论控制高校维修项目的成本管理

摘 要:文章剖析了当前高校维修项目成本管理存在的问题,提出成本管理的任务和控制成本的方法。指出规范化的管理机构、规范化的管理制度、规范化的管理措施、规范的成本责任制、规范的审计监督是降低项目造价,实现投资效益最大化的有效措施。

关键词:高校 维修项目 成本管理

中图分类号:G647 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)08-083-02

一、高校维修项目成本管理存在的问题

高校维修项目是具有独立存在意义的完整工程,由多个单位工程项目组成;造价不一、项目难度不一、工期长短不一;维修项目涉及学校教学、科研和师生生活;涉及土建、水电、道路、绿化等方方面面。高校后勤社会化改革以来,维修项目一般由后勤管理处提出预算,经学校批准后采取招投标或谈判确定中标人。由于学校后勤实体的特殊性,维修项目在一般情况下交给本校后勤实体完成的概率较高。由于后勤管理处和后勤实体对维修项目的管理不到位,当前,不少高校存在以下一些问题:

1.缺乏计划性。高校大规模扩张,基建大工程不断,主要精力大多集中到以规模扩张为主的外延发展建设,维修项目未能摆到重要位置。许多高校原有设施大都陈旧落后,急需更新维修。后勤部门每年将维修项目列入年度财务预算,由于资金缺乏等原因,学校预算难以落实,常常凭急需或领导意见安排维修项目,不能按照计划实施,因而缺乏计划性、时效性,也影响了资金的使用效益。

2.管理不规范。学校的教学科研用房改造、水电改造、道路改造、园林绿化等要求具有较高专业水平,而高校后勤维修管理的技术力量薄弱。后勤社会化改革时剥离出来的“老人”多为工人,文化程度低,缺乏专业知识,十年来基本上没有招收过正式工,仅靠外聘员工维持局面。因此,在质量管理过程中大多只能停留在工作和表面层上的管理,而无法参与施工过程中技术层面的质量管理。执行维修项目管理制度不规范,许多维修项目利用假期完成,时间短、任务重,有的来不及验收就要交付使用。高校各学院之间基础设施和教学条件不一样,大型维修项目改造和装修标准存在互相攀比,追求高标准、高档次也不少。而后勤实体为了经济效益,有的管理人员还认为学校维修项目就是搞修修补补,只要不出事就行了。由于对工程监督管理不到位,漏洞也较多,加上部分项目的建设企业的施工人员对于维修项目的施工技术、工艺、材料、设备等了解不深,在施工过程中,不能起到有效的监管作用,导致工程质量不能满足规定的项目设计要求。

3.经济效益不高。施工企业普遍存在预算高估,维修项目的预算和结算一般是由施工企业编制,建设单位认可。施工企业在预算和结算过程中往往冒算,有虚报工程造价的情况。学校管理人员如果调查研究工作不细不实,对预算、结算中量价组合了解不够精确,就会给一些施工企业带来可乘之机。少数施工企业利用这个空子,有意识地利用虚报工程量,增大材料单价来提高工程造价。而审计部门忽视维修项目,在新建和维修项目增多、审计任务与审计力量的矛盾突出的情况下,往往只注重新建大型项目的审计,而忽视了维修项目的审计;也有的是审计人员业务水平有限,维修项目复杂,仅凭手中的资料无法客观反映真实情况,导致学校维修资金在一定程度上的流失。

二、高校维修项目成本管理的任务

1.项目成本的构成。维修项目成本可分为三类:预算成本、计划成本、实际成本。(1)预算成本。预算按维修项目预算定额和各项取费标准计算的预算造价。预算成本项目包括人工费、材料费、施工机械使用费、其他直接费、现场管理费、临时设施费、间接费和目标利润。(2)计划成本。计划成本是为了有计划地降低维修项目成本而编制的内部控制的、可操作的计划指标。(3)实际成本。实际成本是维修项目实际支出的成本费用的总和。它反映维修项目成本耗费的实际水平,是成本分析的可靠资料。

2.项目成本的管理任务。维修项目成本管理是维修企业为降低维修成本而进行的各项管理工作的总称。维修企业各项管理工作都同成本管理有着紧密的联系,都会反映到成本上。成本管理的任务就是在不降低成本的基础上,通过对维修项目施工中各项耗费进行预测、计划、控制、核算、分析和考核,用最少的消耗取得最优的经济效果。具体实施任务如下:(1)严格成本控制。认真编好成本计划,把降低成本的指标、措施层落实到各职能部门和各环节上去,并通过承包等方法和职工的物质利益挂起钩来,真正调动起职工的积极性,努力降低消耗,节约开支。在施工中严格进行成本控制,保证所有支出都控制在计划成本内。(2)做好基础工作。加强定额管理,建立健全原始记录、计量与检验制度,建立健全成本管理责任制。(3)加强成本核算。合理地划分成本核算对象,正确核算维修项目的实际耗费。(4)搞好成本分析。通过成本分析,可以及时找出存在的问题,了解各项成本费用节约或超支的情况,找出原因,有针对性地提出解决问题的办法。

3.成本管理的内容。维修项目成本管理包括:成本预测、成本计划、成本控制、成本核算以及成本分析和考核。(1)成本预测。成本预测是加强成本事前管理的重要手段。成本预测的目的,一是制定企业降低成本目标;二是为企业编制成本计划提供依据。(2)成本计划。维修项目成本计划是以货币形式规定计划期内维修工程的耗费和成本水平,以及为保证成本计划实施所采取的方案、措施。(3)成本控制。成本控制就是在维修施工过程中,依据成本计划,对实际发生的耗费进行严格的计算,对成本偏差进行预防、监督和及时纠正,把成本费用限制在成本计划的范围内,以达到预期降低成本的目标。成本控制的方法有直接成本控制和间接成本控制。①直接成本的控制。直接成本是直接耗用在工程上的各种费用,包括人工费、材料费、机械使用费和其他直接费等。为了控制直接成本,最重要的是在施工过程中,落实降低成本的技术组织措施,经常把实际发生的各种直接费用与各种消耗定额及预算中各相应的分部分项工程的目标成本进行对比分析,及时发现实际成本和计划成本的差异,并找出成本差异发生的因素和主客观原因,采取有效措施加以改正。②间接成本控制。间接成本是施工项目管理人员和职能部门为了组织、管理工程施工所发生的各种管理费用。该费用项目多而杂,并且与工程无直接联系,一般采用指标分解归口管理的办法。凡是超过标准、违反成本开支范围的费用都要予以抵制。

4.成本核算。成本核算对象应以施工图预算所列的单位工程为划分标准,并结合施工管理的具体情况来确定。维修项目成本核算对象一经确定后,不得任意变更。所有的原始记录,都必须按照确定的成本核算对象填写清楚,以便归集各个成本核算对象的费用和计算工程成本。为充分发挥成本核算的作用,在进行成本核算时,必须做好三项工作:(1)加强对费用支出的审核和控制。审核费用是否应该发生,已经发生的费用是否应计入维修项目成本;在费用发生过程中,对各种耗费进行指导、限制和监督,使费用支出控制在定额或计划要求内。(2)正确划分各种费用的界限。严格遵守成本、费用的开支范围,正确划分应计入成本和不应计入成本的界限,划分当期费用与下期费用的界限;划分不同成本核算对象之间的成本界限等。(3)做好各项基础工作。做好消耗定额的制定和修改工作;建立健全原始记录。

5.成本分析与考核。成本分析是在成本形成过程中,成本分析主要是利用成本核算资料及其他有关资料,全面分析、了解成本变动情况,找出影响成本升降的各种因素及其形成的原因,寻找降低成本的潜力。通过成本分析,对成本计划的执行过程进行有效的控制,定期对成本计划执行结果进行分析、评价和总结,为成本预测、编制成本计划提供依据。成本考核是指定期对维修项目预算成本、计划成本及有关指标的完成情况进行考核、评比。成本考核的目的在于充分调动职工降低成本的积极性,进一步挖掘潜力。成本考核应和企业的奖惩制度挂起钩来,以利于节约开支、降低成本,取得更好的经济效益。

三、高校维修项目成本控制的方法

1.有规范化的维修项目管理机构。配备一个懂业务、会管理的后勤管理班子,维修项目管理设置相应的科室,有专业技术人员负责全校的维修项目的管理。学校应以文件的形式,规定对全校维修项目管理的职责权限,负责全校维修项目年度预算的论证、审核、报批、执行等管理程序。把每年的维修经费管好用好,发挥维修资金的投资效益。当前,高校普遍存在专业管理队伍素质不高的问题。提高维修队伍人员素质,是提升维修项目管理质量的重要保证。在队伍建设上,要强化职业培训,不断增强自身的业务及综合素质能力,才能提高维修管理水平和管理监督的力度,提高管理效率,规避管理过程中可能出现的各种风险。

2.有规范化的维修项目管理制度。学校应当结合实际,制定维修项目的一系列管理制度,如浙江师范大学制定了解情况《维修项目报批办法》、《维修项目流程》、《维修项目管理制度》、《维修项目经费管理办法》、《维修项目招投标制度》、《维修项目预决算制度》、《维修项目现场管理办法》、《维修项目竣工验收制度》、《维修项目结算制度》、《维修项目转固定资产的结算办法》等管理制度。维修项目从申请、立项、论证、审批、招投标、现场管理到变更签证等每道程序都明确,从验收、初审、终审、资产结转到交付使用等每项手续都能有章可循,学校有关部门和有关人员对维修项目的管理程序都了如指掌。

3.有规范化的维修项目管理措施。现场管理是整个维修项目的中心环节。施工阶段必须按照设计要求、合同条款、施工规范及上级文件进行,确保工程的进度和质量。维修施工管理要规范的签订工程合同,在合同中明确规定施工质量标准、施工工期以及违约责任,以保护双方的合法权益。浙江师范大学后勤处管理维修项目在事前做到:(1)确定维修项目立项资金来源的;(2)严格控制维修项目费用;(3)科学编制概、预算;(4)严格招标程序,公开、公平、公正地择优选择施工单位,及时与中标单位签订施工合同。在事中做到:(1)以工期、质量、变更签证为重点施工现场加强管理;(2)对维修项目进行全过程跟踪管理;(3)对隐蔽工程做好实物测量或拍照验收等证据的收集工作;(4)及时办理变更及点工签证;(5)控制维修项目的材料和设备价格,控制造价。在事后做到:(1)组织大型维修项目验收;(2)提出限期整改意见,落实整改措施;(3)初审工程结算资料;(4)做好维修项目施工资料的归档工作。

4.有规范的维修项目成本责任制。项目成本责任制是项目管理人员在处理工程经济业务事项中的经济责任,一般地说,是施工企业有关职能部门和管理人员的一种责任。浙江师范大学后勤处掌握了这个情况,对下列责任人问责、追查:(1)项目经理。问责、追查成本管理责任;(2)项目预算员,问责、追查维修工程合同编制和执行、竣工决算;(3)施工员。问责、追查现场管理;(4)材料员。问责、追查材料供应;(5)报账员。问责、追查工作量完成进度及费用支出原始台账。规范的维修项目成本责任制应当查实成本费用是否都有对应预算收入,有否存在支大于收等情况,检查预算有否漏项,并及时纠正偏差,降低项目成本。

5.有规范的维修工程的审计监督。维修项目审计是建设单位对工程进行全过程监督的重要环节,审计既可监督施工单位,又可监督建设单位,在维修项目管理过程中有不可替代的作用。尤其要把重点放在结算审计工作上,项目工程竣工后,严格细致地监督工程量、套价、取费等,是否按合同执行,在保证质量的同时,将工程价款控制在最低标准,从而达到控制维修项目资金投入,降低工程造价、节约投资、提高效益的目的。

(作者简介:马艺菻,浙江师范大学在读硕士研究生,工作单位为浙江师范大学后勤处 浙江金华 321004)(责编:若佳)