中小企业信息化建设中的观念误区及矫正

夏铱蔚

摘 要 中小企业信息化建设是其提高运营效率,增强竞争力的重要手段。然而,在我国的现实经济中,中小企业信息化水平偏低,实施中的高失败率等现象普遍存在。本文针对中小企业信息化建设中的观念误区的诸种表现及产生根源进行分析,并有针对性地提出矫正的策略。

关键词 中小企业 信息化 观念误区 矫正策略

中图分类号:F276.3文献标识码:A

一、前言

随着全球信息化的迅猛发展和知识经济时代的到来,信息资源显示出了无可比拟的优势,已经超越了物资资本和货币资本,成为最主要的生产要素。企业之间的竞争焦点已经从单纯的产品和价格的竞争,逐步转向信息应用的竞争。为了提高自身的竞争力,企业必须加大信息化投资,走“以信息化带动工业化”的道路。因此,信息化成为企业发展的必然选择。

二、我国中小企业信息化现状

广大中小企业是我国经济的主体。目前,我国中小企业有1000 多万家,占全部企业总数的99%以上,其产值和实现利税分别占全国全部企业的60%和40%,提供了大约75%的就业机会。①

中小企业信息化是指中小企业利用现代信息技术,通过对信息资源的开发和利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率,降低成本和改善管理水平,进而提高企业经营效益和企业竞争力的过程。中小企业通过进行信息化建设能够改变其建立在专业化分工基础上的“金字塔”型组织结构,建立起上下沟通及时、畅通的“扁平”型组织结构,使市场和周围的信息同决策中心之间的反馈更加快捷,及时、准确、完备地掌握企业内部、外部信息,消除决策过程中的随意性和不确定性,提高决策的效率和企业对市场的快速反应能力;利用信息技术能够实现成本领先;信息化能够使差别化的生产和服务成为可能,使企业反应迅速且适应能力增强。②

与中小企业在我国经济中的地位和作用相比,其信息化建设的规模和水平不尽人意。据相关统计表明,目前国内中小企业只有10%实施了ERP(企业资源规划)和CRM(客户关系管理)方案,6%左右实施了SCM(供应链管理)方案,而绝大多数企业的信息化水平停留在文字处理、财务管理等办公自动化及劳动人事管理阶段。局域网的应用在生产控制方面很少,也主要停留在信息共享层面上。同时,中小企业使用互联网、参与电子商务的程度参差不齐,信息化领先企业和后进企业的差距正在拉大,信息化建设的阶段与地域发展不平衡。③

三、信息化建设过程中主要观念误区

我们根据“需求动机行为”理论可知,人类的行为与个人的需求与动机及其所处的环境紧密相关,而人类作为具有高度智力的生物,其行为的目的性是其根本的特征。因此,在人类的有计划的理性活动中,其思想观念对人的需求和动机产生极大影响,并进而影响人的行为。联系企业的信息化建设,建设水平的低下与其各参与主体背后的观念的错误密不可分。有鉴于此,找出行为背后的观念误区,并加以矫正是改善企业信息化建设水平的前提和起点。

目前,阻碍中小企业信息化建设迅速推进的观念误区主要有以下表现:

(一)企业信息化成本高,建设资金不足,无实力做。

由于IT设备更新频率快,IT软硬件的消费成本仍然较高,而融资难一直是制约中小企业发展的瓶颈因素,资金短缺是中小企业的普遍困难。面对着瞬息万变的市场,很多中小企业不知所措,畏惧心理使其“知难而退”。可见,中小企业的管理层对信息化建设的重要性意识淡薄,缺乏长远眼光,缺乏乐于接受新事物的精神。例如,“自觉否定,自我安慰”的心理让一些原本可以实施信息化的中小企业选择逃避,认为不在信息化建设上进行有效投入,企业照样能发展,却没有预测到投入信息建设将带来的优势和效益。

(二)企业信息化风险大,投资回报率低,没必要做。

我们发现,一些中小企业认为自行组织开发信息化应用软件平台,投入很大,开发周期很长,却收效甚微,而庞大的IT系统支出与投入逐渐会成为企业的负担。但是,风险与收益总是并存,众所周知,金融市场里高风险往往对应着高收益。盲目悲观,不如不做的想法违背了投资的原则,商场如战场,不抓住商机,不顺应发展趋势、结合自身实际、找到投入产出的最佳组合点,企业将在没有硝烟的战场被残酷淘汰。

(三)企业信息化只是企业信息管理人员的事。

“信息化等于软件化”的片面观点存在于很多中小企业中,其他员工把企业信息化看做是计算机人员的事,认为与自己的关系不大。这些一方面反应出了员工自身素质不高和对信息化的认识局限,另一方面,也是企业不加强信息化宣传与培训和不把信息化落实到每一个环节的后果。事实上,企业信息化建设是对企业的各种生产经营活动进行全方位改造,要充分利用、开发企业的人、财、物等资源及企业内外信息资源,与企业的所有部门所有员工都有密切关系。由此可见,企业信息化不仅是些拥有业务决策权的中层管理者以及信息管理人员的事情,还离不开企业高层的支持,需要企业全体员工的共同努力。

(四)企业信息化只是技术问题。

信息化建设的关键是信息技术的应用,对于技术的重视是无可厚非的。但是我们必须认识到,信息技术不过是信息化的一个手段而已,更重要的是,向企业导入现代经营管理的理念。中小企业自身的管理模式也比较落后,与信息化管理系统的先进管理理念不相符,甚至相冲突。进行信息化建设将对人的心理及组织结构产生较大的影响,这种影响会改变企业的战略、运营模式,促进先进的企业文化的形成。因此,信息化不只是技术问题,从事物之间存在普遍联系的哲学思想中,我们要学会全面对待信息化建设的各个方面,以及由此产生的深远影响。

(五)企业信息化是一次性的投入。

很多中小企业对于信息化投入的理解是,配置齐全计算机的软、硬件,建立一个企业网站,认为就此一次性投入后,即可大功告成,却忽略了开发、运营、维护、升级的费用。其实,中小企业信息化建设是一项长期、复杂、费人、费时且带有一定风险的系统工程,它需要企业从长远的战略目标出发,进行信息化项目的整体和详细规划。企业购买的不是受用终身、一劳永逸的产品,而是需要根据自身的情况,不断地进行更新。同时,对于信息化人才的不断引进和培养也是企业需要投入的要素。

(六)企业信息化外包后即可卸包。

自主经营是商务网站建设和企业信息化建设的基本原则。商机、客户资源、销售渠道建设,不仅都是重要的商业机密,而且是中小企业正在聚集的重要的无形资产。把这些都外包,无疑会造成商业机密的泄露,无形资产、产权的控制权的转移和客户资源的流失。外包服务商主要是在技术资源方面为企业提供有力支持,而企业员工的观念、业务流程、组织结构变革及信息源的组织与开发、信息制度的执行等方面仍是企业自身的职责,而这些是信息化成功的重要因素。因此,外包不等于卸包。

四、针对观念误区的矫正策略

(一)强化观念转变,正确认识企业信息化。

中小企业一定要转变观念,认识到开展信息化的重要性和迫切性。企业信息化强调的不仅是计算机软硬件,更强调人、管理、技术之间的有机集成。其中“人”是第一位的因素,而企业领导层、决策层又是处于主导地位的。只有中小企业的管理层、决策层掌握了先进的信息化理念,才能顺利推进中小企业信息化进程。面对成本高、风险大、投资回报率低等困难,管理层要有全局观念,结合实际,选定适合自身的投入规模,发挥远见卓识,找到平衡点,以最低的风险换取最大的收益。整体考虑,从需求切入,循序渐进,分布实施,也可采取跟随模仿战略,来规避相应风险。

(二)重视人才培养,企业信息化队伍建设。

企业要加速信息化建设进程,必须制定有效措施,加强复合型人才的培训。通过各种方式将现代信息技术与先进管理思想和管理模式进行融合,发挥信息技术与管理工作在企业中的重要作用。通过多种渠道造就大批既精通管理又掌握过硬专业知识的综合型高层管理专业技术人才。国外很多企业设有相关职位CIO(企业信息主管),CIO直接对企业最高层领导负责。此外,企业可以通过内部培训等手段,包括对系统开发人员的培训与对系统使用人员的培训,提高企业员工的信息理论知识和创新意识,从而确保信息化建设的成功。在项目实施过程中,企业还要注意培养维护人员,逐步建立起一个良好的维护队伍,从而加快企业信息化建设的步伐。

(三)完善制度和组织结构,全员参与信息化。

信息化管理的引入将推动中小企业实行全面、彻底的改革,从观念更新到业务流程重组、组织重组等。信息化的实现必须伴随观念、业务流程、组织结构的根本变革方能实现。为了调动全体员工参与信息化应用的积极性,应注意以下问题:第一,做好信息化培训计划,形成企业内部信息化学习型组织,营造良好氛围,帮助员工迅速掌握相关技术,克服畏难思想。第二,鼓励员工积极为信息化规划提供意见和建议。第三,适当的激励措施,从容易起到效果的环节入手,并积极宣传和推广由于信息化应用给这些部门和员工带来的效益和奖励,从而使其他员工对信息化增强理解和信心。第四,冷静地处理初期信息化应用所可能产生的不适应状况,应始终相信既定的信息化战略的有效性,树立克服困难的信心。

(四)合理使用有限资金,充分利用外部资源。

针对信息化建设过程中承受能力低的现状,中小企业的信息化建设不能盲目追求新技术,要根据企业自身的实际情况采用“滚动开发”的投资方法,认真分析自身最迫切需要解决的问题,科学、合理地选择、安排适宜的实施路线与计划。中小企业一定要将投资方式转变为硬件实施、软件系统以及网络产品同时并重,并且在系统选型时要坚持“好用、够用、实用”的原则。由于中小企业涉及行业广泛、企业内部管理方式以及业务流程多变,所以要充分利用社会信息科技力量,比如第三方信息平台,协助信息化建设中的IT采购,以减少风险系数。企业必须建设充分体现本企业特色的、生产过程自动化和管理现代化的计算机信息网络,充分利用现有资源建设高速、大容量、高水平的信息网络,实现资源共享。

(五)从企业战略发展角度 审视信息技术外包。

外包是企业整合利用外部最优秀的专业化资源,以达到降低成本的目的。从企业战略发展角度出发,中小企业要选择与自身的管理、运营条件适应的信息技术外包服务,可将本企业不具备优势、对总价值贡献度小、标准化程度相对高、商业机密相对低的业务外包。在外包过程中,企业和外包商建立审慎而严密的合同是防范各种管理失控的风险发生的基础,只有规范性和法律性的文件才能使外包商在授权范围内规范运作;对于灵活性丧失的风险,鼓励外包商在双方合作中带入变革,或适当缩短合同期,以便在下一个合同中做出变更。在选择外包商时,企业应成立专门的行动小组,对承包商的能力进行评估,或尽量选择有实力、国内外知名的大公司作外包商。同时,企业将更多的精力和资源投入自己擅长的核心业务,以提高竞争力。

综上所述,中小企业的信息化建设对于其生存和发展至关重要,而企业信息化建设的实践却不尽如人意,探究行动背后的观念原因,并有针对性的采取矫正策略,形成科学理性的建设理念,对于提高中小企业信息化建设的水平是具有指导意义的。

(作者:南京师范大学商学院06级工商管理专业本科生)

参考文献:

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[2]樊东辉.中小企业信息化建设存在的问题及对策. 科技信息(学术版), 2006,(11).

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