浅谈如何做好人防工程档案的管理工作

江欣桥 郭世界

摘要:人防工程档案,不仅是人民防空、平时规划、建设、管理的重要依据,也是战时布署防空袭,组织人员掩蔽、物资储存的基本依据。文章从收集情况、开发利用入手,提出了科学管理的新思路。

关键词:人防工程档案;管理

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)24-0079-01

随着城市建设的迅速发展,人防工程的数量急剧增长,如何做好人防工程档案管理的工作,是摆在我们面前亟待解决的一个重要问题。

1人防工程主要措施

{1}提高管理意识。人防工程,战时是实施人民防空的物质基础,承担着掩护人员、储备物资,保护人民生命和财产安全的重要任务;平时开发利用对于经济建设、群众生产生活提供有力的服务保障。管理和使用好人防工程档案,为领导决策提供科学依据,既可以使人防设施在战时以最佳方案投入使用,平时又能更好地服务社会。多年来,人防工程档案一直沿用传统管理办法,即“手写图描,装订成册,放箱入柜”。方法简单,手段单一,使用不便,时效性差。随着城市建设加速发展,新增人防工程和报废人防工程不断出现,城市地貌不断变化。人防工程档案不但使用频率高,而且变数增大。如不加强管理,就很难及时准确地统计出人防工程的地理位置、具体面积、工程结构及战术防护等级等。这不仅不利于平时对人防工程的使用,一旦爆发战争还会降低保障效能。因此,强化人防工程档案管理意识势在必行。

{2} 注重收集整理。搞好人防工程档案管理工作,首先是要做好收集、归档工作。要认真贯彻执行国家人防办、国家档案局《人民防空档案管理暂行规定》,并要结合本地区的实际,有针对性地对施工参与各方提出人防工程档案的归档范围和验收标准,强调人防工程档案不合格,工程不能验收。做到资料收集随工程建设一起进行,档案归档与工程验收同时完成。这样,人防工程档案收集、归档就能收到很好的效果。要做好人防工程档案的收集、归档工作,档案人员要主动与工程技术人员相配合。从工程开工到竣工,跟踪全过程。指导并监督施工单位做好资料收集整理工作,对工程施工过程中形成的文件材料要做到心中有数,遵循文件材料的自然形成规律,从开工报告等有关材料,到风、水、电、暖结构建筑等施工图纸,收集齐全完整,报上来的档案才能做到“分类清楚、组卷合理、分别存放”。

{3}加强开发利用。人防工程档案真实记录着城市的建设,是一种潜在的社会生产力,在经济建设和社会发展中起着重要的作用。积极开发人防工程档案的信息既是社会的需要,也是实现其价值有力体现。

人防工程档案开发利用应便捷且具有时效性,检索工具的编制是关键一环。检索工具是打开利用工作大门的一把钥匙,没有必要的检索工具,就没有提供利用的便捷手段,在档案资料越来越多、内容越来越广泛的情况下,必须结合实际按工程分类编目,为科学管理打下了良好的基础。

{4}现代化管理。运用科学管理手段、先进科学技术方法管理人防工程档案,以适应城市改造、人防建设和社会发展的需要,是档案管理发展的必然趋势。将计算机技术与档案标准化管理相结合,不仅能够提高工作效率、降低误差,还极大地节省了档案管理成本。加快档案管理现代化建设,是摆在我们面前的重要课题。

首先,要树立人防工程管理现代化的观念,提高认识,增强紧迫感。应用计算机技术对人防工程档案进行管理已成为提高办公自动化、加强工程管理的必然选择。其次,实行计算机管理,把人防工程档案系统管理。人防工程有关数据均可存在电脑里储存、查询、统计,打印,实现人防工程档案管理现代化。开始工作量很大,困难很多,但意义也很大,利用计算机把已经归档人防工程档案,按工程等级、使用面积、工程地址、工程结构和所在区域经纬度数、工程平面图等数据类型录入电脑,甚至有条件的话还需加入图像、视频、声音档案。档案的形式内容将得到极大的丰富,同时存储介质的改变还会有效地延长档案保存时间。查询时,只需操纵键盘鼠标,就可以迅速完成对相关资料的提取。如再与互联网技术相结合,在网络中进行档案的整理、存储和利用,将使得档案的管理人员彻底从手工方式中解放出来,降低管理成本,从而将给社会带来巨大经济效益。再次,要加速现代化管理设备开发利用工作,要从实际出发,有计划、有步骤地购置现代化设备,加速新设备的开发利用,挖掘现有设备潜力。

2结 语

加强管理,充分利用人防工程档案资源,使之更好服务于社会、服务于经济建设,战时又能发挥自身作用,保护城市人民生命财产安全,是一项十分有意义、有价值的工作。只要我们切实加强人防工程档案的收集、管理、开发和利用,抓好人防工程档案的管理现代化建设,人防工程档案一定会在人防建设中扮演越来越重要的角色。