建设工程档案资料的编制与管理

袁莉莎

摘 要 建设工程档案是记录工程建设过程活动及反映工程质量情况的记录。真实记录,及时做好工程资料是档案工作的核心,其编制与管理应符合相关规定要求。

关键词 工程档案编制要求 管理规定

中图分类号:G271.3文献标识码:A

档案资料是记录历史或某事件发生过程和结果的文字等记录资料,具有长期保存性。不至于因时间流逝或当事人遗忘、消失, 而使之无法追塑或还原事件的实质内容。是其它文学作品所无法替代的记录资料。

建设工程档案资料是工程建设的专项记录资料。工程档案资料的管理,决不仅是针对已形成资料登记保管,而应是整个工程建设项目从立项、规划、审批、设计、建筑过程施工、质量检验、竣工等验收整个建设活动过程文件及工程资料的管理。因此建设工程资料有其明确的针对性和特定性。

一项工程可使用年限一般是几十年至上百年,也可能是几百、上千年。其间可能历经自然灾害、人类活动等损害,对其进行质量鉴定维修、改建等活动,工程资料档案就犹显重要。因此工程建设活动记录,真实性是其最重要核心。只有真实地记录反映整个建设过程实际情况,才能为后人提供有价值可利用的档案资料。档案资料的真实性是档案工作第一管理要素。现代大型工程建筑施工是一项多项性的工程实践活动,涉及多方面的工程管理、材料、施工技术、质量检测,安全及使用功能检定,工程总体质量验收评定等等,是一个较复杂的系统工程。要真实地记录主要建筑活动的过程情况,必须要及时地采集和编录相关资料、活动结果。一旦活动过后,凭回忆编写记录,往往无法反映活动过程的真实情况。因此保持与工程施工同步、及时地编制和记录工程资料,是工程资料管理的重要环节。

及时地做好工程资料编制记录,还反映在对施工资料各有关方人员对施工过程、结果检查认定的签字确认,特别是工程采用“四新”技术、重大设计修改或出现质量事故的处理资料等。这不仅体现施工过程各方面的职责,也是对工程质量的负责,是工程资料完整、有效性的要求。

工程资料的编制汇总有其特征性和具体要求。首先资料的归类汇编,应符合国家《建筑工程放质量验收统一标准》(GB50300-2001)中单位工程质量控制资料、安全和功能检验资料等的资料项目要求,以便于资料的自查、核查和完整性认定。一个资料项目中往往涉及多个分部工程,尚应以各分部工程资料分册汇编归类,对于较多资料内容的主要项目,如“原材料出厂合格证及进场检(试)验报告”等,尚应按规定填写汇总表,以便于资料的核查和今后查阅。

当一个分部工程涉及多项专业施工时,如主体结构的混凝土、砖砌体、钢构等子分部工;,给排水分部的给水、消防等子分部工程等等,其工程资料的汇总宜先按相关专业(子分部)汇编,再汇入分部工程,这样才能做好各专业资料明确有序和完整。

一项完整的工程档案资料,应包括工程建设前期文件,工程施工过程文件及竣工验收文件。工程建设前期文件如工程立项、规划、施工许可等各专项审查、审批相关文件。工程前期文件资料反映了本工程建设的需要和 主要功能用途、用地及城市规划建设许可等重要信息,涉及我国多项法律法规,是不可缺失的重要资料。建设工程档案资料尚应符合当地建设工程档案馆的规定,包括资料原件等要求。

竣工验收资料是证明建设工程已完成设计内容,建筑物符合设计标准及规范要求,满足其使用功能,可交付业主使用的证明类文件。必要时尚应有工程全景、主要功能、特殊隐蔽工程部位等证明性图象资料。

工程档案资料的编制、汇总、存档保管是一项较为复杂的系统工程,应由具有专业知识的人员负责管理。从建设工程开始即着手收集、编制、汇总相关资料,再按规定和要求整理、组卷造册,形成档案资料。

工程档案资料的保管是档案管理的重要工作。特别是施工过程资料的保管是重要环节。工程施工资料形成于施工现场,也保存于施工现场,而施工现场往往保存条件较差,且工程工期又较长,因此确保现场资料保存条件和加强管理十分重要。采取防水、防潮、防火、防虫蚀、防丢失等措施是保证工程资料免招损毁的重要条件。必要时应采用重要文件、资料原件及时分类造册,以便于相关方对工程检查和查阅,避免人为损坏资料。

当工程竣工交付后的工程档案资料保管,主要是按有关规定和要求移交城市建设档案馆和公司档案室。做为长期保存资料,档案室应满足保存条件。对入库资料的管理应检查资料立卷造册的符合性、内容的完整性和资料书写装订等方面要求的适合性。同时应保持档案资料名称、目录、内容的统一性,以便于核查。

做好工程档案资料的各项管理,并使之符合要求,应有明确的管理制度规定和要求。我国《档案法》是档案管理方面的主要法律依据,地方行政主管部门及各地档案馆对工程档案资料的归档工作,也做出了明确的行政规定。因此参与工程建设的各方,特别是施工单位,应根据法律法规要求,在工程的建设过程,做好工程资料编制管理;在工程竣工后立卷造册,形成完整的档案资料报送当地档案馆,并做好建设工程档案登记、入库和长期保管工作,以确保工程档案应有的功能作用。

(作者单位:福建地矿建设集团公司)