电算化会计中若干会计方法的思考

张辉

（黑龙江省水利系统干部培训中心，黑龙江 哈尔滨 150000）

美国前会计学会会长井尻雄士教授在八十年代初提出了“三式簿记”新概念，美国的阿妮塔·S·霍德兰等教授提出基于事件驱动法的事项会计，主张打破原有复式记帐原理，变原有的货币反映为多维反映，他们的研究都是建立在信息新技术应用的基础之上的。

1 电算会计中借贷记帐法是否不适用

在借贷记帐法中，“借”既可以表示增，也可以表示减，而“贷”既可以表示减，也可以表示增，卢卡·帕乔利提出的复式借贷簿记方法之所以几百年来一直为人们所推崇，正是因为其“有借必有贷，借贷必相等”的锱铢必较、泾渭分明的原理.尽管我国会计实务也曾一段时间对增减记帐法和收付记帐法情有独钟，但最终仍达成共识，采用了国际上通用的借贷记帐法。

本质上说，在借贷记帐法中，代和贷只是代表一种符号，而其实质则是“有借必有贷，借贷必相等”。换句话说，不管是在手工会计中，还是在电算会计中，衡量记帐凭证是否采用借贷记帐法，主要看其是否体现“有借必有贷，借贷必相等”的基本原则。在电算会计中，尽管记帐凭证库文件的数据结构有“借贷金额”型、“借贷方向”型和“借贷科目”型等几种，但万变不离其宗，其基本实质都是通过记帐凭证编号维系着凭证的借贷记帐法。

有人以会计软件常以正、负号分别替代借、贷符号为由，企图说服人们相信这一记帐法已经难以胜任新形势。应当注意的是，即使借、贷符号在数据库中不采用“借”和“贷”加以表示，也并不表明借贷记帐法就可放弃。不可否认，在将借贷记帐凭证的发生额登陆到总帐之后，对于登帐后所结计的期末余额往往以正数表示借方余额，而以负数表示贷方余额，甚至在借贷库文件中只设一个金额字段，在该字段中分别以正负号表示借贷方。但所有这些标记都没能改变“有借必有贷，借贷必相等”的规则，其实质仍然是借贷记帐法。这里的正、负号与增减记帐法的增减符号的属性风马牛不相及。

从长远来看，随着原始凭证的逐步电子化，记帐凭证的自动生成势在必行，届时，何种记帐方法使自动生成更可行，当然要根据其科学性而定。智能软件的设计凭借的是科学的方法和严密的思维与推断，而经过了数百年磨练的借贷记帐法，无疑是未来智能专家设计会计软件的最佳选择。当然，一味否定增减记帐法的科学性也是错误的。在计算机之中，当采用增减记帐法填制记帐凭证之后，我们完全可以编写一段简短的程序将其转换为借贷记帐法下的相应记帐记帐凭证。其转换的主要依据是各该科目的记帐符号与所属科目类别。以从银行提取现金为例，在增减记帐法下，增记“现金”减记“银行存款”。现金和银行存款都是资产类科目，对资产类科目，其增加就转换为“借”其减少就转换为“贷”。依此，也可将借贷记帐法下的凭证转换为增减法下的凭证。

事实上，过多地去研究借贷记帐法与增减记帐法如何在计算机中运行是不明智的的。因为这两种方法仅是用于数据的输入而并非是用于信息输出，换句话说记帐方法与信息用户的需求无关，信息用户所需要的会计信息主要是以会计科目为标识的发生额或余额（至少当前是如此）。

2“反结帐、反记帐、取消审核”的可行性至今，尚有有少会计核算软件设置“取消审核”、“反记帐”、“反结帐”的功能。在实际工作中，这些设置的确给会计人员的会计处理带来许多方便，尽管许多学者对此提出异议，但不少实务工作者却对其依依不舍。有的学者甚至认为，在计算机特定的工作环境中，反记帐的作用不可替代。其理由是，在实际工作中存在大量错误的记帐凭证如果不施行反记帐的做法，则将导致帐簿中存在大量无用的冗余信息，影响对会计信息的使用。

所谓电算化会计中“反记帐”，事实上也就是将一批原先登录到帐簿上的发生额从各该帐户再予以扣减，使各该帐簿恢复至该批凭证登帐之前帐簿的发生额和余额状态。毋庸置疑，没有人会赞同手工会计下采用“反记帐”。对手工的帐簿记录，为了保证其有案可稽，当其发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写。同时，对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理；一是登记帐簿时所发生的错误，“应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认”；二是由于记帐凭证错误而导致帐簿记录发生错误的，则“应当按更正的记帐凭证登记帐簿，”。在实际工作中，由于记帐凭证出错而导至帐簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改；一是红字冲销法，二是补充更正法。这些详细而又具体的规定所强调的一点，那就是对出错之处必须留有修改的痕迹。

在电算会计之中，记帐错误和记帐凭证填制错误仍然在所难免。但由于计算机特定的工作环境，迫使我们不得不改变手工会计原有的更正做法。虽然红线注销法地电算会计中难以操作，但对出错的电子数据，却不能不留下修改的痕迹，解决的办法只有一个，保留错误电子数据，另作更改的记帐凭证，并据以登录帐本，换言之，要将正与误两张凭证同存于会计档案之中，同时，其所登录的正与误两处帐簿记录并存于同一帐本之中。《会计核算软件基本功能规范》第十八条也作出与上相同的规定；“发现已经输入并审核通过或者登帐的记帐凭证有错误的，可以采用红字冲销法或者补充凭证法进行更正；记帐凭证输入时，红字可用‘-’号或者其他标记表示”。

由上可见，不管是手工会计，还是电算化会计，对出错的修改均强调留有痕迹。事实上，在电算化会计中，由于电子数据的修改在技术上可不留痕迹，因而更需要对留有痕迹予以强调。

反结帐的错误做法也是显而易见的。当期末已经结帐并编制企业会计报表之后，如果将其“反结帐”，则意味可以对该结帐月继续输入凭证数据，无论这些新凭证是否已经记帐，都存在帐表不一至的错误，而当根据其登帐后的帐簿重新编制报表，摆在人们面前的两张报表是绝不相同的。如果某一会计期反复操作结帐与反结帐，并生成相应会计报表，会计信息的生成启不是在搞数字游戏！

进而言之，将“取消审核”、“反记帐”与“反结帐”同时使用，其后果不堪设想；结帐后可以再增减当月经济业务，帐簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改，而业务记帐和编制报表的记帐凭证在取消审核后又可对记帐凭证的电子数据不留痕迹的修改，承认这种逆操作的合法性，又置会计的证、帐、表勾稽关系于何地？它只会给制假者提供机会，而对电算化内部会计控制百害而无一利。这种只顾及方便操作者而不考虑会计信息可先靠性的做法，还需要会计工作规范吗？商品化会计核算软件首先要评审，正说明会计软件必须遵守包括证、帐、表等操作在内的工作规范之重要。

本质上说，上述所有的逆操作，其最终目的都是为了对记帐凭证库文件上的电子数据作不留痕迹的修改。事实上，发现证、帐错误而采用红字（“-”号）更正法或补充更正法填制记帐凭证，再据以登记由簿、会计报表，并不会给会计人员带来太多麻烦。无论是结帐前作为当月凭证的更改，还是结帐后作为下月的凭证的更改，对会计人员来说都是举手之劳，何况证、帐的错误毕竟不会太多，因而不至于导至帐簿中存在大量无用的冗余信息，影响对会计信息的使用。

[1]财政部.企业会计准则[S].2006.

[2]财政部.会计核算软件基本功能规范[S].199 4.

[3]财政部.财政部关于会计基础工作规范化的意见[S].1996.

[4]宋薇.浅析会计电算化中“反记账、反结账”的利弊.