档案管理的重要性。也可以结构化，让员工了解《档案法》，让企业全体员工意识到档案管理的必要性，积极配合企业档案管理，积极提交和创建相关的必要信息文件。再次，档案管理人员要及时向企业领导汇报相关工作，与各业务部门加强联系，将档案宣传工作做到位。这样各部门才能更好了解档案形成、积累、归档以及使用等情况，为各部门工作协同发展创造条件。

2.完善档案基础建设工作

在企业经营与发展过程中，档案内容也是快速更新的过程，且数量和类型也越来越多。企业档案管理部门需要引起足够重视，将业务基础工作做到位。一是不断扩大企业档案信息收集范围，对档案归档制度进行完善，确保各种类型与载体的档案材料得到完整、全面收集，避免发生原始材料与文件流失的问题[1]。二是将档案材料鉴定工作做到位，成立专门的档案鉴定小组，重点是鉴定企业档案的真实性和完整性，并保证有价值的档案得到妥善保管。对企业各种超期保管的档案来说，也要定期进行鉴定与销毁，确保档案资源能够得到优化。三是重视档案归档整理工作。企业档案应该做好分类、排列、组合与编目等工作，对档案检索工具与服务模式进行优化，为后续档案管理与查找奠定良好基础。

3.建立健全档案管理制度

健全的基础设施是企业档案顺利管理的必要物质条件，而健全的企业档案管理制度是有效实施企业档案管理的重要行为标准。因此，需要增加资金投入来构建完善的档案管理基础设施来提升企业档案管理水平。还应该建立一个完善和专业的档案管理系统，为档案管理提供相应的标准。完整的档案管理功能提高了档案资源的安全性和排序，以便在工作需要时快速检索和使用[2]。因此，根据《档案法》的要求，企业必须选择单独的仓库进行档案存储，并有恒温恒湿、杀菌消毒、红外报警、防盗门、防火等设施，以确保仓库的安全。此外，配备扫描仪、电脑等现代化设备，不断完善企业档案资料。另一方面，企业需要建立完善的企业档案管理体系，为档案管理提供强有力的制度保障。首先，业务领导和部门负责人要明确档案管理职责，规范并严格执行档案的准备、保管、租借、归还工作流程。二是建立健全绩效考核机制，定期开展检查考核，不断提高档案管理水平。

4.打造专业管理团队，提升档案管理水平

企业文件管理的水平很大程度上取决于管理员的专业知识和管理水平。因此，要提高企业文件管理水平，就需要提高文件管理人员的专业性，使他们能够系统、专业地管理文件。一是，应提高档案管理人员的准入条件，对档案管理专业化提出严格要求，为企业引进专业的信息管理人才，方便企业档案的顺利管理。二是定期组建档案管理部门开展专题培训活动，使档案管理人员不断吸收档案管理知识，学习与时代发展相适应的先进档案管理方法，不断增强档案管理人员的专业能力，具备操作专业理论[3]。三是企业必须重视其登记人员的责任，对企业档案进行保密，并确保企业信息和财产的安全。四是在企业档案管理部门要落实自查与互监机制，促使档案管理工作质量实现提升。五是要适当提高档案管理人员薪资待遇，培养并引进专业化人才，掌握一定网络知识与信息技术，才能适应企业档案信息化管理要求。

5.有效利用档案资源，实现档案管理的价值

企业档案管理归根结底是为企业的发展做出贡献，所以不仅要提高企业档案管理水平，还要注重企业档案的开发利用，使企业档案管理发挥真正的作用。同时，企业需要引入或开发适合企业的专用档案搜索工具，以确保及时有效地访问，提高企业档案的服务水平。首先，要明确企业档案的服务方向，使档案管理工作紧紧围绕企业的发展方向和发展目标开展，使档案管理工作更好地服务于企业。其次，适当扩大企业档案服务范围，使企业档案服务社会化、共享化。在有利于企业和社会发展的前提下，为社会其他成员提供一定的档案服务，实现企业档案的社会公益，为企业树立良好的社会形象。

6.实施企业档案信息化管理

在各种技术不断创新的今天，向信息化转型必须以现有技术为基础。企业档案管理工作比较复杂，管理人员需要负责档案收集、整理、统计和编制等工作，各环节工作量较大，为了提高档案工作处理效率，需要充分发挥先进档案信息系统的作用[4]。企业要全面开展信息化改革，实现企业档案管理科学发展，利用信息技术开发管理新模式。首先，企业必须建立完善的档案信息系统，培养相关人员对新技术的深刻理解，并在实践中有效运作。其次，在现有条件下逐步完善各项基础设施建设，在档案管理过程中利用信息管理系统和设备，为档案管理信息化奠定基础。最后，使用最新的设备有效整合资源，并使用人工智能进行档案管理，减少错误，促进企业的健康发展。

企业档案是企业发展的基础。管理档案时需要加大档案重要性的宣传力度，让更多的人了解企业档案的重要性，提高公众意识。针对新形势下的企业档案管理要及时找到优化的策略，将适合企业的档案管理模式与企业自身的发展情况相结合，促进企业的健康发展。因此企业要重视档案管理工作，转变思想观念，不仅要加强档案管理基础工作，也要主动引进先进档案管理技术，提高档案管理人员综合素质与能力，这样企业档案管理工作才能高效开展，并在企业经营与发展中提供战略上的参考价值。