“互联网+政务服务”背景下房地产档案信息化管理的探索与应用

余长铃

(福建省霞浦县房屋征收服务中心)

近年来，由于科学技术的飞跃式发展和工业的突飞猛进，新一代的信息技术已经得到了极大的提高和普及，使中国的现代化水平大幅攀升，并且带来了许多新的机遇和挑战。其中，基于信息技术的房屋和土地档案管理已经取得重大突破，其覆盖面更大，而且相关的管理模式和手段也更加成熟。随着我国积极投入资源，大力发展政府信息化，加强对房屋档案的信息化管理，从而有助于更好的评估和改善房屋市场的运转状况，进而改善中小企业的发展，为社会发展贡献力量。

1.房地产档案概念与特征

1.1 房地产档案概念

房地产档案通常被描述为由房地产行政机关在房地产交易买卖、房屋征拆迁中收集、保存、分析、研究和评估的信息[1]，这些信息包括但不限于文本、数据、电子数据、图形、图表、视频、声频、光碟、电子数据和其他媒体。这些信息可以帮助我们了解房地产的所有者、使用者和相关的法律法规，并为我们提供有价值的信息。本项目的核心内容包含：建立和完善住宅项目的相关文件，以及对住宅项目的运行和维护、住宅项目的交易和维护、住宅的安全性和稳定性。

房地产档案是除了房地产权属证书外法律认同的、明确房地产权力归属、鉴定房地产权属处理的唯一证明。房屋信息记录是获得法律承认的、能够清晰表示房屋所有者身份的文件。它既可以作为城镇信息系统的核心部分，又可以作为政府信息系统的基础。它在房屋交易过程中起着非常重要的作用，为保护和管控住宅和土地资源提供依据。

1.2 房地产档案特征

1.2.1 法定性

房地产档案包含多项重要信息，这些信息必须符合相应的法律和监督条例。无论是电子档案还是纸质档案，它们均符合相应的要求，并且能够提供重要的信息支持。这些信息通常用于进行司法鉴定，并且能够帮助我们解决一些复杂的纠纷。因此，如果您正面临着房屋的拆迁、交易、继承、抵押或其他类似的纠纷，您的信息将会成为您解决这些纠纷的重要工具[2]。通过深入研究重要因素，我们可以更加高效地应对住宅和商铺的矛盾和纠纷。

1.2.2 动态性

房地产档案并非一成不变，它们经历着巨大的变化。例如，一家公司需要提供最新的建筑信息，就需要重新审核它的物业管理记录。此外，一旦有房地产的转移、租用或抵押，就需要重新审核它的交易记录。另外，一个人需要根据他的需求，重新审核他的买卖记录，包括买卖双方的签订的文件和收据。为了使房地产档案能够发挥其最大的效益，我们必须能够快速、准确地捕捉住宅的所有变化。

1.2.3 凭证性

房屋档案包含许多重要的信息，例如房屋权属证明、房屋登记备案证明、订金支付凭条、销售合同、财政缴纳的税款、住户特殊保障基金的支付凭条、物业服务的收款凭条、维护项目的投标结果[3]。它们能够帮助企业和个人进行房屋和土地使用的合法申请。此外，房屋信息对于城镇的发展和维护具有非常重要的意义，它为政府和有关机构提供了有力的依据，帮助他们制定和执行有关的计划、进行旧城的修复和社会秩序的维护。

1.2.4 私密性

为了保护个人隐私，我们将遵守国家有关规定，将涉及个人隐私的文件和数据保护起来。在房地产档案的运用环节中，对权利人身份资料、房屋档案信息，我们将为那些涉及个人隐私的文件和数据，制定特殊的审查程序，严禁彻底向社会开展公开，确保它们不被泄露给任何第三方。因此，为了维护房屋信息的完整和有效，我们需要让它们拥有较高的秘密性。这种秘密性体现在我们的房屋信息管理系统的基础架构上。

1.2.5 开放性

房屋信息是一类非常重要的文件，它们是企业和个人的资产管理的基础。它们直接影响到所有相关方的经济利益，因此，必须加强和完善这些文件的管理，以满足公众的信息安全和使用效果[4]。为了更好的维护和管理房屋信息，我们将采取措施，将涉及到的信息全部及时、准确、完整的发布到政府机关，同时也将为广大群众提供便捷的信息查阅和咨询，以便他们能够充分了解和享受信息的价值。因此，房屋信息系统应该保持相对的公平和透明度。

2.档案管理工作过程中暴露的问题

随着时间的推移，许多城市的房地产项目都呈爆炸式增长，这导致了许多需要处理的事务，如建设、销售、纠纷和维护。这些事务需要更加复杂的资源和信息，对于房地产档案的管理带来了挑战。因此，许多城市的房地产监督机构、公安机关、建筑公司、物业公司和消费者都意识到，重视档案管理重度不够，传统的房地产档案管理方式存在一定的不足。

2.1 传统纸质档案不容易储存

在房地产档案管理工作中，由于人为操作的不确定性和外部环境因素的影响，特别是翻阅和整理流程，很容易导致档案文件受到污染、损坏或丢失，从而严重影响档案的完整性和清晰度，甚至无法正常使用。纸质档案的书写和印刷可能会因为其材质和储存条件的不同而受到影响，从而导致颜色变淡、字迹模糊，这将严重影响档案的长期保存和查阅使用[5]。

2.2 房地产档案管理存在巨大的安全漏洞

随着房地产企业业务量的不断提高,档案的调阅率与运用率不断提升,房地产档案抵御风险能力不足的问题不断扩大。近年来，由于一些地方出现了对纸质房屋买卖协议、预付款记录和维护费收入记录的恶劣情况，导致这些文件被非法篡改或者被恶意撕掉。这对于房屋买卖的司法程序和审理过程都有很大的负面影响，甚至有可能导致巨额的财务损失，并危及公众的正当权益[6]。

2.3 信息化管理落后束缚服务水准提高

由于科技的飞速前进，我们的社会获得了巨大的科技进步，这为房地产档案的管理提供了极大的便利。然而，由于一些地方的房地产档案管理系统存在着版本过时、无法实现快速更新的问题，使得现存的业务无法得到妥善处置，而且还存在着无法处理的恶意软件，从而严重损害着现存的档案。由于业主处理房地产事宜困难重重，新的文件无法按期保留，旧的文件受到恶意破坏，这些都严重阻碍了政府机构改善和完善其服务质量。

图1 纸质档案管理档案室

3.房地产档案信息化管理的价值

3.1 提高信息管理效率

房地产档案信息化管理的关键价值在于提升效率、保护数据安全、优化工作流程、提供决策支持和加强项目管理能力。这些优势有助于提高组织的竞争力，并提供更优质的服务和支持给主管部门及其他用户。信息化管理可以将大量的房地产档案纳入数字化系统中，提高信息查找、检索和共享的效率。通过电子化处理和数据化管理，可以减少手工工作和纸质文件的使用，大大提高了信息的处理速度和准确性。

3.2 便于数据保护和安全

信息化管理可以为房地产档案提供相应的数据保护和安全措施。利用信息化手段对档案进行扫描、录入和检索，可以更好地保护档案原件，减少对纸质的破坏。通过建立合理的权限管理和数据备份措施，可以确保档案数据得到有效的保护，防止数据丢失、破坏或非法访问。档案信息化可以实现数据的备份、存储、归档和恢复等功能，有效保障了数据安全性和完整性，从而降低了业务风险和管理成本。

3.3 促进工作流程优化

信息化管理可以推动房地产档案管理工作流程的优化和自动化。通过引入电子文件管理、流程管理系统等工具，可以简化和优化档案管理的审批、归档、审计等过程，提升工作效率和减少人力成本。通过将各种档案数据集成、归纳、整合，可以提高数据的共享和重复利用，减少重复性的数据录入，避免信息孤岛，从而提高数据的准确性和延续性。

3.4 改善决策支持

信息化管理使得房地产档案的相关数据和信息更容易获取和分析，为管理者提供更准确、全面的决策支持。房地产行业是国民经济的重要行业。房地产档案是房地产交易和管理的基础资料，能够了解房屋的物理状况、产权状况、交易、租赁、抵押等多方面的信息，通过对档案信息资源的整合、挖掘和分析，可以揭示潜在的问题和趋势，帮助管理者作出更明智的决策，对加强房地产市场宏观调控、促进房地产市场平稳健康发展有着十分重要的意义。

3.5 强化项目管理能力

通过信息化管理，可以更好地跟踪和监控房地产项目的进展和关键信息。通过档案信息化可以对房地产项目申报、审批、立项、施工、预售、竣工验收、交付等全流程进行实时、全面的监督，及时发现和纠正项目实施过程中出现的问题，保障项目建设的规范性、合规性、安全性。系统化的档案管理和信息共享，有助于提高项目管理的效率和质量，减少沟通和协作的误差。

4.房地产档案信息化管理的运用策略

4.1 健全规章制度，牢抓档案管理

住建局长时间以来牢抓档案管理,从档案管理规章与人才培育体系两个方面着手,不断汲取各个区域优秀房地产档案管理经验,构建满足实际所需的档案管理规章与人才培育措施。首先,严格贯彻国家推出的《档案法》《房地产管理办法》等法律规章,以民众的利益为关键,深入探讨房地产档案管理规章的改革,明晰了档案管理工作的职责、环节、方式与意义,使得房地产档案管理能够动态、稳定、有效运转,提升了企业与民众运用档案的成效,获得了社会各界人士的认可。为了更好的满足客户的需求，我们采取多种措施，包括：加强对档案管理专家的招聘，完善人才培养机制，以及采用实践教学的方式，以及实施多种形式的奖惩机制，以此来促使职位上的优秀者更加热衷于自身的职责，并且为此，我们还将定期举办各种形式的交流活动，以及参加各种类型的学术研讨会，以此来推动企业的可持续发展。依靠不断健全档案管理规章与人才培育体系的构建,住建局落实了管理工作的规范化构建,优质人才潜力的最大化发掘,给尽可能体现房地产档案的资源价值带来了双重制度保证[7]。

图2 档案数字化管理流程

4.2 巩固数据质量，体现数据作用

近年来，房地产市场的快速增长导致了大规模的交易和复杂的流程，使得各种流程变得更为完善。为了满足这些需求，我们需要对房产和农村土地实行全方位的监督和评价。此外，由于政府部门正在努力推进互联互通，我们也需要对房产和农村土地实行全方位的监督和评价。最后，我们需要建立一个能够有效传递和共享房产和农村土地的平台，以便于我们能够快捷、准确、安全的处理和使用这些资源[8]。由于将传统的纸质文件转换为电子商务文档，我们不仅提升了文档的查询、更新和保管的便利性，还大大减少了对原始文件的依赖性。此外，经过将大量的原始文件（如开发企业、物业企业、银行、住宅小区、房产、业主等）以及其他各种不同类型的文档，我们还大大提升了文档的完备性和准确性，并且极大地提升了文档的管理和利用率。这对后续的监督和实施产生了深远的影响。为了解决这一难题,住建局从源头着手，通过规范化的数据指标构建统一化的楼盘表作为关键的“数字基建”基础资料,并且在数据搜集、入库检验、数据维护等各个流程中编制规范化的技术规章,贯彻“一数一源”的信息互动与分享制度,确保档案中的重要核心数据与开发项目管控、行政审核、房产交易、物业管控、维修资金管控、不动产登记等资料互换的科学性,提升档案基础资料的质量与运用成效[9]。

4.3 健全运用情境，提高服务成效

随着时代的发展，房地产行业的服务水平日益提高[10]，人们的需求量也在增长。为了满足客户的要求，我们既要提供高质量的信息，又要提供高效率的、安全可靠的业务。因此，我们应该充分利用档案的优势，以期在处理房地产相关事宜时，尽可能简化流程，提高工作效率。随着“网络+政务服务”的推广，积极推进改造，采用先进的信息技术，建立完善的数据共享机制，以及完善的住宅和商业地产服务体系，以提升住宅和商业地产的运营水平。

图3 档案信息安全防护策略

4.4 强化防范意识，确保信息安全

随着档案信息建设快速发展，档案保密工作的技术含量越来越高，在房地产档案信息化管理过程中，在方便人们查阅档案的同时，要加强网络安全管理和权限设置，防止病毒入侵的危害，给我们的档案管理造成极大的损害。可能受到病毒入侵，黑客来访等现象对档案管理系统的危害。做好档案管理系统和互联网安全防护，以确保档案信息安全性和完整性，能管好房地产管理档案。

5.结论

基于上述分析，实施信息化管理，可以有效地帮助相关部门收集和分析房地产行业的数据，并为制定符合当前房地产市场发展情况的政策提供支持。有助于相应部门调动资料同时对我国房地产行业开展深入探析，进而满足我国房地产行业发展状况的政策。