浅谈企业对秘书的能力素质要求

温宗和

摘要：作为现代企业的秘书人才需要掌握行政管理、文书工作与档案管理、公关策划、社交礼仪、口才、实际应用文书写作、现代法律知识和基本职业道德规范，有正确的人生观、世界观和价值观，另外还要熟练计算机的操作和应用，英语或其他语种的听、说、读、写能力，企业对秘书的能力要求和素质要求随着社会的发展不断提高，所以秘书不仅需要扎实的专业知识，更需要有丰富的经验，因此秘书要在长期的工作中去多学习、多积累、多钻研，才能逐步提高和成长起来。

关键词：现代企业秘书能力素质要求

1秘书在企业管理中的作用

1.1参谋助手秘书作为中小企业商业组织领导的参谋助手，参谋职能是其工作整体职能中的首要职能。秘书的参谋职能主要体现在领导决策的参谋作用，领导商务活动的参谋作用及日常工作的参谋作用三大方面。

1.2组织协调企业中商务秘书在辅助决策中的协调主要包括程序协调、事物协调和组织与人际协调。随着决策的科学化、民族化程度的提高，决策中所涉及的工作、组织和人员越来越多，因此企业领导决策时必须考虑全局，以免做出顾此失彼、因小失大的错误决策。

1.3开发信息信息是决策的基础和依据，科学决策的过程就是信息沟通的过程。决策的正确与否，主要取决于决策所需耍的信息是否及时、准确与全面。所以，作为领导的参谋助手一定要快速做好信息的收集、整理、加工分析、分类汇总为领导的正确决策做准备。

2企业对秘书能力要求

2.1表达能力

2.1.1口头表达能力要善于人际沟通，说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳。同时还要注意说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。通过说话把事情办得利利落落。

2.1.2文字工作能力有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，写作的功夫需要长期的生活实践、深厚的文化积累、系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心写作，要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。

2.1.3 交际能力交际能力是处理好人际关系的重要因素。企业秘书要克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，必须善于交际，使人容易接近，容易被信赖，这样办事效率就高，速度就快，反之则不然。同时，交际能力也反应出一个人的思想性格修养。

2.2理解和领会能力

2.2.1善于和领导相处，快速领会领导意图日常工作中秘书要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交待的意图，准确高效率的完成领导交代的任务。

2.2.2准确无误的听懂、摸清办事对象的想法同具体的工作对象打交道时，要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法，这样才能顺利完成任务，甚至能够事半功倍。

2.3实用技术操作能力

2.3.1计算机、打印机、传真机等办公设备的操作能力随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。

2.3.2会场设备的操作需要掌握并学会使用会场扩音器的设备、电脑、复印、传真、缩微、摄影、摄像、录影、录像、文字处理机、多功能电话、商务通、驾驶汽车等。这些技能是觅食能力中的“硬件”。

2.4分析综合和应变能力

2.4.1分析事物的现象，通过现象看本质善于观察发现事物细微之处，注意处理事情的细节，通过观察预见事物发展变化，不然“差之毫厘，失之千里”。

2.4.2综合事物规律，总结经验企业秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，这就需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，通过分析总结事物规律，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，有条不紊。

2.4.3反应灵敏，对事物变化快速做出应对方法企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象，会出现与现实情况不大相符，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处置，以达到预期目的。

3企业对秘书素质要求

3.1基本素质

3.1.1身体素质要有健康的体魄，充沛的精力。作为企业秘书要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节假日去完成工作的身体，因为身心经常处于高度紧张状态，稍不注意，身体可能就会被累垮。所以企业秘书工作者，必须加强体育锻炼，始终保持乐观向上的精神状态。

3.1.2心理素质要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作，处世乐观，态度积极。秘书的心理健康由以下几方面构成：乐观而稳定的情绪、在工作中充满活力、能充分认识自己、公正的评价他人、有较强的事业心和目标意识、积极进取、勇于探索、意志坚韧、善于自我克制、遵守诺言、言行一致、乐于交往、个人行为同组织行为和公共利益能协调一致、在变化的环境中能保持良好的心理顺应等。

3.1.3政治素质①道德修养，树立正确的人生观价值观。秘书道德修养，最根本的是要树立正确的人生观和价值观，要有集体主义团队精神，在市场经济的大潮中，一定要克制利己主义和拜金主义意识。②职业修养，忠于职守，爱岗敬业等。应当具有爱岗敬业精神、忠于职守、服从领导、当好助手，谦和待人、热情服务，遵纪守法、廉洁奉公，埋头苦干、敬业奉献，谦虚谨慎、办事公道，恪守信用、严守机密，实事求是、勇于创新等，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

3.2认知素质

3.2.1掌握与秘书相关的基础知识管理方面知识、法律方面知识、经济方面知识、金融方面知识、财税方面知识等。企业中秘书应具有一定的文、史、哲、数、理、化以及天文、地理、生物、心理等方面的知识，这是做好秘书工作的文化功底，不能因为是新时期，只顾学习新知识，而不重视历史知识的学习。同时要注意总结工作中好的经验，并进行归纳整理，尽量避免走弯路。要经常进行经验交流，多向有经验的人学习，不断积累经验，为以后的工作做铺垫。

3.2.2专业知识在企业里当秘书，应具有贸易实务知识，还要具有现代企业分类特征的和管理、各种类型的企业组织模式和结构、现代企业文化等知识。现代商务秘书专业知识主要包括：商务信息工作、市场调研与市场预测工作、商务经营管理策划工作、参谋工作、办公室管理与办公室事务工作、企业各种会议的组织与服务工作、协调工作、接待工作、企业上午沟通公关交际工作、商务文书你写于处理工作、商务资料档案工作、办公现代化及电子商务工作等。

3.2.3外语的基本应用随着我国加入WTO和很多外资企业在国内的大力发展，外语在当今商务交际中的地位不断的在提高和发展，因此，作为企业秘书，对英语的应用是必不可少的。在未来的若干年内，外语在企业商务活动中将会得到更全面、更普及的应用，这就要求秘书人员要至少掌握一门外语的基本听、说、读、写能力。

参考文献：

[1]陈合宣，秘书学，暨南大学出版社2005年版

[2]普诚雨秘书礼仪基础，高等教育出版社2005年版，

[3]王光祖，杨荫浒写作—汉语言文学专业华东示范大学出版社1998年版。