用科学发展观指导企业档案的规范化管理

陈瑞兰

[摘要]在充分肯定企业档案规范化管理重要意义的基础上,通过对企业档案管理工作的现状分析,探讨了如何用科学发展观指导企业档案的规范化管理,强调坚持依法治档是做好档案管理工作的基础,推行档案管理规范化、标准化是提高档案质量和管理效率的根本途径。

[关键词]科学发展观 企业档案 规范化 管理

档案管理工作,始终贯穿于一个企业的发展,科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平。做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献,因此,档案工作科学规范化管理是时代要求,必须坚持用科学发展观指导企业档案的规范化管理。

一、做好企业档案规范化管理的重要意义

企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,为对企业的科学分析、扬长避短、制定发展方向的提供好教材。做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要,是企业管理工作中重要的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护企业发展历史的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各界准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此,企业档案的规范化管理对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

二、现阶段企业档案管理工作的现状与思考

随着计算机技术的迅猛发展,企业档案管理工作的重要性日益被淡化,很多人对档案管理的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理没有给予高度重视,对档案工作缺乏高度的责任感、良好的职业道德、精细的工作态度,又没有积累扎实的理论知识、科技知识,而企业领导也不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,关心、重视不足,因而企业档案管理存在不到位现象,导致企业档案在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化趋势,这种现象必须引起我们高度重视。

三、如何用科学发展观指导企业档案的规范化管理

随着计算机在档案管理领域的应用,档案管理效率空前提高,但档案安全与利用效率仍是决定企业档案科学管理的主要因素,而要提高企业的档案安全与利用效率关键要抓好依法治档和规范管理两个方面的内容。

(一)坚持依法治档是企业档案科学规范管理的基础

法制化是做好企业档案管理工作的基础,要做好企业档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现企业档案管理制度化。

1.要搞好建章立制工作

档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科技知识以及管理操作能力等方面都提出了更严格的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路,只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,《中华人民共和国档案法》颁布20多年来,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求因此企业各部门都要在《中华人民共和国档案法》基础上,建立健全档案管理规章制度,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

2.要实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术的进一步发展,对如何做好企业档案管理工作提出了新的挑战。只有实现档案管理同现代技术的有机结合,企业档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作,要求档案管理人员既要具备较强的服务意识,又要掌握现代化管理技能。档案的整理工作繁琐、重复劳动多、劳动强度大,而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在高科技迅猛发展的今天,档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化,在输入检索词时再点查找范围,检索得出的文件就是与事件密切相关的,既准确又不浪费时间,只有这样,丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而,计算机网络系统的安全系数是现代科技的一大弊端,为了保证安全,就必须制定严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系,按照信息安全、人员职责、设备管理等因素,对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分,在工作模式和软件功能上做周密设计,同时结合电子签章、口令管理、指纹识别等新技术,提高身份认定的精度,其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理,设置自动启动的电子文件操作日志,以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

(二)推行档案管理规范化、标准化是提高档案质量和管理效率的根本途径

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,企业档案管理要从强化系统思维意识入手,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好企业档案管理工作规范化、标准化的基础工作。

1.公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来,公文制发不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,企业档案在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定,排版形式为横写横排,左侧装订;二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等;三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用;四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现企业档案管理工作规范化、标准化的根本目标就是要实现企业档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求企业档案管理在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档;而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

3.提高案卷质量是推进企业档案管理工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进企业档案管理工作规范化、标准化的工作进程中,必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于企业档案规范化管理。

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