销售管理系统研究与设计

徐 妍，王证群，高展鹏，刘兆强，王玉玲

（沈阳城市建设学院机械工程学院，沈阳 110167）

国外研究表明，在执行一个销售过程或项目时，总是以一个由市场部制作的销售订单文档为开头，再转发到销售行政和仓库部门[1]。现在，这项程序仍需要手动完成，并且没有系统能够处理销售订单管理的流程。所以，这些问题经常发生，以至于大量的销售订单文档由于是硬盘存储拷贝文档，之后难以监控和监督销售订单的进程，且因为在执行一份工作时必须至少打印4 份销售订单文档转发到需求部门而浪费纸张和墨水[2]。当前的手动系统创建了许多这类的问题，并且看起来无效、低效、需求过多或浪费资源[3]。所以，在研究中建立一个基于线上的销售订单管理系统，有望成为解决存在问题的方案。

目前，销售管理系统在企业中的应用越来越广泛。在传统的企业管理中，订单管理是非常重要的一个环节[4]。销售订单管理系统是企业实现订单管理、提高工作效率、降低成本的重要工具，国内销售订单管理系统起步较晚，目前已有的企业销售订单管理系统在功能上也是以单一功能为主，并且还在不断开发和完善中[5]。由于订单管理涉及企业内部各部门、供应商、客户等各个方面，因此对订单管理的要求非常高，需要实现从订单处理到货物跟踪、仓库管理、财务结算等一系列流程的高度协同，以保证订单处理的及时性和准确性。

1 销售管理系统存在问题及解决方案

销售管理系统的目的是有效掌握接单价格；控制销售订单的承接、审核过程；进行客户的债信管理以及交期控制以提高客户服务水平[6]。因此，在本研究中销售管理系统的主要设计目标如下。

1）整体“无纸化”流程。部分传统销售管理系统在一些制单环节中仍需由人工手动按照给定文件输入填写制单才能进行下一业务环节。

2）实现“业财一体化”。传统ERP 系统将业务流、财务流、工作流等条理明晰地分列出来，进行分别管理，在本研究中致力于将3 条线“拧成一股绳”，在进行流程推动的同时，推进业务流、工作流及财务流的进程。

3）以推单制表替代拉单制表。推单制表速度比人工手动拉单制表快很多，能够提高工作人员在环节操作上的制单效率。

大部分项目有总体方案蓝图，但却缺乏对方案思路脉络的总结和说明，这个环节是最关键的顶层设计，有助于客户的理解及详细方案的方向引导，呼应管理目标及项目目标，定下解决方案方向准确的基调，避免未来出现不必要的争议；主动归纳方案价值并引导客户理解接受，避免因客户对信息化认识不足而忽视或否定项目价值[7]。

本研究将主要针对3 方面问题提供解决方案。

1）数据抓取自动回写。在生成单据维护订单时，根据上级单据抓取的所需数据进行回写，使数据进行系统自动回写到制单时所需数据位置。根据订单真实出库信息系统自动计入财务期初账本，致力于彻底替代纸张办公流程。

2）使用业财一体化流程。没有业财一体化时，业务系统和财务系统是独立的，财会人员的工作如下。首先，需要按照规则将业务内容转换成跟财务系统严格对应的科目。其次，手工录入凭证。由上2 步操作可见，当一个公司日常的业务凭证量非常大时，此2 步操作效率低且容易出错。另外，会计无法对已经录入到财务系统中的科目，反向跟踪业务发生源头，进行相关财务分析，控制业务和财务风险。而有业财一体化时，业务和财务的工作则可以在采购（销售）人员采购（销售）完成后，将数据录入到业务系统中，同时自动生成凭证，将业务数据同步到财务系统中，财务不需要手动转化原始凭证并录入。

3）使用推单，即推式订单。可将其看成在制作并保存一个流程环节的单据后，系统将根据制作出的单据信息，自动生成所需下游单据。而拉单，即拉式订单，便是在制作完一个流程环节的单据后，进行下一流程环节时，需要业务员到下一环节手动参照刚制作完成的单据新增制单，从而完成业务流程的下一进度。所以，更大程度地用推式订单取缔拉式订单，一定程度上使业务流程简单化，且业务人员能够更快上手销售订单管理系统，提升一定效率，一定程度上降低人工误差的产生。

2 销售管理系统功能模块设计

2.1 销售合同模块

销售合同维护节点确认、签订以及修订。自动生成合同号，维护客户、物料、单价和合同金额等信息。在个别需要先拟定大致合同后重新关联合同，更改合同内容的特殊业务的情况下可以进行销售订单修订。

2.2 销售订单模块

在销售订单节点，关联新增销售订单并进行销售订单的维护。销售订单自动编码，销售订单关联合同后，传递客户、产品数量等信息，部分信息进行回写，合同上的物料、金额、客户等信息自动填写完成，操作人员可手动进行部分信息的填写与维护，销售订单关联产品信息。

2.3 销售出库模块

销售出库节点，产品按照销售订单出库。关联对应销售订单新增制单时，判断产品现存量是否充足，如果现存量不足，则进行生产入库，关联库存档案，成产足够产品量出库，在现存量充足的情况下，则可进行销售出库。可在销售出库中，维护数量等信息。

2.4 销售发票模块

货到开票，在销售发票节点关联到货单，进行发票开出以及财务期初到账账本录入。销售发票根据到货单系统自动回写数据生成。

3 销售管理系统建模设计

3.1 数据建模

配置枚举选项，建立基础数据档案，为后续的页面建模做基础数据搭建。

3.1.1 新增枚举

交易类型枚举建立，新增枚举引用单元，为需要选择引用的实体数据设置单元选项卡，其中交易类型名称枚举如图1 所示。

3.1.2 实体建模

进行数据建模构建中建立销售合同、销售发票、销售出库、销售订单——xy、仓库、部门、产品档案、业务员、客户档案——xy、库存档案和产品信息等实体数据，其中业务员实体如图2 所示。

图2 人员实体建模

建设人员实体中，业务类型可设置年龄、联系方式等，其中性别枚举引用要注意使用单选。

3.2 页面建模

根据数据建模构建页面建模，建立销售发票列表、销售发票单卡、销售出库列表、销售出库单卡、销售订单列表、销售订单单卡、产品档案列表和产品档案单卡等页面，其中页面单据界面设计，如图3 所示。

图3 销售发票列表单据设计界面

页面设计可包含如下内容。

1）内容分列设置。销售发票内容分列设计界面，如图4 所示。

图4 销售发票单据

2）必填项及可修改项设置。产品名称设置为必填需将“允许为空”选项取消勾选，是否可修改项设置同理，如图5 所示。

3）交易金额运算公式设置，如图6 所示。

图6 交易金额运算公式设置

4）针对销售合同、销售订单、销售出库单和销售发票等单据设计自动编码流水号规则。编码规则为自动编码，前缀规则为系统时间（yyMM）后置为6 位流水号，其中编码规则配置界面，如图7 所示。

图7 流水号设置、自动编码设置

3.3 流程建模

流程建模的建设使单据按照设计好的流程进行业务交互。流程及自动化建模的主要步骤包括：新增工作流程、工作流节点设置。其中，工作流流程设计如图8 所示，业务流程设计如图9 所示。

图8 工作流流程设计

图9 业务流程设计

4 结论

销售管理系统对整个电子商务体系来说起着至关重要的作用，是整个电子商务体系中不可缺少的一部分。本论文针对企业对电子商务信息化管理的需求，在分析现有系统的基础上，结合企业特点及需求，设计出了基于YonBuilder 平台的销售管理系统。

本系统基于YonBuilder 平台构建了一个较为满足上述需求的销售管理系统，也使得整个ERP 系统内的销售流程更加快捷流畅。本论文所做的工作是将理论与实际相结合，有针对性地进行了销售管理系统的设计和开发，对如何提高销售管理系统的效率，降低成本，使其能满足企业对产品信息的及时更新具有重要意义。

本系统实现的基本功能包括销售合同签订维护、销售订单维护管理、销售出库、开具销售发票、单据状态显示以及分析报表的展示。

目前，虽然系统中还有一些的不足，如需要同ERP系统中的其他部分配合使用，系统的个别界面操作不是很方便等问题。但这些问题都将在后续不断完善中得到解决。并最终期待结合电子商务理念、先进管理思想开发出一款新型、实用的，具有易操作、易维护等特点的信息管理系统，为企业提供一种更高效、便捷的现代化管理模式。