部门绩效考核之四个关键方面

张智勇　邵　梅

摘 要:部门绩效考核往往遇到难以顺畅运行的问题,本文就如何解决这一问题,从有效沟通、及时沟通、做好工作记录、正确激励等四个方面入手,探讨做好部门绩效考核的关键因素。

关键词:部门绩效考核;沟通;激励;反馈

中图分类号:C93-03文献标志码:A文章编号:1002-2589(2009)20-0100-02

基于目标的系统考核方法是效率比较高的绩效考核工具。例如目标管理考核方法,它的导入比关键绩效指标方法和平衡记分法的难度小,导入的效率也比较高,同时管理人员和员工也比较容易理解和接受,所以很多单位通常采用目标管理方法考核部门绩效。但令管理者头疼的是:部门绩效考核总会遇到各部门的不理解甚至是抵触。到底如何才能更顺畅地运用目标管理方法考核部门绩效呢?这是管理者急需解决的问题。

对单位实行目标管理的过程其实就是对部门考核绩效的过程,要想全面有力地推行以目标管理为基础的部门绩效考核,首先得成立由单位主要领导主抓、主要部门负责人参与、全面负责单位部门绩效考核的部门,并下设办公室,指派专人负责部门绩效考核的日常工作。这样既能获得高层领导的支持,中层领导的理解,也使繁琐细碎的日常工作有专人管理,保证部门绩效考核工作连续不间断。

除了在组织机构上成立专门机构,负责推行以目标管理为基础的部门绩效考核工作之外,余下的就是要在以下四个方面下足工夫。

一、有效沟通

作为推行以目标管理为基础的部门绩效考核的管理者,要全面认识部门绩效考核的意义,认真研究考核的方法、流程以及单位的各项相关管理制度。自己先弄明白,才能很好地将部门绩效考核的意义与方法解释并推广给各部门、各员工。这个解释与推广的过程就是双方不断沟通的过程。

1.互相要有一个认识,部门绩效考核部门并非要和各部门对立,它旨在服务各部门,两者之间是绩效促进伙伴关系。在绩效问题上,部门绩效考核虽然表面上关注的是绩效低下的问题,但实质是帮助各部门追求成功与进步。两者的目标是一致的:都是追求高效优质地完成各项工作目标。所以,各部门绩效的提高就是部门绩效考核部门绩效的提高,各部门的进步也和部门绩效考核部门紧密相连。鉴于这个前提,部门绩效考核部门就更有责任和义务与各部门乃至各个员工进行有效的沟通,将部门绩效考核工作建立在双方充分理解和认同的基础上。

2.作为部门绩效考核工作的基础,各个部门应该做什么工作?为什么要做这些工作?工作做到什么程度为好?什么时候完成这些工作?等等这些问题都应该在考核前与各部门达成一致。也就是做一套部门绩效考核的工作指标体系,对部门绩效目标、绩效标准及如何测量等问题达成一致。这需要部门绩效考核部门与各部门进行大量的沟通协商工作。工作指标体系一旦确定下来,并非永远不变,随着单位外部环境及内部环境的变化发展,工作指标体系还需要动态调整、改进。这也需要考核双方进行沟通协商。当然,为了保持考核工作的稳定性,建议按年度修改工作指标体系。

3.不仅考核部门要熟练掌握部门绩效考核的方法、流程及注意事项,而且要让各部门负责人及部门内分管绩效考核的员工清楚以上内容。这就需要考核部门对他们进行培训,不仅仅是事前的观念引导培训,在整个过程中,还要进行相关的培训,如培训如何报送考核表,如何制定工作指标体系等等。除此之外,还要及时帮助解决实际操作中出现的问题。

沟通是一个双向的过程,贯穿于整个部门绩效考核的始终。沟通不仅能追踪绩效的进展,为双方提供所需信息,而且能确定障碍,防止问题的出现或及时解决问题。更重要的是,沟通不仅有利于促进各部门正确理解考核部门绩效的办法,而且使他们参与了考核办法、工作指标体系等的制定,有利于各部门认同并接受最终的考核结果。所以,有效的沟通能消除和减少各部门和员工对部门绩效考核的恐惧和抵触心理,对考核工作具有推进作用。

二、及时反馈

考核部门绩效不仅仅是花费大量时间填报各种表格,年底把各部门的排名排出来,更是为了帮助各部门肯定成绩、发现问题、提出建议和意见,从而改进下一阶段的部门绩效。所以公开部门绩效考核过程、考核结果,将结果、建议和意见及时反馈各部门就显得尤为重要。

为了顺利地做好反馈工作,首先应该做到及时接收文件,并将其交给相关部门,尤其是要将各部门报送过来的部门绩效考核表及时传递给相关领导,请领导及时写出考核意见,避免因此而耽误考核工作,进而影响反馈工作。同样在发送文件时,也应该确认对方是否收到文件,尤其注意将考核意见及时反馈各部门,便于它们根据考核意见和建议对下一阶段的工作做出及时调整和改进。如果各部门对考核结果存有异议,绩效考核部门还需组织相关部门和领导复核并及时反馈。

在考核部门绩效的整个环节中,绩效考核部门一个重要的工作就是将上情下达,下情上达,及时反馈各种意见和建议。各部门的部门绩效能否顺利地考核、管理,很大程度要看绩效考核部门沟通的好不好,反馈的及时不及时。

三、认真做好工作记录

部门绩效考核一个很重要的原则是要让各部门认可考核结果,也就是对考核结果产生异议的少。要想大家都认可考核结果,那作出的每一份考核结果都要有真凭实据。而要有说服力的真凭实据就要靠考核双方都做好工作记录。如果没有清晰客观的工作记录,领导对各部门的考核主观色彩就浓,容易发生近因效应和晕轮效应,这样就不易得出让每个部门都信服的考核结果。

所以,为了避免发生以上情况,使部门绩效考核更加客观,考核双方就有必要花时间和精力,认真当好记录员。对于各部门来说,就是要建立部门工作日志,详细记录部门完成的各项工作,特别是记录最能体现出部门绩效的具体工作。同时,记录下绩效考核结果和意见,方便开展下一阶段工作。对于绩效考核部门来说,就是要记录与部门绩效相关的信息,既要记录好的行为,也要记录不好的行为,形成部门绩效管理的文档,以作为季度、年度考核的依据,确保考核有理有据,公开公平。同时,还要在反馈部门绩效过程中保存全面、详细的记录,以确保给各部门提供正确的反馈意见。

工作记录是一件非常烦琐的工作,需要各部门和绩效考核部门相关人员的配合和细致工作。可以说,记录的好不好直接影响到是否能准确客观评价各部门的绩效表现。

四、正确激励

部门绩效考核必须获得激励体系的良好支持才能充分地发挥作用。部门绩效考核的目的是为了调动工作积极性,调动工作的积极性也是激励的主要职能。考核完部门绩效,考核部门应该针对考核结果给予相应的激励,奖勤罚懒、奖优惩劣,从而促进一些符合期望的行为发生或增加出现的频率,或者减少、消除不期望出现的行为。

激励并非只是给予荣誉与物质奖励,它既包括荣誉与物质奖励、也包括批评与物质惩罚。对于部门值得肯定的绩效或者行为,考核部门应该给以正面的强化,鼓励其继续保持并发扬光大,这就是要进行正激励,比如提高奖金比例或系数、给予公开的精神奖励等;而对于必须纠正的行为或绩效,就要给予负激励,如降低奖金比例或系数、给予通报批评等。奖励绩效表现优秀的部门总比处理绩效表现不好的部门要容易得多。考核部门使用正激励手段总是令双方都舒服,而使用负激励手段却是管理者不愿意做的事情。但为了促进工作改进、提高整个单位的绩效,考核部门必须正视绩效不良部门的激励问题,给予适当的负激励。

参考文献:

[1]徐芳,沈进.以岗位目标为导向的绩效管理模式构建[J].北方经贸.2005,(7).

[2]邵梅.目标管理绩效考核在事业单位的运用[J].中国人才.2007,(7).

The four key aspects in the section performance examine

ZHANG Zhi-yong,SHAO Mei

(Personneland education section,Tianjin sea affair bureau,Tianjin 300211 )

Abstract: The section performance examine usually face problem, this text how resolve this problem, communicate, work well the work record, exactitude to encourage etc. to commence the valid communication and in time, inquiry into the key factor that work well the section performance examine.

Key words: section performance examine;communicate;inspirit;feedback

(责任编辑/彭巍)