对加强基层公安档案建设的思考

【摘 要】 公安档案是公安工作历史的真实记录,是公安机关宝贵的物质财富。针对基层公安档案存在的主要问题,要加强对档案工作的组织领导;保持档案管理人员相对稳定;建立公安档案工作的长效机制;加快公安档案信息化建设,充分发挥公安档案的独特功能。

【关键词】 基层;公安档案;档案管理

近年来,各级公安机关不断加强对档案工作的领导,狠抓档案基础设施建设,公安档案工作有了长足的发展。但是,随着现代警务改革的深入,特别是公安信息化、办公自动化的推行,基层公安档案工作仍然存在一些亟待解决的问题,这些问题如不及时解决,就会成为制约公安档案建设的瓶颈。笔者曾多次参与指导基层派出所、区公安分局、市公安局档案室达标升级工作和档案目标管理认证工作,现就结合多年的档案实践,提出一些粗浅的意见和想法,以供参考。

一、当前基层公安档案存在的主要问题

1、思想重视不够,档案意识淡薄

长期以来,基层公安工作的着力点基本上都放到治安管理和打击罪犯上,加上受警力、精力的限制,基层派出所的民警平时忙于公安业务工作而忽视了档案工作,根本认识不到档案的重要作用和价值,有的民警认为“只要案子能破,档案材料可有可无”、“工作任务重,哪有时间搞档案”。由于档案意识薄弱,哪一年领导重视了,档案就整理了。领导不重视,档案工作就没人愿意搞,档案材料乱堆乱放,不移交专人保管,书写不规范,纸张不统一、残缺破损现象时有发生。

2、人员变动频繁,不利于档案工作

档案作用的发挥很大程度上受到档案工作人员管理水平的制约。近年来,公安机关经常在年初实行竞聘上岗或轮岗。当年形成的档案资料还没有来得及整理,工作岗位已经变化了,新上岗的民警不熟悉上一年的业务,加上学习和培训不到位,只能在以前档案形式上进行揣摩,或者就根本不整理档案,连资料移交给档案室。这样整理的档案很难保证系统性和完整性。

3、基层档案门类不全,结构单一

长期以来,基层公安档案资源基本上以纸质档案为主体,科技、声像、实物档案等特殊载体的档案少得可怜,档案门类不全,结构单一。随着公安工作信息化步伐的加快,基层公安档案资源不足与工作需要的矛盾已逐步显现出来,不仅束缚着公安档案事业的进一步发展,也影响了公安档案服务功能的进一步发挥。

4、档案管理工作长效机制没有形成

档案管理工作是一项默默无闻、十分辛苦的服务性工作。一些科所队室对档案工作重视不够,为应付检查考核而整理档案,为档案室达标升级整理档案,平时不整理,忙时搞突击,检查考核一过,就放松了管理,出现滑坡和反弹现象,在档案的日常管理中,存在着查档登记台帐不齐全,借阅手续简单,档案库房的“八防”设施不能全部到位,文书、业务等类别的档案整理,在规范统一上做得不深不细,尤其是派出所在行业场所管理、暂住人口、出租房屋、重点人口、吸毒人员、两劳释放人员等档案没有实现真正意义上的动态管理。

5、档案信息化建设进展缓慢

一些科所队室对公安档案信息化建设的认识不到位,基层派出所的档案管理大多仍停留在原有的纯手工操作水平上,未配备计算机进行管理;档案的数字化加工力度不足,没有使用档案管理软件进行管理,档案人员中掌握信息技术的复合型人才不多。由于领导思想不够重视,民警的用档意识和主动服务意识不强,存在着看门守摊、被动服务的观念。

二、加强公安档案建设的建议

1、加强对档案工作的组织领导

公安基层档案管理工作是公安机关的一项重要的基础工作,具有不可替代的重要地位和作用。同其他工作一样,领导的重视是做好基层档案工作的关键和前提条件。公安机关的领导,尤其是基层科所队室的领导,要充分认识档案工作的重要性和紧迫性,切实加强领导,建立档案管理机构,主要领导要亲自抓,把档案工作列入议事日程。建立责任制,一级抓一级,层层抓落实,把档案工作作为科所队室基础业务建设的重要内容和建设群众满意的科所队室重要条件来抓,做到认识到位,工作到位,保障到位。要多渠道、多层次、多形式开展《档案法》的宣传教育,不断增强民警的档案意识,使每个民警自觉做到从每件文件资料抓起,从每卷资料抓起,一步一个脚印地把档案管理工作落到实处。

2、保持档案管理人员相对稳定

近些年,示范区公安局加强了档案人员的培训,干警档案意识逐渐提高,但是,由于人员变动较为频繁,影响档案业务开展。在今后工作中,应量才适用,以岗定人,并尽可能保持档案队伍的相对稳定。继续从多方面进行培训,努力提高档案管理人员的业务素质和操作技能,进而推动其他各项业务工作的开展,使档案管理与公安业务良性互动,达到双赢。

3、进一步健全档案管理制度

一是要拓展收集渠道、扩大收集范围。在做好纸质、电子、声像等载体档案收集、整理归档的同时,围绕重点时期、重大事件、重要活动、重要人物,尽可能将一切与公安工作和公安队伍建设有关的具有纪念意义、凭证性和有保存利用价值的文献、手稿、图表、书刊传单、徽章证件、印信图章、警用装备、外交礼品、名人或烈士遗物等不同门类的各种实物资料收集起来,加以整理归档,进一步丰富库藏内容,使公安档案更具特色、更为完整、更加丰富。二是要不断健全档案管理制度,尤其是要建立健全日常管理制度和档案管理目标责任制,明确各自的职责,加强工作考核,促使档案管理更加规范。三是将公安派出所档案等级管理与派出所等级评定挂钩,实行档案工作一票否决制,一、二级派出所的档案管理必须达到档案等级一级标准,三级派出所的档案管理必须达到档案等级二级标准,四级派出所的档案管理必须达到档案等级三级标准。

4、建立档案工作长效机制

一要提高认识,落实责任。要明确单位“一把手”是档案管理工作的第一责任人,要一级抓一级,层层抓落实。二要严格制度,规范管理。要根据档案管理的工作要求,结合实际、制定档案管理的各项管理制度、操作规范和工作要求,并严格按照基层档案建设规定抓好落实,做到以好的制度来规范工作,促进工作。三要立足长远,常抓不懈。在人、财、物上给予保障。要将平时抽查与定时检查相结合,真正把公安档案管理工作作为一项重要的基础工作来抓。

5、加快信息化建设

当前重点是要加强公安档案信息化建设,将公安档案信息管理导流纳入信息警务平台,对常用的刑侦、治安、劳教、重点人员、人犯等库存档案全部著录到“档案信息管理系统”,实现全局联网,共享信息资源,最大限度地整合挖掘档案资源。同时要建立统一标准、统一规范、具有良好系统兼容性的数据库,开通档案网络服务,在网上24小时提供远程查询检查和浏览服务,对非涉密文件进行全文检索,彻底改变以往人工模式,实现档案利用的零距离服务,减少民警往返行程,最大限度地提高服务效能。

【参考文献】

[1] 孔爱华.切实做好新形势下的公安档案工作.档案与建设,2007.12.

[2] 卓冰凌.对公安档案信息化建设的几点思考.云南档案,2007.11.

[3] 李燕琳.试论公安档案队伍建设的问题与对策.云南档案,2007.12.

【作者简介】

陈慧萍(1969-)女,陕西杨陵人,杨陵区档案局档案管理员,主要研究方向:档案管理.