小议档案信息资源的开发利用

张晓燕

（黑龙江省柳河农场社保局，黑龙江 庆安 152400）

1 档案信息资源开发利用的涵义

所谓档案信息资源开发和利用，就是将静态的档案信息资源经过采集、加工、存储，进而转换成动态的信息，最快和最大限度地为用户所利用的过程。这一概念应从以下几个方面理解:

1.1 它的开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中了经过系统加工科学挑选和鉴别，处在日常保管状态中的档案。

1.2 它的任务是对静态的档案资源进行加工、处理和相应的信息输出，直接满足利用者的需要。馆藏档案作为一种资源，是固化的、静止的，只有不断的经过加工、处理，才能发挥档案资源应有的作用。

1.3 它是一种高层次的劳动过程。它把一次档案文献加工成二次文献和三次文献，并通过新的载体形态存储信息，使档案信息资源浓缩化和优质化，以实现档案信息资源的可分享性，广泛满足档案用户的利用需求。与此同时，通过相应的信息传递渠道和媒介，将档案资源信息传递给利用者。

1.4 档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息资源的传递时间，广泛、迅速、准确地将档案资源信息传递给用户，从而最大限度地发挥档案的经济效益和社会效益。

2 当前档案信息资源开发利用的主要制约因素

2.1 档案信息化意识较弱

档案信息的开发利用，面临着市场经济和商品经济的挑战。改革开放以后，我国的社会主义市场经济得到迅速发展，基本形成了具有中国特色的社会主义市场经济体系，商品经济己成为我国经济的主要形式。但是，由于档案系统长期形成的封闭和半封闭环境的影响，许多档案部门和档案工作者的思想观念，仍然停留在“重管轻用”的观念上，认为只要按时接收，按时开放，提供凭据就行了。对于如何开发档案信息，提高档案利用率想的少。因此，部分档案工作者认为没有什么开发价值，再怎么使劲开发，也不能提高利用率，也创造不出经济效益。这种思想观念，远远不能适应经济和社会的发展，档案信息的利用也不能达到应有的效果，这是档案信息开发利用过程中必须解决的一个重要问题，否则，档案工作无法迎接社会主义市场经济和商品经济的挑战。

2.2 馆藏结构单一

据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏文书档案所占比例偏大，而科技档案、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，范围狭窄，档案资源不够丰富。因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性。

2.3 新技术利用环节薄弱

在现代信息技术迅速发展的情况下，尤其是随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通信传输技术的发展,档案缩微制品、录音、录像制品等各种载体形式大量增加,这些对档案部门的信息资源开发工作产生了极大的冲击和深刻的影响。

2.4 档案队伍素质不高

由于传统服务手段和内容的单一性，使得许多人都把档案工作看成是人人都能胜任的工作，无需多少知识都可以“守好摊子”。随着社会的发展，科学技术应用用于档案工作的各个环节，无论从内容和方式都发生了巨大的变化，过去那种坐、等、靠、要的管理体制己是行不通了，那种仅仅依靠传统的队伍建设己远远不能适应信息时代对档案人员的需求。目前档案部门人员主要存在的问题:缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；缺乏现代信息网络化知识:档案队伍结构不合理，年龄偏大；上级领导重视不够等等，造成了档案信息化建设的滞后。

3 档案信息资源开发利用的对策

3.1 增强档案信息资源开发与利用的意识

近年来党中央、国务院高度重视档案工作，各级各部门必须提高思想认识，进一步搞好档案信息资源的开发与利用。由于我们的档案信息资源开发与利用相对落后，未引起社会共识，再加上档案馆知名度不高，除了有它自身的局限性外，更主要的是宣传力度不大。只要我们扩大宣传力度，通过新闻传播媒介加以宣传，就一定会有效果。让全社会都来了解档案信息及其馆藏情况，让各界人士都懂得借助档案可以解决不少问题，使档案馆通过开发开放档案信息资源，参与市场经济建设，在服务全社会过程中发挥作用。

3.2 大力丰富馆藏，增加信息存贮量

要开发档案信息，先要存贮档案信息。要增加档案信息的存贮量，就要不断丰富馆藏档案资料的数量和内容。随着政治、经济、军事、科技、文化等活动的开展，社会上产生的信息资源与日俱增，更加显得馆藏数量的贫乏。加之过去思想认识上的偏差，许多馆藏档案中又存在着门类不全、结构不合理、范围不广泛、地方特色不突出等问题。要解决这个问题，一是档案馆要扩大接收面，凡是对国家和社会有保存价值的信息都在收编范围;二是扩大接收门类，由只接收文书档案，扩大为接收专业档案、科技档案等;三是在接收的内容上注意宏观和微观的结合;四是注意接收反映地方特色的档案材料。

3.3 改进和更新档案利用的技术及方法

随着档案数量的增加和现代社会对档案的利用需求，传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利用方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是计算机技术和现代缩微技术等。目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在，加强检索工具应力求符合规范标准，馆藏性、查找性、指导性检索工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征、形式特点和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法，实现档案资源的共享。

3.4 提高档案人员队伍的综合素质

(1)加强教育，使广大档案工作者解放思想、更新观念。开发档案信息资源，首要的是从事这项工作的人必须形成现代管理意识，树立一种为社会服务、为经济发展服务的思想。要努力把握档案工作的方向，积极探求开发档案工作的新途径。同时要形成档案工作者的群体意识，发挥群体团队精神，不断提高人们对保存档案和开发利用档案信息资源的认识和自觉性，这是做好开发档案信息资源工作前提和必要条件。(2)改善档案人员的知识结构。现代管理科学认为，各门学科的关系是互相渗透、相互依存的，这就要求从事档案工作的人员必须具有广博的文化知识，学习和了解现代办公所应用的科技手段，了解相关学科及本学科领域中最新的科技成果，拓宽知识层面，这样才能运用现代化的管理手段创造档案信息的最大效益。

4 结语

总而言之，档案信息资源的开发和利用是一项长期而系统的工作，是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当今、利于后世的伟业。作为档案部门，要高度重视档案信息资源的开发利用，进一步挖掘和拓宽档案信息资源开发和利用的渠道，最大限度地发挥档案信息资源的价值和作用，更好地为社会各界和经济建设服务。

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