浅谈防汛档案在防汛工作中的作用

文/泉州市西北洋滞洪排涝中心 黄桂桢

防汛档案是人们在防汛抗洪抢险斗争和防洪工程建设中宝贵经验的积累，也是人们防汛经验的真实记录，是水利部门宝贵而不可再生的重要信息资源。在防汛工作中，防汛档案在制定预案、科学决策、抢险调度等各方面都能提供经验参考和决策依据。做好防汛档案管理，能够有效保障人民群众的生命财产安全，显著降低洪灾汛灾对人民生命财产造成的损失。

一、防汛档案在防汛工作中的作用

（一）防汛档案为防汛工作的开展奠定基础。防汛工作具有较强的综合性、系统性、复杂性，由于这一特点，防汛工作对于相关信息资料的要求较高，而防汛工作的开展不仅要对已发生的汛情进行全方位了解，还要结合汛情发生地的历史性水文、气象等相关资料，对汛情发生情况和未来趋势进行分析。需要结合历史记录和相关的相似案例，对汛情进行对比分析，提前预测洪水的发生概率，以及在此趋势下可能造成的后果[1]。这能为防汛工作的领导决策提供科学依据，使其在制定防洪抢险的调度方案时更有针对性。防汛档案对于帮助人们掌握汛情变化极为重要，尤其在一些险工险段，查询防汛工程档案能够使操作人员对工程现状有更为清晰的了解，能对工程施工中可能发生的险情提早制定防护措施和抢险方案，能在有限的时间内快速抢占抗洪抢险的主动权，有利于做好防汛工作[2]。

（二）防汛档案为防汛工作的科学决策提供支持。防汛档案涉及防汛所在地的洪水类型、防洪工程状况、当地的水文气象情况、人员物资分配状况、防汛抢险预案等，内容极为丰富。而这些数据和信息能够使防汛决策更加科学化、灵活化，尤其在科学决策的方案实施阶段，防汛档案中的信息能为决策的实践提供必要的指导和检验[3]。在防汛档案的支持下，决策者能更加全面地对汛情发生地的情况进行了解，及时考虑决策的科学性、完整性，对防汛工作中存在的主要问题以及如何克服决策中的失误真正做到心中有数。例如，安徽省淮南市在20 世纪90 年代的几次洪涝灾害中，就充分利用了汛情预案、物料储备等档案信息开展防汛决策，取得了良好的抗洪抢险效果，最大限度地降低了洪灾对国家和人民造成的生命财产损失，也为全市社会发展和经济建设作出了重要贡献。

（三）防汛档案是对防汛工作经验的总结。防汛工作需要结合已有经验和现实情况进行整合调度，而防汛档案由于其档案资料的原始性及资料本身的多样性，能为人们总结防汛工作经验提供支持。通过收集、整理、查阅相关的防汛档案，能使相关人员更好地优化防汛工作，使人们更充分地掌握洪水的发生规律、产生原因以及治理特点，通过对前期经验教训的总结，及时克服工作中的不足与问题。结合防汛档案中典型的洪水年和一般洪水年，对其档案资料进行深入细致地分析和研究，能为后续的防汛工作做好服务[4]。防汛档案本身都经历了系统地开发和整理编研，有相当多的内容可以被转化为资料书籍，进而发挥出更大的作用。例如，结合防汛档案中的相关内容，编撰防汛抢险的技术手册、操作指南，通过查阅大量的防汛资料，做好信息的筛选整编，结合已有资料和前期工作的经验来指导防汛工作，为防汛决策提供可靠的基础资料。

二、当前防汛档案管理的现状

（一）在管理机制上不健全。防汛档案在防汛工作中具有极为突出的重要作用。近年来，国家对于防汛档案资料的重视程度不断加强，相应的管理规定也不断细化、明确，这也使得防汛档案管理工作更加规范完善。保障防汛档案资料的内容完整、体系全面是发挥防汛档案工作实效的重要基础[5]。但是在实际管理中，在防汛档案管理体制方面尚存在不健全不充分的问题。档案管理规章制度不全，防汛资料档案管理组织机制不完善。更有甚者，一些地区没有为防汛资料配备专职的档案管理人员。专职人员的缺失又会使防汛办的相关部门在工作中将更多的重点放在日常的防汛检查、工程建设等方面，对于防汛档案资料管理重视不足，存在着重工作而轻资料收集的问题。因此，部分地区的防汛办人员在实际的档案管理中忽视了对档案资料的搜集和管理，只注重在汛期打硬仗、做预防、建工程，资料管理质量整体较低。

（二）在经费投入上不充足。对防汛档案管理工作的投入不足，会直接影响到防汛档案的管理效果。从当前防汛部门和单位的档案资料管理现状来看，只有少数单位为防汛档案设有专门的档案资料室。一些基层单位并没有为防汛档案设立专门的档案资料室，仅仅将其放置于日常办公室中，在存放时也极不规范，对档案资料的重视度不足，档案管理效果较差[6]。这不仅不利于档案资料的保管存放，也容易造成档案资料的丢失。

（三）在人员队伍上不专业。从当前的防汛资料档案管理工作人员队伍来看，许多人员是以兼职或临时抽调的形式来开展防汛资料档案管理工作的，并没有接受过正规的档案专业知识培训，对于防汛档案的管理工作重视度不足，对档案业务投入度不够，影响了档案业务的管理水平，使得管理工作不规范[7]。在档案整理环节，管理人员的专业能力不足、业务水平有限、归档存档严重滞后，也使得防汛档案资料的管理不规范，存在着零星存放、随用随拿的问题，容易造成防汛资料的损坏和遗失，不利于防汛档案资料发挥其应有的使用价值。

三、优化防汛档案管理的有效策略

（一）提升对于防汛档案工作的重视度。防汛档案在防汛工作中有着重要作用，能够为防汛工作的科学决策提供支持，为防汛工作的有效展开奠定基础。因此，相关部门和工作人员要加强对防汛档案的重视。首先，相关部门的档案工作人员要强化对相关法律法规的认知，树立档案管理规范化、系统化的工作意识，加强对档案管理相关法律法规的学习和重视程度。各级领导干部也要真正意识到防汛资料的重要意义，并使其在工作中为防汛资料档案管理提供支持。这对于提高防汛档案管理效率、提升防汛档案使用效益具有重要作用。其次，在防汛资料的档案管理中，要强化分工领导，结合业务科室做好职责划分。要根据业务部门的不同特点，配备专职的防汛档案资料员。单位领导也要定期对档案工作进行研究，及时发现和解决档案管理中存在的现实问题。要提升对防汛档案的重视，加强对各级政府防汛职能部门的管理，结合法律法规的相关内容，对档案管理的责任主体进行经常性地检查，严格要求，使其能够提升对防汛资料档案管理的重视度。市水务局、档案局也要从专业管理的角度，对防汛档案的管理和应用提出建议，使防汛档案资料管理得以更加高效地落实。要做好防汛档案的收集整理、分类编汇、归档等基础性工作，要结合每年重要的防汛资料，汇编一本资料、一册防汛图片及一盒防汛资料录像带，使防汛资料能够被更好地保存和查阅[8]。

（二）完善防汛档案管理的基础设施。在基础设施建设方面，要结合防汛档案管理要求，结合档案事业发展需要，优化设施配置，配齐档案库房和档案资料管理的基础设施。要确保防汛档案资料能够实现功能齐全、安全可靠，要做好经费筹措，结合防汛档案的管理要求，设置防汛档案室，并为其配备档案管理所需的空调机、除湿机、计算机等基础设施。要购置具备防磁、防火、避光等功能的档案柜，做好磁带、光盘、录像带等档案资料的保管。随着计算机技术的广泛应用，在实施防汛档案管理方面，也要结合防汛档案管理的现实需要与档案查阅的现实需求，积极推进防汛档案数据库建设，支持防汛档案信息化建设，使档案的调阅、储存、保管以及后续的使用维护等工作更加高效便捷。

（三）建立健全防汛档案的规章制度。在管理机制建设方面，要从不同角度进行展开。首先，要结合地区防汛主管部门的工作职责和工作要求，使其根据防汛档案的管理办法，及时就地区的防汛档案资料管理工作制定相应的管理办法指南，对防汛资料中的文件资料、影像资料、技术资料、工程资料等多种资料类型，做好区分与管理。要结合归档要求，使防汛档案资料管理更加规范化、系统化。在考核环节，要将档案管理与考核工作相统一，建立健全绩效考核机制。这能有效督促当地各级防汛部门提升对防汛档案的重视度，优化档案管理，提升防汛档案资料收集和管理的质量，有利于提升管理工作效果。此外，要建立健全档案管理机制，落实档案责任制度，各级水利防汛部门要真正使各项制度落到实处，要将档案管理工作的工作目标进行细化分解，使其层层落实，将各项制度真正应用于档案实际管理活动中，提升管理质量和管理效果。

（四）做好培训，增强全员档案意识。各地档案管理部门要发挥出在档案管理过程中的指导监督职能性作用，要针对各地防汛档案部门单位做好档案的业务检查和监督指导，贯彻落实防汛档案的目标管理责任机制，切实提升当地档案管理工作质量和工作水平。各地的水利防汛部门也要树立全员档案意识，要能够积极接受档案主管部门的监督检查，争取档案主管部门的支持与帮助，履行自身的职责。在档案管理工作中，档案工作人员的业务素质也会对档案管理工作成效产生影响，对此，要积极发展高素质的防汛档案管理人员，要使其了解防汛档案开发与利用的相关知识和具体流程，对水文档案、防汛档案有专业的了解，熟悉防汛档案的专业知识。为了更好地提升档案管理质量和管理效果，需要加强对档案管理人员的学习培训，强化档案管理人员的思想道德素质建设，使其能够结合现代知识和新兴技术做好学习和实践，努力成为一名合格的防汛档案管理人员，真正管好用好档案，更好地服务于档案管理和防汛工作。

防汛档案具有的专业性、特色性、协调性特点，使其在日常工作中对于从业者的专业要求较高。档案管理人员要意识到防汛档案的价值，认识到防汛档案在防汛工作中的重要意义，并积极配合防汛部门的中心工作，利用单位内部防汛档案开展工作，充分发挥档案的作用。要真正将防汛档案的内容进行细化，切实提高防汛档案服务的质量和水平，要为有关部门和工作者提供准确、翔实、有价值的防汛档案资料，为防汛档案管理工作的有效落实提供必要支持。

四、结语

防汛档案能够为防汛工作的开展奠定良好的基础，也能为防汛工作的科学决策提供支持，防汛档案既是对以往防汛工作经验的总结，也能为防汛工作的未来发展提供预测基础。结合当前防汛档案管理中存在的机制不健全、经费不充足、人员不专业等现实问题。在未来，需要进一步提升水利防汛单位对防汛档案工作的重视，完善防汛档案管理的基础设施，建立健全相关的规章制度，做好人员培训，提升全员档案意识，使防汛档案工作得以高效落实，切实发挥出防汛档案资料的应有价值。