高校人事档案管理引入条形码技术初探

劳　力

〔摘要〕在高校人事档案管理中引入条形码技术，使条码技术与档案管理系统相结合，在档号的编制和使用、档案借阅、盘库、归档、统计等环节以自动化控制替代手工操作，提高工作效率，提升管理水平，推进人事档案的现代化建设。

〔关键词〕高等学校；人事档案；管理信息系统；条形码

〔中图分类号〕 C93〔文献标识码〕 A〔文章编号〕1008-2689（2008）02-0026-03

人事档案工作是高校管理工作的重要组成部分。目前许多高校己将教职工档案和学生档案一并归入人事档案的管理范围，其工作量之大可想而知。每年接收、转递的档案数量均在数千卷以上，归档材料更是数以万计。而在我们的考察中发现，多数院校的人事档案管理还是以单机管理与手工管理相结合的模式为主，条形码技术基本上还没有引入档案管理系统。这不能不说是一种缺憾。

条形码是一项先进的信息传递和计算机输入技术，其主要功能是将需要向计算机输入的信息用条码这种特殊的符号加以表示，经特定的扫描装置和译码装置（阅读器）解读后，将条码所表示的信息转变为计算机可以自动识读的数据。条形码技术具有可靠准确、快速高效、经济廉价等优点，而且使用灵活，既可以单独使用，也容易和各种相关设备及控制系统对接[1]。条形码技术已经是一项非常成熟的技术，一维条码在国际上早已普遍使用，二维条码在上个世纪90年代也开始有了国际标准。我国目前在邮政、商业、公安、医学等领域已广泛使用了条形码。有人说“条码的使用实现了物流与信息流的完美结合”[2]。档案管理尤其是人事档案管理，在一定意义上也体现了对物流与信息流的管理。人事档案案卷实体具有“档随人走”的流动性，案卷内容具有不断补充更新的动态信息性，案卷的频繁和反复利用更体现了人事档案的活性资源特点。所以从档案实体管理的角度，是一种物流管理；从档案信息管理的角度，又是一种信息流的管理。如果能有效利用条码技术的自动识别、快速传输、标识的唯一性等特点，使之与人事档案管理系统的开发相结合，人事档案的信息化管理必然出现新的发展格局。

我们在实践中感到，条形码技术几乎可以应用到人事档案管理的各个主要环节，如接收、转递、借阅、盘库、统计以及材料的归档登记。

一、利用条形码编制档号

人事档案管理的第一个环节是档案接收，最后一个环节是档案转递，无论接收和转递都要登记（著录）档号。档号是每份案卷的唯一标识，档号的编制技术和使用效率，直接关系到档案流通环节的管理水平。目前，人事档案管理没有统一的档号编制方案，各单位接收档案后，根据实际情况编制档号，有的按装具编号，有的按姓名编号，或手工书写，或人工录入再打印粘贴。档号信息的编制、采集、使用基本上是手工处理。这种编号现状不仅工作量大、信息更新不及时，也给校园电子化管理系统带来许多问题。而采用条码技术则为编制和使用档号带来许多改革。首先提升了档号的通用性。采用条形码编制档号可以采用人员身份证号作为条码的基本值，身份证号加姓名作为档号，体现了档号的唯一性，避免了重名等问题，这种档号具有较强的通用性。在高校电子化管理系统中，身份证号一般被用做身份识别标识，在图书、保卫、后勤等系统己普遍使用。档号采用身份证号，有利于人事档案管理系统融入校园电子化管理系统，实现数据共享，促进档案的信息化管理。同时采用条码档号有利于提高管理水平。条码档号具有自动识别，采集准确，传输快捷的优势。档号通过打印粘贴，统一、美观，使用时工作人员只需通过激光扫描条码，便可以快速、准确的采集档号信息，并在系统中实现自动著录，只要有档案实体出入库房，管理系统中就有相应的条码与案卷信息的关联。保证了数据的实时更新，便于管理上及时掌握库房档案流动情况。

二、利用条码档号登记借阅

高校档案利用工作是通过档案信息的提供和传播服务，最大限度地满足学校和社会各界的需求，是人事档案管理的重中之重，是使档案从静态资源转变为动态信息的重要手段。

一般高校的人事档案数量均在万卷或数万卷以上（职工档案和学生档案加在一起）。档案利用率每年几千卷次。目前，在发生档案利用时，传统管理模式是手工办理借还登记。实现了计算机系统管理的单位，也要手工录入借阅信息。有统计显示，键盘输入与手工登记相比，借阅档案平均每份省时8.4秒，虽有明显提高，但操作步骤没有减少，并且存在一定的误差率。所以有人指出微机管理系统在档案借阅环节上，仅仅是模拟了手工借还的工作方式和过程，没有大的突破和质的飞跃[3]。在现有的管理方式下，利用工作常常是忙于上下架档案和利用信息的登记及过往信息的查找，利用工作很难向纵深发展。而利用条码技术则为这一环节带来了突破性进展。由于条码档号实际上是一种个人信息代码，当它与人事档案管理系统挂接后，便可以与个人信息系统、借阅系统等发生关联。在发生档案借还时，只要用条码阅读器对档号实施扫描，便可在管理系统中自动登录借还情况。对于外借的档案，也可以通过扫描，打印借阅清单，标出档号、借期、还期、借阅者姓名、单位等。有单位做过测试，利用条码扫描技术，借还一份档案的登记时间平均是1-2秒，输入速度和质量都有了质的变化[4]。通过在利用环节引入条码技术，档案借阅、归还变得高效、简便，节省了人力和时间，减少了利用中的误差。由于系统数据得以实时更新，档案利用信息收集及时、积累完整、调阅便捷，既方便了解当前利用信息，也便于查询、跟踪、分析和统计过往利用记录，有利于深化信息的开发利用。目前不少高校已实现了一卡通式管理，卡上条码储存个人信息，这个系统如果与人事档案管理系统实现对接，刷卡办理借阅，则借阅登录会更加完整、迅速。

三、利用条码档号实施盘库和统计

由于人事档案的流动性特点，每年都有因人员调动、退休、身故和因招生、毕业、退学、考研等情况造成大量档案变动。这使得人事档案的盘库工作显得尤为重要，也较为复杂。人工清点是大家都熟悉的传统的盘库方式，异常费时费力，加上手工记录的数据有时不准确、不及时，盘库时往往因为一份档案的下落而使人寝食难安。即使是实现了系统管理的单位，手工盘库的难题并没有得到解决。只有实现了条码档号管理，盘库工作才真正从手工操作转为自动化管理。

在条码档号管理下，工作人员盘库时，只需对条码进行扫描，形成采集数据库，由于条码的“误码率小于百万分之一，首读率可达98%”[5]，数据可靠性极强，采集数据与管理系统中的档案数据相核对，在发生采集的案卷实体信息与库中数据信息不一致时，通过信息检索，很快便能查找到档案的正确归属。所以利用条码档号盘库，一可以迅速准确对库，了解档案的馆藏数量和馆藏位置；二可以对档案流通利用信息进行查询核对；三可以快速发现和纠正乱错架情况。盘库工作从手工清点过渡到电子盘库，省时省力，大大提高了库房管理效率和水平，管理系统的信息得到准确更新和有效维护。

四、编制材料条码

人事档案与其它类型档案的一个显著不同在于，案卷形成后不是一成不变的，而是不断充实新材料，形成新的卷内目录。特别是中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字[2006]5号）文件下达后，对归档材料的种类和归档时间做了明确、严格的规定，这就对人事档案规范化管理提出了更高的要求。在实行传统管理的单位，归档材料的登记和目录的更新完全手工操作，工作量可谓浩大；在实行了计算机系统管理的单位，归档数据的补充更新一般有两种方式，一是完全由档案部门手工录入，一是由归档单位在归档纸质文件的同时提供电子目录。第一种方式并没有减轻档案部门的工作量；而归档单位提供的电子数据与纸质文件是否完全相符，只有经过档案管理人员的手工核对才能清楚。由于考核、工资、履历表等材料几乎每人一份，每年归档数量动辄成千上万，档案部门很难做到实际清点。电子数据转入档案管理系统的主要目的是实现文件自动著录、分类和自动形成个人卷内目录，如果电子数据与纸质文件不完全相符，由此形成的数据也就不准确。材料条码的使用则有效解决了这些问题。

材料条码适用于大批量归档材料。其内容应设计相对复杂，一般应包含两部分信息即个人信息（档号）和材料信息（材料名称、归档时间等），最好由档案部门确定编制方案，由归档部门打印在归档文件上。档案部门接收归档材料后，通过扫描材料条码，将归档材料信息全部自动传入档案管理系统，其所包含的材料信息和个人信息在与相应的数据库对接后，自动对材料进行分类著录和生成个人卷内目录[6]。由此，材料条码解决了归档材料清点、登记、著录的问题，也解决了个人目录生成问题，大大简化了工作程序，减轻了工作强度，减少了误差，便

于查询归档数据和统计归档量，可谓一举多得。

五、利用条码深化开发利用

人事档案的动态性管理特点，使档案统计成为管理工作的重点和难点。条码技术的使用，为统计工作开创了新的局面。统计的基础是数据。实行条码管理后，信息的采集变得快捷、准确、完整，信息的积累得到了空前的保证，这就为统计提供了丰富的材料；统计应该是科学的。使用条码管理后，各种档案信息转化为电子数据，为档案管理建立了更为高效、完善的检索系统，使多角度、多层次、多种形式的检索成为可能，统计变得更加立体化和系统化。统计是为了使用，统计资料的翔实和科学，必然使档案信息服务更为全面、及时、有效。从组织人事的角度，各种人事统计信息，如人员组成结构（年龄、性别、职务、职称、学历、工资），人员变动因素（调动、辞职、退休、身故）等，成为队伍建设、人才测评，制度建立和体制改革的科学参考和依据。从档案管理角度，首先是档案利用动态、馆藏数量、结构等统计信息，为档案馆准确把握和分析用户需求，全面了解馆藏档案的内容与价值，深入、及时地开发档案资源，拓展利用空间，提升服务水平创造了前所未有的条件。同时，随着各项工作量的统计更为准确、翔实，为上级管理部门把握档案工作的整体情况，进一步实现科学化管理，提供了依据。

六、使用条码技术需要注意的问题

（一）条码技术应用于档案管理，必须与档案管理系统的开发相结合。孤立使用条码技术只是一种短期行为，不可能为档案信息化管理带来质的突破。在高校，融合了条码技术的人事档案管理系统势必成为校园电子化管理系统的一部分，其系统的开发要有较强的适应性和扩展性。为此，人事档案工作必须放在全校管理体系中加以考虑，如人事档案的信息辐射性和安全性。特别是条码档号的编制，要具有唯一性和通用性的特点，便于人事档案管理系统与校园电子管理系统对接，为信息共享搭建平台[7]。

（二）建议人事档案管理系统使用二维条码技术。二维条码具有“信息容量大、密度高、安全保密、防伪性能强，能够对……一切可数字化的信息经编码后形成便携式数据文件”[8]。所以二维条码的信息可随“产品”移动，不需另备资料库便可直接使用。同时条码抗损性能强，条码信息经传真和影印后仍可使用[9]。这些特性较好地适应了人事档案安全保密性强和利用频率高的需要。

〔参考文献〕

［１］胡清让. 条杩技术在档案管理中的应用研究[J]. 开封大学学报, 2007(6).

［２］麦沛贞．用条码技术辅助工程电子文件管理[J]. 北京档案, 2004(1).

［３］尹清轶, 吴雁平. 条码技术在档案管理中的应用与展望[J]. 三台世界, 2005(7).

［４］陈勇, 夏洪. 条形码技术在档案管理中的应用[J]. 档案与建设, 2001(3).

［５］王唯玮. 图书流通管理系统中的失误对策[J]. 四川图书馆学报, 2005(4).

［６］陈国英. 条形码识别技术在人事档案工作中的应用前景[J]. 上海档案, 2001(3).

［７］邱佩芳. 高校电子校务环境中的档案管理. 中国索引[J], 2006(4).

［８］刘明业. 二维条码技术的发展状况. 电子展望与决策[J]. 2000(3).

［９］逸鹏. 条形码技术的新发展——二维条码(上)[J]. 标准与质量, 2000(4).

（责任编辑：郭德侠）

A Tentative Exploration of Applying Bar Code Technology to

University Human Resources Files Management

LAO Li

（Archives University of Science and Technology Beijing, Beijing 100083,China）

Abstract: Applying bar code technology to university human resources files management integrates bar code technology with files management system. Manual control is replaced by automatic control in stages of editing and using file number, and file borrowing, storage and statistics. In this way, working efficiency and management level are highly improved, and the modernization of human resources files construction is promoted.

Key words: institutions of higher education; human resources files; management information system; barcode