浅谈施工阶段档案资料的管理

张智鸿

摘要：资料档案管理在管理学上属于基础管理工作范畴，监理资料档案管理工作是建设工程“三控、两管、一协调”中“信息管理”的重要内容，是监理人员必须进行的工作。本文将对施工阶段监理档案资料的管理进行探讨，以抛砖引玉，引起共鸣。

关键词：施工阶段监理档案资料管理

0引言

工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映：工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。因此，加强对施工阶段监理档案资料的管理非常重要。

1监理资料档案管理工作的目的和意义

1.1监理资料档案是开展监理工作的依据监理资料和信息资源是进行建设工程进度、质量、成本、安全等目标控制的客观依据，它含有项目工程涉及的国家政策法规、工程合同法律文件、设计勘察文件、监理工作指导文件、施工单位管理体系文件、工程监理记录、监理业务工作记录、往来文件等，这些都是我们开展监理工作必须使用的依据。此外，有关监理资料表格也已标准化和系统性，也可作为开展监理工作的指引依据，指导我们需要开展哪些监理工作，填写哪些资料档案。

1.2监理资料档案是监理基础工作和成果的详实记录和追溯监理资料档案详实记录了工程建设过程中监理人员所进行的监理工作内容，体现了监理人员的工作成果，也是监理在工作中可查询的文字依据，具有可追溯性。监理工作强调“以事实为依据，用数据来说话，以规范为准绳”。

1.3监理资料档案是工程施工过程的真实记录监理资料档案的内容涉及工程建设的全方位，全面反映了工程的进展情况，也包括对施工资料的监理，是施工过程每一工序、分项、分部工程的实体质量的真实记录文件，是工程评估验收的依据，也是工程在交付试验后运行、维修、保养、改扩建的依据。

1.4监理资料档案是明确工程参建各方责任的重要证据监理资料档案比较完整、详细、具体，是追溯工程建设过程的主要证据，更由于监理站在公正的第三方，比较客观，因此在工程建设过程中乃至工程交付之后，如果出现的某些问题，可以通过查询监理资料找出有关依据，明确各方责任，解决存在问题。在法庭上，监理资料是除约定外可取信的重要资料。

1.5对监理资料档案进行科学管理，可以极大提高监理工作效率，同时，监理资料档案也是检查监理工作质量的重要依据。

1.6做好监理资料档案管理工作，是国家和地方政府有关行政主管部门的明确要求，为建设工程档案的归档提供可靠保证。

2监理资料档案管理工作的内容

2.1对资料的采集、处理、归档工作：

2.1.1项目监理部应对资料信息目录规定的项目进行采集，资料信息来源主要有：建设方、施工方、设计方、勘察方、政府部门、监理公司(含项目监理部)，监理人员应认真区别，并针对性地采集，以提高采集信息资料效率。对于收集的信息资料应及时进行处理(如需要现场验收，检查，记录，收发文，无效信息的甄别，规定入档资料的整理归档等工作)。

2.1.2资料的归档工作具体统一规定如下：①每月资料必须归档，归档定于地区监理部检查之后：未归档的文件应分类放临时文件夹，每类临时文件应手写目录作封面；临时文件中对于未闭合的资料应分开放置，如到月检后仍未闭合归档的，则应留副本在档案外交专人跟踪，以提高管理效率。②资料的收发、归档均应编码，收发文均应列表。

a发出资料时资料应加注发文编码，编码的统一形式如下

X监()——｜｜｜｜｜［］｜｜｜

城市简称一项目简称2～4个字年度顺序

例：X监(X)一广州骏景[2007]020：表示广州市骏景项目2007年发的第20号文。

发文登记表应有序号、日期、文件名、收文人签名、文件来源、发文编号的记录。

b归档时应严格甄别，按公司资料目录归档，并标注档案编码，归档编码的统一形式如下：

X监()——｜｜｜｜——｜｜｜｜()｜｜——｜｜——｜｜

城市简称—项目简称—单位工程名称类栋号一分项一子项

例：×监(穗)一骏景一西苑(A)2—(2)—1：表示广州市骏景项目，西苑单位工程，合同文件(A类)，2栋，建设工程施工合同中的序号1文件。

档案登记表：应有序号，日期，文件名，归档编码，文件来源(来文有编号的要标注上)，归档人。

原则上，每类资料档案均应有登记表，每件文件必须有且只有唯一档案编码，码号连续，归档文件需按编码规类存放。

c收入资料时资料应加注收文编码，编码由项目自行统一形式(如△序号，或◇序号，或△序号…)，收文登记表应有序号、日期、文件名、收文人签名、文件来源(来文有编号的要标注上)的记录。

d为使资料编码标准规范，公司为项目部刻制编码章，规定发文编码在资料的左上角(三色)，归档编码在右上角(红色)，收文编码在左下角(手写)。

2.2资料采集的内容采集的资料主要是工程合同法律文件，设计勘察文件，监理工作指导文件，施工单位管理体系文件，工程监理记录，监理业务工作记录，来往文件等。

3监理资料档案管理工作的特点

3.1来源广：有建设方、施工方、设计方、勘察方、政府部门、监理公司(含项目监理部)等。

3.2资料动态量增，系统完整，首尾闭合：随着工程的推进，资料数量递增，关联资料应是形成完整的系统，资料应是闭合的(即问题有提出，有处理结果)。

3.3兼职管理：由于项目监理工作量及项目成本制约，使项目资料的管理只能是工程监理人员兼任，资料管理难以是专人管理，故项目全体监理人员均要了解、参与这项工作，这同时也便于提高全体监理人员监理工作时文件的使用效率，因此，我司的监理人员都要掌握资料管理知识。

4监理资料档案管理工作的标准

4.1标准化原则尽可能做到表格化和标准化，对此，国家和地方规范以及公司制度对有关记录表格均已有具体详细的规定和格式。

4.2及时，真实，准确，完整及时性即是要求监理资料必须按照工程进度及时填写和整理，确保资料是对工程质量情况的真实反映，要杜绝拖沓滞后，甚至工程结束后才补做资料的现象和应付突击式的心理：真实性和准确性即要求实事求是，客观准确，如实反映工程实际情况，填写规范，字迹清楚，数据准确，要杜绝闭门造车；完整性也即全面性，要系统地、全面地填写、收集和整理各种监理资料，不漏项，内容和签字完整、齐全，闭合的(即问题有提出，有处理结果)。

5监理资料档案工作应注意的问题

5.1归档的文件应为原件，内容必须真实、准确，与工程实际相符合。特别是有关工程三控及合同的重要资料，必须要求有关方提供原件。

5.2归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、兰黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，且字迹清楚、图表整洁，签字盖章手续齐全。

5.3卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别纽卷。

5.4专业监理工程师应根据要求认真审核资料，不得对资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁，不接收经涂改的报验资料。

5.5报验资料中的报表必须按规定填写，每个报表的附件必须齐全并按相关规定排序。

5.6工程所用材料出厂合格证如无原件，有抄件或原件复印件亦可，但抄件或原件复印件上应注明原件存放单位，抄件人和抄件、复印件单位签名并盖公章。

5.7对最能反映实际监理工作过程的监理日志，记录时必须做到真实、准确、全面，以备日后查阅。