发挥会计作用 加强医院物资管理

张祖豪

摘要随着医药卫生体制的改革,医院将进入新的一轮发展,在发展过程中,医院必将深化、精细各项管理工作,而作为其中之一的物资管理工作,如何充分利用各种物资资源,发挥资金效用,取得最大的社会效益与经济效益?会计部门又如何发挥主观能动作用,实现会计监督、核算的职能呢?本文对此作一分析。

关键词会计作用 物流管理

中图分类号:F230文献标识码:A

医院的物资管理工作,贯穿于物资的采购、供应、保管、分配、使用的各环节,要做好此项管理工作,必须采用先进的科学技术手段和方法,优化物资的计划采购到进货验收、保管、发放、使用的整个流程,贯彻投入产出原理,在效率、效益上改进管理工作。

一、当前医院的物资管理工作中普遍存在的问题

(一)物资供应无计划。

物资供应计划是指物资管理的各环节都是有计划的。有的医院物资供应盲目随意,物资订购申请无依据、采购无计划、分配无过程、供应无秩序、领用无核销。由于无计划而导致的后果是:物资供应满足不了临床业务科室的需要,或者造成物资积压。特别是对于大型高值的医疗设备采购,在事先没有经过科学的可行性研究、广泛的调研及成本效益预测的前提下,在没有对设备进行科学认证的情况下,随意采购、匆忙购买。

(二)物资消耗及储备定额管理。

1.医院物资消耗定额是指在一定的医疗技术、经济管理状况、组织形式下完成某项医疗活动任务,所合理消耗某种物资标准数量。物资消耗定额制定的先进合理与否是衡量经济管理水平的主要标志之一,它是编制物资供应计划、组织物资发放的重要基础。长期以来,医护人员已习惯于不重视成本核算,重供轻管,如果没有物资消耗定额指标的控制和监督,医疗业务部门在有意无意中不能节约使用物资,造成物资的严重浪费,从而增加病患者的医疗费用、增加医院的运行成本。

2.物资储备定额管理是为保证医院各项工作的顺利进行,而应达到的合理库存量。物资储备定额是编制物资供应计划、组织采购的主要依据之一。医院没有对物资储备进行定额管理或储备定额量没有经过科学分析与计算,就不能对库存物资进行动态管理,使库存物资不能经常保持在一定的水平上。

(三)仓库物资管理不规范,制度不健全,落实不到位。

医院仓库物资管理工作主要包括物资验收、保管、发放、清点工作,管理程序为接货——验收——办理入库——保管——发放、盘点等。仓库物资管理中容易出现岗位责任不明确、管理程序混乱、各环节管理脱节等,由此引起的结果是不能保护医院的财产物资安全完整;仓库物资管理资料不真实、不正确、不可靠。

(四)没有建立健全的物资明细账,会计核算不及时。

财务部门账面只反映材料物资的总值,没有记载明细资产的数量及其价值,当医院没有按制度设立明细账时,单位会计无法确定资产数量的多与少及价值的增与减,账面资产总值失去了对实物的控制。而由于各种原因,会计未及时对物资的增减变化进行财务处理,导致账物脱节,资产存量不清。

(五)物资管理的信息化程度低。

库存管理技术手段落后,仓库除了一本账簿记载着存货收、发、存数量外,物资的其它方面基本资料很不健全,不能进行精细化管理;在自动识别技术、监控技术、网络技术等方面的落后,使医院管理决策者对物资库存情况、使用情况、采购情况、付款情况等信息进行时实查询,并且不能使上述信息资源在部门与部门之间、部门与员工之间共享。

在医院物资管理普遍存在的上述缺陷中,会计部门通过发挥自身的会计职能作用,能够使物资管理工作得到改进、提高。因为,在整个医院物资管理的过程环节中,按照岗位职责的要求,只有会计部门是全程参与的,所以会计部门对医院物资管理工作起着重要的作用。

二、会计部门应做的管理措施

多年来,物资会计的工作只停留在记账、报账的层面,没有充分发挥物资会计的监督职能作用。因此,要强化医院物资会计的职能,必须由单纯记账、报账型,改进为经济管理型,实现由同期管理、被动管理向前瞻管理的转变。为此,会计部门应做好以下五个方面的工作:

(一)加强组织领导,完善物资管理制度,强化资产管理意识。

建立完善物资管理制度,规范物资的供应、保管、使用、调拨、报废、定期盘点制度,制定科学的物资消耗、储备定额。建立院、科两级责任制度与管理任务,明确有关责任人的职责范围,提高各级人员物资管理意识,并定期考核责任履行情况。

(二)按照物资管理程序的规律,优化物资管理流程。

以病患者、科室、医院的社会与经济效益出发,建立标准化的管理流程,规范运作,以降低运营成本。优化物资管理流程,及时进行会计核算,确保物资的安全与完整,避免物资管理部门、使用部门、财会部门在物资管理环节的脱节。

(三)物资会计发挥自身的能动作用,积极参与物资管理工作。

从物资供应计划的制订开始,到物资的购进、保管、使用,物资会计都能起到监督、核算的作用。在物资供应计划、定额制订进程中,物资会计因具备成本核算的专业理论知识,又有物资管理经验,通过深入物资使用科室,收集物资使用耗费信息,并加以综合分析,总结经验,能不断提高医院物资供应计划及定额的水平。在物资的采购、保管、验收、领用的环节中,应首先交给物资会计审核,在比较同类物资的价格、库存数量、使用科室的消耗等信息后,判断此项物资是否需要采购、采购成本是否最佳、是否超定额采购、是否造成库存积压,就可以从源头有效地堵塞漏洞,使物资会计起到监控作用。

(四)加强财务管理,健全财产物资的账务核算体系,建立物资的三级管理制度。

财务部门根据物资管理的内容和对象不同,要分别设置各种账簿及卡片。主要账簿有:(1)物资总分类账。(2)固定资产明细账。(3)各种材料物资明细账。(4)为对固定资产、低值易耗品等物资管理,在物资使用部门建立台账。

物资的三级管理制度是:

第一级为基础级,即:物资的使用科室,应建立健全科室物资账、卡,实行经济管理责任制,领用、保管有专人签字、负责,管理好科室的各种物资。

第二级为财务部门及物资管理的职能部门,如设备部、总务部等。财务部门为了对医院的财产物资进行总分类核算,财务部门应设置总分类账。财务部门应定期不定期与物资管理部门的明细账、仓库的卡片、使用科室的台账相互间进行核对、清查,如有不符,应查明原因,并由物资会计及时核查处理,保证物资的安全完整。

物资管理的职能部门应加强采购业务的管理,确定物资储备定额,提高供应水平,降低采购成本。为了加强物资的收发、储存管理,应设立各类物资的在库、在用明细分类账;仓库建立物资登记卡片,详细记录资产的收、发、存等记载事项。对库存物资的保管可采用ABC管理法,降低保管成本。

第三级为医院国有资产管理中心,它是医院资产管理的最高层。其组成人员为院领导成员、财务部负责人、审计部门负责人及经济管理专家组成。国有资产管理中心负责全院资产管理工作的领导,负责起草各种管理制度,及对制度的贯彻和检查监督,保证国有资产的保值、增值。

(五)建立完善的物资管理信息系统。

医院的物资通过一系列的流转环节,最终由物物资形态转化为经济形态,并形成信息网。医院应运用科学的管理体系,采用先进的信息化手段,建立材料物资的计算机管理系统,实时监控,堵塞管理漏洞,并通过对大量的信息进行统计分析,对物资的使用效率进行判断,从而使物资管理工作的更加完善。

医院物资管理工作中,要建立健全管理制度,建立岗位责任制和完备的管理体系,做好各类人员和编制配备,引进先进的管理方法,建立灵敏的信息系统,使医院的物资管理工作日臻完善,将有限的卫生资源发挥出最大的社会效益与经济效益。

(作者单位:湖北省妇幼保健院)

参考文献:

[1]刘汝华,李力,赵复雄,向华祥.现代医院经济管理. 武汉工业大学出版社,1997.1.