高职院校学生档案管理的优化策略——基于安徽省36 所高职院校的调查研究

郭兰芳 盛灵利

（1.合肥幼儿师范高等专科学校组织人事处 安徽·合肥 230013；2.合肥幼儿师范高等专科学校办公室 安徽·合肥 230013）

高职院校是培养具有高等教育专业知识和技术技能应用型人才的高等教育机构，教学上更突出应用技术和实践操作能力的培养。 高职院校作为我国高等教育的重要组成部分，肩负着为国家培养生产、服务和管理一线高技能人才的重任，在实施科教兴国战略和人才强国战略中具有重要地位。 改革开放40 多年来， 我国形成了具有中国特色的现代职业教育体系，办学水平整体提升，产教融合协同发展[1]。 在国家的重视和推动下，高等职业教育的发展取得了令人瞩目的成绩。 随着高等职业教育的蓬勃发展，高职院校在发展规模、办学特色、教育教学管理水平等方面都有了很大的改变。 而学生档案管理作为教育教学管理的重要内容之一，传统的管理方式已经越来越难以适应高等职业教育的发展需要[2]。 因而，有必要重视和加强学生档案的管理工作，以适应新形势下高职院校发展趋势。

一、高职院校学生档案管理的现状

档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要专业化的管理。 了解高职院校学生档案管理的现状，利于有的放矢地制定科学的管理策略，有效提升学生档案管理水平。

（一）学生档案管理的主要内容

高职院校学生档案管理的主要内容包括：学校培养的学历教育学生的中学档案、 入学登记表、体检表、学籍档案、招生录取大表、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 由此可见，高职院校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是学生从初中到大学期间个人学习、经历和重要社会实践活动的真实历史记录，是对学生的综合素质及能力水平较全面的反映。 在个人职业发展过程中，无论是就业、升学、政审、职称评审、干部任免、办理社会保险、计算工龄、入党入团、工作流动、退休办理以及各项证明的出具等手续都将以个人档案材料的审核为重要依据。 因此，学生档案中归档材料一旦出现错误、缺失等，将会给学生今后的工作、生活带来不利影响。

（二）学生档案管理的基本情况

通过对安徽省内高职院校学生档案管理的主体、手段、队伍建设、信息化建设等相关情况抽样进行腾讯问卷调查，充分考虑皖北、皖南和皖中不同的地域分布，以及公办和民办不同的办学性质等因素，在75 所高职院校中选择40 所院校发放调查问卷40 份，收回36 份，有效问卷36 份，调查结果显示如下。

1.学生档案管理的主体

学生档案管理的主体主要为学生处，抽样中约占61%；其次是学校综合档案室，约占33%；少数单位由教务处负责管理学生档案，约占6%（见图1）。

图1 学生档案管理的主体

2.学生档案管理人员配备情况

各高职院校根据学生档案管理部门和岗位职责配备学生档案管理人员，抽样中约25%的院校安排专人从事学生档案管理，约39%的院校采用专职和兼职结合的形式配备人员，还有约36%的院校为其他人员兼职从事学生档案管理工作（见图2）。

3.学生档案管理制度建设情况

学生档案管理制度建设方面，抽样中约50%的院校专门制订了学生档案管理制度，约47%的院校在学校综合档案管理制度中规定了学生档案管理的相关内容，约3%的院校无相关制度（见图3）。

图3 学生档案管理制度建设

4.学生档案保管条件

在学生档案管理硬件建设方面，抽样中约44%的院校配备有标准的档案库房，且购置符合保管要求的档案柜等设施设备；约31%的院校没有标准的档案库房，但是有专门的档案柜；约22%的院校设施设备仅能满足保管的基本需要； 还有约3%的院校学生档案保管环境较差，设备老化（见图4）。

图4 学生档案保管条件

5.学生档案管理手段

学生档案管理的手段主要以手动管理为主，同时利用计算机进行辅助管理，抽样中约占72%，约17%的院校采用纯粹手动管理方式，只有约11%的院校实现了学生档案信息化管理（见图5）。

图5 学生档案管理手段

6.学生档案管理信息化建设情况表

在信息化建设方面， 抽样中约22%的院校建立了学生档案管理数据库， 约50%的院校将学生档案管理信息化纳入学校信息化建设规划中，还有约28%的院校学生档案管理信息化工作尚未起步（见图6）。

图6 学生档案管理信息化建设情况

二、高职院校学生档案管理中存在的问题

近年来高等职业教育发展成绩显著，高职院校各项事业发展持续稳步推进，档案管理工作也被放到更加重要的位置。 但是，基于对安徽省内36 所高职院校学生档案管理现状的调查和分析，可以发现在学生档案管理的软硬件建设、信息化进程等方面仍然存在一定问题，需要进一步提升和优化。

（一）学生档案管理制度不尽完善

《中华人民共和国档案法实施办法》第十五条规定，各级国家档案馆应当“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”。 高职院校学生档案工作作为高等学校重要的基础性工作之一，学校应当加强管理，将其纳入学校整体发展规划，纳入相关管理制度。 通过访问和问卷调查了解，部分高职院校出台了专门的学生档案管理制度，对学生档案的收集、整理、保管、鉴定、宣传、利用、转递等各个环节工作做出明确的规定。 部分院校仅出台《学校档案管理办法》， 其中表述了学生档案的主要内容，笼统地规定了学生档案归档范围，还有少部分院校未制订相关的制度。 由于管理制度的不完善、不健全，导致学生档案管理不够标准、规范。 而学生档案在未来职业发展、人才使用等方面具有举足轻重的作用，它的来源广泛、数据繁杂、数量庞大、流动性强，所以高职院校应当加强学生档案工作的顶层设计和统筹管理。

（二）学生档案意识相对薄弱

高职院校学生档案意识普遍薄弱，导致新生入学时档案核查工作进程比较缓慢，困难较大，甚至有的经核查发现问题后无法及时补齐，造成档案的缺失。 学生在校期间，由于不理解学籍表、毕业生登记表的重要性，出现填写时涂改、采用蓝色水笔和铅笔等易褪色的材质书写、信息填写错误、内容空白等不规范的情况。 毕业后，部分返回生源地或档案托管的学生不跟踪档案去向，暂存学校的档案也不及时办理转递。 尤其高职院校学生受就业面的影响，相当一部分学生就业去向面向企业。 根据某高职院校2021 届毕业生就业质量年度报告显示，该校2021 届毕业生就业单位性质分布主要集中在其他中初等教育单位，占比53.80%；其次是其他企业，占比33.62%。人事档案工作由于不能给企业的生产经营活动带来直接的经济效益，因此在多数企业单位得不到应有的重视与关注，处于“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。 加之毕业生由于档案知识的缺乏， 对个人档案作用认识不到位、理解不深刻，对档案重视程度不够，不及时跟踪毕业档案的去向， 从而导致自己的档案不知所踪，造成人档分离的结局。

（三）学生档案管理队伍建设比较薄弱

高职院校学生档案管理队伍建设是做好学生档案管理的基础。 从现状来看，主要存在以下问题：一是专业管理人员数量不足。 一般院校会为综合档案室配备少量专职管理员， 负责管理学校的党群、行政、教学、科研等各类档案及声像档案。 但是，因为管理的档案范围较广，人员数量不足，导致管理力量相对薄弱。 二是其他兼职从事学生档案管理的人员无档案管理专业知识背景，缺少系统的档案理论知识和业务能力学习和培训，在学生档案管理工作中标准不高。 因此，学生档案管理队伍建设总体比较薄弱，难以适应新形势下学生档案管理工作的需求，制约了学生档案管理的高质量发展。

（四）各类业务电子管理系统之间融合不够

学校电子系统使用率不高，各类业务管理系统之间尚不能互相通信和共享信息。 有的高职院校档案信息技术工作起步较迟， 教学管理系统和档案管理系统相对独立运行。 由于业务管理系统之间不兼容，学生档案管理部门不能有效获取电子文件，每年教学管理系统中形成的学籍表和成绩登记表等电子文件仍然需要教学管理部门通过平台打印， 再向学生档案管理部门移交纸质文件。 由于未能有效搭建平台之间的接口，形成不同管理系统之间无缝连接，因此未建立起学籍管理智能化运行平台， 以达到减少纸质文件的使用、 提高工作效率的目的。 总而言之， 信息技术未能充分应用于学生档案管理的工作之中，实现学生档案管理的智能化运行。

三、高职院校学生档案管理的优化策略

随着互联网、 人工智能和大数据技术不断发展，社会步入信息化时代，档案在工作和生活中的重要性逐步凸显。 高职院校学生档案管理工作作为一项重要事业，要适应社会发展和高等职业教育发展的需求，有效地提升管理水平和服务能力，必须更新思想观念，创新管理方式，转变工作思路，着力推动学生档案管理工作的科学化、规范化、信息化建设[3]。

（一）建立健全学生档案管理制度

科学严谨的管理制度是档案管理工作稳步发展的必要保障。 高职院校学生档案管理工作要做到科学化、规范化，必须建立健全各项规章制度。 因此，学校要严格贯彻落实《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》 等有关档案管理的法律法规和制度， 顺应时代发展的要求， 与时俱进，建立、修订和完善一套既有科学性又符合本校实际情况的学生档案材料归档制度、 交接和转递制度、查询和调阅制度， 使学生档案管理工作有法可依、有章可循[4]。 同时将学生档案管理纳入学校档案统一管理，明晰相关职能部门的职责，明确归档的范围和时间，细化收集、整理的标准，规范转递的流程和档案借阅程序， 为学生档案管理提供操作标准，保证档案的齐全完整，实现规范化管理。

（二）强化学生档案意识

高职院校学生是学生档案形成的主体，因此强化学生档案意识是做好学生档案管理工作的重要保证。 新生入学之际，学校可以结合入学教育，通过举办档案展览、 组织参观档案室和校史馆等活动，向学生展示记录学校建立、 发展和变迁的历史沿革、录音录像、荣誉档案等不同载体的过程性文献资料，以形象直观的珍贵资料培养学生对档案的兴趣和情感。 学生在校期间，学校可以通过开展系列讲座、设立宣传栏、开设公共选修课等方式，积极主动地向学生普及档案法律知识和专业知识，宣传档案的重要性和实际价值，解读相关政策，从而引导学生能够正确认识档案，学会合理利用档案，在潜移默化中强化学生档案意识。

（三）加强学生档案管理专业化队伍建设

高职院校学生档案管理要理顺档案管理体制，依法落实学生档案管理的组织机构，明确主体责任，加强人员配置和队伍建设。 首先，配备学生档案管理人员时尽量选择具有档案管理知识背景的专业人员，他们了解档案工作相关的法律法规，能够熟练掌握档案管理的理论知识，具有一定的技术实践能力，能较好地胜任工作。 其次，注重加强对学生档案管理专兼职人员的专业知识和技能培训， 通过线上线下相结合、理论与实践相结合的方式，不断学习档案管理工作的新理念、新技能、新方法。 通过学习和实践，让他们在学生档案管理过程中能够结合案例提出问题、解决问题，增强解决实际问题的能力，逐步提升学生档案管理队伍业务素质， 形成一支结构合理的专兼职学生档案管理队伍， 不断提高管理水平和服务水平，推动学生档案管理高质量发展。

（四）提升学生档案管理信息化水平

随着信息化时代的到来，传统载体档案数字化和电子档案迅速发展，档案工作从传统实体管理转向数字管理。 新修订的《中华人民共和国档案法》专门增设“档案信息化建设”一章，通过立法形式保障电子档案、传统载体档案成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。 因此，学生档案管理也应适应时代发展，反映时代需求，积极推进档案信息化建设进程[5]。 首先，通过配备现代化多媒体硬件设备、协同各类管理软件的开发、共享与融合，将教务管理系统、 学生管理系统和档案管理系统有机结合，形成综合性管理平台。 其次，加强对学生档案管理人员的信息化能力提升培训，让他们了解信息化时代背景下学生档案管理工作的特点、要求，掌握现代信息技术的应用， 提升各数据信息管理效率，利用信息技术便捷、快速等优势，实现学生档案建设标准化、存储数字化和服务网络化，切实提高学生档案利用效率和服务水平，实现信息共享。 与此同时， 要完善信息化档案安全防控体系建设， 加大网络安全的技术支持，合理设置平台和系统的管理权限，加强日常的网络维护和监测，切实保证学生档案资源的安全性和保密性[6]。

结 语

综上所述，随着高等职业教育步入发展的新阶段，高职院校应充分认识学生档案管理工作的重要性，顺应时代发展对档案管理提出的新要求，进一步推进学生档案管理的科学化、规范化、信息化建设，有效促进学生档案管理的高质量发展，提高学校的教育管理水平，加快构建与现代职教体系相适应的高等职业院校治理体系，为实现人才培养目标提供坚实的保障[7]。