基于财务共享服务的高校财务系统优化研究

施巧霖 闽江师范高等专科学校

引言

在高校中，财务共享服务是指将不同院系、学院、部门之间的财务资源整合起来，建立起一套高效、科学、规范的财务管理体系，从而提升财务管理水平，推动高校的可持续发展。在“双高”建设背景下，高校需面对更多的财务压力，财务共享服务被视为一种有效的解决方案，可以为高校提供更好的财务支持，提高财务管理效率，加强财务监管和风险控制能力。本文基于财务共享服务的高校财务系统优化研究，希望为高校财务管理部门提供有效参考，促进高校财务管理工作更加高效、精准和科学。

一、财务共享服务下高校财务系统优化的必要性

（一）大智移云技术的推动

大数据、智能化、移动互联网和云计算的综合运用，使得基础性的财务工作基本上实现自动化，比如，电子票据自动验真，凭证自动记账、对账、审核，单据流程自动化，财务单据采集自动化等。高校财务共享转型是财务由信息化向智能化转型的重要阶段，通过人工智能挖掘数据、分布式计算等新技术，帮助高校实现财务管理、财务分析、财务决策等全面的财务业务智能化，实现财务信息的数字化转型。通过高校财务共享系统建设，激发学校发展潜力，促使财务跳出原来的思维定式和路径依赖，以新的视角审视各项财务工作，根本目的是推动财务工作效率、工作治理、工作能力再提升。

（二）新的高校会计制度要求

我国高校自2019 年1 月1 日起，开始全面施行新的《政府会计制度》。《政府会计制度》的全面实施，会计和财务管理的职能和管理理念都有了新的变化，会计核算和财务管理工作发生了较大的业务延伸和职能角色转变。高等教育经费投入的多元化、财务信息透明化、预算管理全面化，促使高校财务管理模式需要做出转型。这些因素都推动和加快了财务信息化建设的步伐，数据共享及会计核算精细化成为高校财务管理的发展方向和需要。

（三）教育改革发展的要求

教育“十四五”总体思路和发展目标明确指出，要求数字校园建设覆盖学校的方方面面，提高信息技术应用能力和师生的数据思维，建成“互联网+教育”大平台。同时，新一轮的科技革命和产业变革推动教育改革，重塑发展格局，要求学校全面提升内涵建设，全面谋划、统筹资源，全面优化治理体系、完善治理结构，发挥多元主体合力。高校财务数字化转型应该通过高校业务的转型来实现，高校财务必须认识到数字化转型的价值，建设完善的财务共享系统，利用信息技术提升教育管理数字化、网络化、智能化水平，加大资源整合力度，畅通资源共享。

二、目前高校财务系统建设存在的问题

（一）财务信息化建设缺乏顶层设计

部分高校的财务系统顶层设计优化程度不足，导致财务信息化建设随意性、盲目性较强，财务管理信息系统缺少高校自身特色，建设过程中容易跟风其他单位。财务管理信息化建设缺少统一的规划和设计，则无法保证财务管理平台的统一性、开放性、共享性、综合性，财务管理信息系统的功能不全、覆盖范围有限，无法发挥财务管理信息化的最大效力。

（二）部门间缺乏协同性

多数高校内部缺少专门负责财务管理信息化建设的部门，同时在财务管理信息化建设过程中，各个部门之间缺少统一的业务流程规范指引，部门职责独立，学校各业务系统相互独立。各部门协同性不足导致财务管理信息化建设难度大，信息化建设团队面临“孤掌难鸣”的难题。

（三）各系统数据标准不统一

数据标准不一致将直接限制信息共享效率的提升。高校内部组织结构复杂，业务系统多样，不同部门所使用的系统不相同，而且各系统之间的数据规范标准也各不同，从而导致部门之间信息共享不到位、信息不对称问题。数据交互难问题成为困扰高校财务管理信息化建设，甚至是建设智慧校园的阻碍。

（四）内控体系和信息化建设不匹配

高校的财务管理模式紧跟时代变化而改革，大部分高校已然实现财务信息化，也面临较多系统风险、信息安全风险等问题。但是高校对内部控制体系并未根据新出现的风险做出调整，少数内部控制措施和制度与财务管理信息化的要求无法完全匹配，导致高校的财务管理信息化建设处于高风险状态。

三、基于财务共享服务的高校财务系统设计

（一）系统设计原则

高校财务共享服务平台构建强调客户服务，设计需以客户为中心，实现各部门数据连接，符合共享与协同化。要想搭建符合以上要求的信息平台，就要颠覆以往非智能化的信息系统，设计核心由业务管理向客户服务转变。

（二）财务共享服务平台系统架构

高校财务共享服务平台的构建首先要研究信息系统架构，信息系统架构主要是由数据采集、数据加工、数据库为一体组成的应用架构。高校财务共享服务系统主要是利用信息技术与管理思想以业务流程为核心，重新构建组织结构，优化业务流程为目的，通过一定的技术手段对内将不同部门的数据进行整合，使各部门业务通过标准、统一化的管理实现数据共享与实时更新，对外通过搭建平台接口，实现内外部数据交流的自动化。总体来说，高校财务共享服务平台的核心业务模块包括服务平台、业务平台、数据交互平台三大平台，用户层、接口层、智能层、技术层四大层次，通过优化流程，让教职工及学生利用计算机、手机等平台进行缴费与报销处理，减少现场办公，降低失误率，既提高了工作效率，又节约了成本，强化了学校内部控制。

一是服务平台，其是面向用户的前台客户端，实现收费及报销的服务端口，利用计算机与手机等技术手段，为广大教职工、学生可以足不出户的通过登录该平台进行在线报销、在线缴费与在线查询与追踪信息等。二是业务平台，其是面向财务人员的管理端，主要包含预算管理、会计核算、收费管理、档案存档管理等模块。预算控制模块主要是围绕预算编制、执行、评价实现项目预算绩效一体化模块。在线报销主要是电子凭证网上报账，通过网上上传报销图片及电子发票，填报审批表后将报销凭证投放到指定地点即可。收费管理模块主要是打通与财政非税票据交互通道，应收、开票、对账全程自动化处理。服务端与手机微信财务公众号关联，实现学生微信缴纳学杂费，无需现场缴费。三是数据交互平台，其是指共享服务中心与校内各部门系统的接口对接，与科研、教务、人事、办公、学生管理等系统对接。通过数据优化处理，实现数据实时更新。四是用户层，其是指共享平台的使用者，包括学校的教职工、学生及财务工作人员。五是接口层与教育、财税审等部门实现互联互通，一方面，与校外平台实现无缝对接，及时获得相关的财税政策及相关制度的更新，从而加强本部门对经费的有效监督；另一方面，提高内部数据的透明度与实效性。六是智能层，其主要是采集与整理交互平台基础数据，确保为业务平台中的网上报销、预算申报、收费管理等系统提供的数据安全、准确、可靠。七是技术层以“智慧云”方式开展财务共享建设工作，积极保障集中部署工作，实现信息管理从“本地”向“云端”转变，促进系统的高效运行。

（三）核心业务优化设计

财务共享服务一体化系统是基于校园网或移动终端实现的网络化报销全流程管理，可实现高校财务报销与审批的无纸化流程，真正实现“信息跑腿、人不跑腿”。系统可推进“无接触式报账”的落地，报销和审批可以在网络情况下随时进行，报销全程不用见面，每个重要流转节点均有短信提醒，通过智能设备收单、退单，避免面对面接触，齐心守护健康，推进财务报销提速增效。

一是网上报销系统。财务报销是财务最基础也是需要人工手工录入最多的工作。传统的财务核算主要集中在凭证的审核与录入，对于资金量较大的高校，财务工作人员报销压力逐年增加。因此，财务共享平台中整个流程再造的重点是财务报销业务流程的再造。共享平台的网络报销体系主要注重于效率，融合报销单据投递与票据影像功能，将审核功能作为侧重点，审批网络化，自动生成记账凭证。将财务人员从重复的记账凭证编制的工作转换成对原始单据的审核，提升工作效率。网上报销平台是构成财务共享服务系统重要的组成之一，分为电脑端与移动手机端。主要是为报销人提供日常单据的报销、会计人员审核票据。报销人在网上填制报销单、上传附件文档、提交网上审批流程，网上签批后打印报销单，为后续智能化提供依据。二是网上审签系统。各级经费负责人在电脑端（或通过手机移动端）逐级进行在线审批，电子印章、电子签名、电子合同、电子存证，告别纸张办公，让整个审签过程完全电子化。三是凭证影像化系统。影像平台主要是会计人员通过扫描单据，存储报销人上传的图片，供审批人、会计预览查账的系统。其主要功能包括：打通与税务系统的配置，查验纸质发票真伪；通过凭证直接查找影像化单据。四是智能收单系统。报销人持单据到财务处或指定地点通过“自助”投递设备进行投单、打印凭条。其主要提供投递单自动签收、智能核对、审核、票据分拣、按类别归档等服务。

四、基于财务共享服务的高校财务系统优化对策

（一）完善财务共享中心沟通机制

在建立共享平台的基础上，高校可以通过加强信息共享来促进财务共享服务的实现。信息共享是财务共享服务的关键环节，通过信息共享，高校可以共享财务数据、账户信息、经费使用情况等相关财务信息，实现对财务情况的全面了解和更好管理。这样能帮助高校财务部门更好地了解各个单位的财务情况，及时发现和解决财务问题，有助于提高工作效率和质量，实现财务资源的合理利用。高校可以通过以下方式加强信息共享：一是建立信息共享平台。高校可以建立一个信息共享平台，用于收集和整理各个单位的财务数据，包括预算、会计凭证、账户余额等。该平台可以提供一些数据分析和报表输出的功能，便于各个单位进行数据分析和决策。二是设立信息共享机制。高校可以制定信息共享机制，例如定期召开财务工作会议，将各个单位的财务信息进行分享和交流，在会议中也可以讨论财务工作中的疑难问题，增进各个单位之间的合作与理解。三是制定信息共享标准。为保证信息共享的质量和有效性，高校需要制定信息共享的标准，包括数据格式、数据内容、数据更新等方面的标准。这样可以确保各个单位提交的数据符合要求，方便数据的整合和分析。

（二）注重网络安全建设工作

在网络安全建设工作中，其内部相关人员应充分加大网络信息安全风险的防范力度，为我国高校信息的安全性和完整性提供保障。首先，对数据信息敏感程度与数据信息是否重要进行研究和分析，对高校的财务安全等级进行划分，并完成各个安全等级认定标准的制定，对保护措施、责任归属等内容进行确定，并充分做好追责工作。其次，应做好高校财务用户使用规定和变更流程工作，对各种账号进行筛查，特别关注是否存在着非授权或未根据相关规定而使用的账号，以筛查的方式来防止交叉使用同一个账号的情况。最后，在网络信息化安全建设过程中，高校可以充分利用防火墙或杀毒软件的优势和功能对高校的内部业务运营数据做好动态监测工作，同时还可以对资金流转数据和客户信息加以监控。

（三）强化信息技术建设

在当今时代的背景下，我国的网络信息技术正在高速发展，并被广泛应用于各个单位，尤其是在现阶段的高校财务管理工作中，发挥着极其关键的作用。若是要想弥补当前高校财务管理工作中的不足之处，实现财务管理工作的转型，那么就要充分发挥高校的主观能动性，利用最新的信息技术，实现高校财务信息系统平台的建设和构建。高校应充分结合财务共享中心管理模式的实际优势，提升自身的信息技术操作水平，避免资源信息闭塞问题的出现。第一，明确共享平台的定位和服务内容。共享平台应该服务于高校财务管理和服务，包括财务共享数据和信息、财务培训等。平台应该根据不同高校的需求，提供个性化的服务，使平台更加贴近高校的实际需求。第二，在充分确保高校财务管理模式转型的基础上，高校应注重云计算技术的充分应用，不断完善技术支持，通过灵活、优质的方式进行财务数据信息的获取，使得财务数据信息的分析能力得到提升，助力数据挖掘能力的提高，为高校财务信息数据准确性和真实性提升奠定良好的基础。第三，结合先进的云计算技术，将数据库系统应用其中。高校的财务信息共享平台往往要依靠一个有力的信息系统，高校应进一步加强互联网技术、大数据、云计算等先进信息技术的使用，将其能够充分地融合到高校财政的相关流程业务中，提高各个部门之间的联系，在合作过程中提高财务核算、费用预算管理能力。

结语

共享服务模式经历了多年发展，在理论、实践上均取得了巨大成果，以物联网、区块链、AI、云计算、大数据、5G 为代表的科技均对财务理论和实践产生了巨大影响，财务共享服务中心的应用范围也更广。财务共享服务中心在高校财务管理中的应用，让财务数据的分析变得更加精准，在实施过程中，可能会出现一系列难题，高校应规划符合自身特色的财务共享平台，从沟通机制、网络安全、信息技术等多方面创新，发挥出政策性导向作用，让高校的财务管理工作能够走向高质量发展道路。