基于大数据技术的高校档案工作发展对策

任 飞

（乌兰察布医学高等专科学校，内蒙古 乌兰察布 012000）

我国信息技术迅速发展，大数据技术已成为众多领域的重要支撑。在这个背景下，高校档案工作也应与时俱进，充分利用大数据技术以提高工作效率和质量，并能助推高校综合实力的提高，成为当下高校档案工作的首要重点。本文通过探讨基于大数据技术的高校档案工作存在的问题，旨在能结合高校实际，提出对应的大数据技术高校档案发展对策，从而促进高校档案工作的持续发展。

1 高校档案工作应用大数据技术的意义

高校档案具有育人、资政、存史等功能，对档案实施搜集、保存及管理的本质是存史。高校在档案工作中应用大数据：

首先，能提高档案管理的效率。大数据技术能帮助高校档案实现高效收集、整理和存储档案信息，减少人工操作的错误率，节省大量的时间和人力。

其次，能提高档案的利用价值[1]。利用大数据技术能将档案信息从以往的纸质档案转变成电子文件形式，在实现长期保存与利用的同时，也能让用户实现便捷检索与利用，提高档案的利用效率，促进档案数字化转型发展。

再次，能提高档案的准确性。大数据技术能助力高校档案馆对数据进行实时监控与更新，对档案中可能出现的错误、遗漏的信息进行补充与修正，为档案的准确性与完整性奠基。

最后，能为领导与各部门辅助决策。大数据技术应用于档案工作中，通过对档案数据的分析，能提炼出其中具有价值的信息，利用此类信息为高校领导和各部门工作提供良好的决策支撑，让高校档案工作的功能与优势性全面发挥出来。

2 大数据技术下高校档案工作存在的问题

2.1 信息化管理理念欠缺

当前，随着信息化时代的到来，大数据技术得到了广泛应用。然而，在多数高校档案工作信息化建设中，却缺乏对大数据技术应用理念的掌控，并且诸多高校领导也未充分认识到大数据技术应用于档案工作的重要性，这种现状亟待改变。传统档案工作方式多为人工操作，不仅效率低下，而且检索过程耗时、耗力。在信息化时代背景下，这种传统方式已经无法满足时代发展的需求。因此，将大数据技术应用于高校档案工作，是提升档案工作效率、减少人力成本、适应时代发展的必然选择，也是推进高校信息化建设、提升高校整体管理水平的必由之路。

2.2 基础设施建设不完善

现阶段，高校档案工作中缺乏了相关配套设备的投入，尤其是高校在建设档案工作上缺乏了经费，难以确保档案工作信息化建设中资金的充足与完善，加之配套的设施更新较为缓慢等问题的出现，致使档案工作效率与质量堪忧。如，教师档案信息管理中，多数高校只会保留教师的业务与照片资料，有关档案资料收集与整理并不规范，在档案管理上缺乏了经验与标准要求，类别保管上也出现模糊不清的现象，无法辨识其所具有的保存价值，只会按照统一标准进行装订成册，难以发挥档案工作的作用。

2.3 信息安全问题堪忧

随着信息科技的迅速发展，高校档案工作已基本完成数字化变革，积累了大量的数字档案。然而，数字化带来的不仅有便利，同时也带来了诸多信息安全挑战。例如，教师和学生对于网络安全风险的防控意识和能力相对较弱，网络中非法获取和倒卖个人信息、侵犯知识产权等行为严重损害了师生的权益[2]。另外，现有的信息安全基础保障工作力度不够，无法有效抵御来自外部的网络攻击，导致档案信息数据泄露的事件时有发生。此外，档案管理人员在信息安全意识和网络安全保护方面的能力也较为欠缺，使得档案安全问题的解决变得困难重重。

2.4 缺乏专业档案人才

新时代高校档案工作还面临着专业人才缺乏的挑战。大数据技术应用于高校档案工作中，对档案工作人员的要求逐渐提高，要求档案人员具备复合与专业的知识，将用户档案需求与现有条件结合，确保能提供优质的档案服务。但是在实际上，由于档案工作在高校中一直处于辅助性地位，导致很多高校缺乏对档案工作的重视，也缺乏对档案管理专业人才的引进和培养。同时，人才培养不足。高校中档案管理相关专业较少，而且缺乏实践机会，导致市场上档案管理专业人才供不应求，而诸多高校对于档案管理工作人员的激励机制不够完善，无法吸引更多的专业人才投身于档案管理工作中[3]。

3 大数据技术下高校档案工作的发展对策

3.1 正确认识大数据技术，改变管理理念

要想做好高校档案工作，高校领导层与相关部门需要正确认识大数据技术应用于档案工作中的重要性，才能更好、更快地完成档案归档的工作。

首先，要制定档案管理的标准，让档案管理朝着规范化与标准化发展。在具体实施环节中，需要利用信息化标准规范档案管理工作的基础，以此提升档案工作人员的能力，提高储存卷宗质量，实现不同档案的兼容保存。例如，在数据格式标准上，处理与存储档案数据时确定数据格式的标准，包括数据的类型、结构、表示方式等，以统一的数据格式减少数据转换与处理难度，提高数据处理的准确性与效率；制定相应的存储管理标准，明确存储设备、存储方式、存储位置等方面的规定，以确保数据存储的安全、可靠和高效；查询服务标准，规定查询方式、查询流程、查询结果，提高服务质量与效率，满足用户对档案数据查询的需求。利用此种档案管理标准模式，进一步提高大数据技术在高校档案工作中的标准，形成完善与统一的标准体系，确保工作能朝着科学化方向发展。

其次，大力宣传大数据技术在档案管理中的作用。高校领导层需大力宣传大数据应用于档案工作的重要性，提升档案管理人员对大数据技术应用档案管理的认识，创新档案工作理念，提高档案管理人员的大数据技术管理意识与技能水平，为高质量档案管理工作的开展奠基。例如，档案管理人员要积极地配合其他部门工作的开展，将档案工作中的服务性充分地发挥出来，认识到自身工作的重要性，并将大数据技术应用于档案管理中，利用大数据技术开展档案分析、归纳及整理工作，将纸质档案转变成电子档案，上传到学校数据库中，提升档案管理规范性，为其他人员提供便捷化服务[4]。

3.2 加大资金的扶持力度，完善基础设施

高校在开展档案信息化建设中，需要强有力的软件支持与硬件设施支持，方能更好地推动大数据技术在档案工作中的应用。

首先，要投入大量的资金。大数据技术在高校档案工作中的应用需要得到学校管理层的高度重视和大力支持，以便提供足够的资金保障。这些资金可以用于购买和维护数据中心、服务器、存储设备、软件工具等基础设施，以及开发和应用新的数据分析技术和算法。同时，学校可以积极申请政府资助和行业基金的支持，以获取更多的资金资源，让高校档案工作得以发展。例如，高校可以积极争取政府对档案工作的大力支持和投入，以推动大数据技术的应用和发展；与企业合作，通过技术转让和合作开发等方式，引入社会资源，共同推动大数据技术在档案工作中的应用；还可以利用档案数据开展服务创收，通过向社会提供有偿的档案信息服务等方式，筹措资金支持档案工作的发展。

其次，夯实基础设施建设。大数据技术在高校档案工作中的应用正逐渐成为趋势，为了满足这一需求，要建设一整套完善的基础设施。高性能的网络设施是保证大数据技术顺利实施的关键，能为大量数据的传输和处理提供稳定和可靠的网络支持。而庞大安全的数据存储和备份设施是必不可少的，能确保数据的存储和管理既快速又安全，防止数据丢失或损坏。此外，高效的数据处理和分析设施也是大数据技术的核心，能帮助高校档案工作人员更快速、准确地处理和分析大量数据，为决策提供科学依据。这些基础设施的质量直接决定了大数据技术的实际应用效果，因此必须给予高度重视。在选择设备和服务商时，学校必须严谨挑选高品质的设备和服务商，确保能满足大数据技术的长期稳定运行，避免后期出现问题影响工作效率[5]。因此，高校要夯实基础设施的建设。例如，在政府、企业的资金支持下，购买与更新档案基础设施建设的相关设备，包含网络设施、数据储备、备份设施、数据处理与分析设施，并建立相对应的安全设施，应用大数据技术时需要严格保护个人隐私，如数据加密、权限控制等，以防止个人隐私的泄露和侵犯，保障档案数据的安全性与可靠性，进一步推动大数据技术在高校档案工作中的广泛应用。

3.3 重视对档案安全管理，提升管理力度

大数据技术的应用，为高校档案工作带来机遇的同时，也带来了严重的安全问题。因此，需要重视对高校档案的安全管理力度。

首先，要制定安全的管理制度。为了能保障档案数据的安全性，高校需要制定严格与安全管理制度。包括对档案数据的备份、恢复、加密、权限控制等方面的规定，以确保档案数据的安全性和完整性，还要制定档案泄露应急预案，防范档案泄露事件的发生，并严格执行。例如，针对因特网、政务网、局域网的属性与信息系统功能要求，对防火墙、入侵防御系统、日志审计等安全设置与网络安全软件进行排查，并对系统漏洞扫描、反病毒库更新、系统补丁修补等展开安全防护，确保信息系统的正常运行，保护档案安全。

其次，明确责任，强化网络安全工作的领导。通过成立有关网络安全领导小组、网络安全紧急联络小组，在小组中明确分工，确保日常工作顺利开展。例如，对网络办公、信息上传审批、办公电脑防护、存储设备等提出明确要求，并强化日常防控管理，查漏补缺，完善已有的安全管理制度[6]。而在此项工作中，以明确档案管理人员责任的形式，能有效提高档案管理人员的责任感，使其能全身心地参与到档案保护与管理工作中。同时，还要展开培训与管理工作，对档案人员采取培训，使其能应对各种安全风险问题。例如，对全体档案人员开展网络安全教育、专题安全教育、网络安全防范技术教育等，并要定期开展安全检查和演练，提高档案人员的防范能力与应急响应能力。

最后，提升技术防范手段。在保障档案数据的安全性方面，技术防范手段发挥着极其重要的作用。高校可以采取一系列先进的技术手段，例如数据加密技术，确保档案数据的机密性，使其在传输和存储过程中不被泄露；访问控制技术，对档案数据的访问进行精细化管理，防止未授权的人员获取数据；以及身份认证技术，对访问者的身份进行严格核实，确保只有授权人员才能访问档案数据。这些技术手段相互配合，为档案数据的安全性和完整性保驾护航。

3.4 加强档案队伍的建设，促进行业发展

大数据技术应用于高校档案工作中，涉及诸多方面的环节与技术性问题，如互联网、计算机硬件、信息发布与规范、数据处理与安全问题等。因此，大数据技术应用于高校档案工作中，需要专业的人才支持。

首先，要加强对人才的培训与教育工作。例如，定期对档案工作人员展开培训工作，培训内容包括大数据技术基本原理、数据处理和分析方法、相关职业道德等，提高人员的专业技能与知识，更好地投入档案管理工作中。

其次，引进专业人才[7]。引进高水平的计算机人才与档案管理人员，助推档案管理质量与效率的提升。例如，高校可以积极引进具有大数据分析技术与具备充足经验的人才，为大数据技术应用于档案管理工作中提供良好支撑，并能发挥专业技术人才的引领作用，提高高校档案管理队伍的整体水平，更好地助推高校档案工作的持续发展。

4 结语

综上所述，高校档案工作是高校教育教学活动、管理、教科研、教育督导评估的重要环节与参考资料，对高校的持续发展具有重要作用。因此，要发挥大数据技术的作用，将其应用于高校档案工作中，有效地推动高校档案工作中大数据技术的应用和发展，促进档案行业的进步，推动高校教育教学水平的提高，加快可持续发展的步伐。