哈佛大学图书馆的文献保护体系

□林 明

美国哈佛大学不仅拥有庞大的图书馆系统,馆藏丰富、服务先进,其文献保护与修复工作更是体系完整、操作规范,堪称学术图书馆的典范。为了提高中山大学图书馆的文献保护与修复水平,促进中山大学图书馆文献保护与修复中心的建设,本人应哈佛大学哈佛燕京图书馆馆长郑炯文先生的邀请,于2009年5月专程赴美考察哈佛大学图书馆的文献保护与修复工作,详细了解其组成体系、人员配置、操作规范及日常运作情况,获益良多。特将所见、所闻、所思记录下来,供同仁参考。

作为哈佛大学的重要组成部分,哈佛大学图书馆系统是全球最大的学术图书馆系统之一,拥有73个图书馆①http://hul.harvard.edu/new s/2009_1211.html(2010-01-25)。关于哈佛大学图书馆系统的图书馆数量,由于统计方法和标准的不同而异。据哈佛大学主页按照字顺排列的图书馆列表统计共181个,但其中有很多是单独列出的图书馆专藏,不能计为单独的图书馆;按照学院排列的图书馆列表统计共67个,但其中部分图书馆又下辖若干个图书馆,如文理学院有机与进化生物学系的 Botany Lib raries又分为7个图书馆,其中也有单独列出的图书馆专藏。在哈佛大学图书馆主页的有关介绍中多次出现哈佛大学图书馆数量的描述均为超过70个独立的图书馆,其中一篇新闻明确指出哈佛大学图书馆系统包括73个独立的图书馆单位,所以本文采用此数据。,总馆藏超过1600万件。

哈佛大学图书馆系统包括大学图书馆和学院图书馆两个层面。大学图书馆的职责是在数字资源的采购与建设、信息技术、密集存储和文献保护方面统筹整个大学图书馆系统中各图书馆的合作,并具体负责哈佛大学储存图书馆(H arvard Depository)、哈佛大学档案馆(Harvard University A rchives)、图书馆数字化计划(Library Digital Initiative)、信息系统办公室(Office for Information Systems)、学术交流办公室(Office for Scholarly Communication)、馆藏公开项目(Open Collections Program)、档案管理办公室(Records Management O ffice)、韦斯曼保护中心(Weissman Preservation Center)和对图书馆员的信息服务(Staff Resources)。这些机构和项目管理并协调学院图书馆的信息系统、图书的密集式储藏、图书保护与修复、学校档案类资料的收藏与管理等。

学院图书馆是图书馆系统的主体,在大学图书馆的协调下进行合作。各学院图书馆相对独立,分别负责本图书馆(系统)的资源建设、队伍建设和读者服务,向全校读者开放。学院图书馆中以哈佛学院图书馆(包括哈佛文理学院)系统为最大,在数量上占哈佛大学图书馆系统的半壁江山,包括著名的威德纳图书馆(The Harry ElkinsWidener Memorial Library)、霍顿图书馆(Houghton Library)、哈佛燕京图书馆(Harvard-Yenching Library)等。哈佛医学图书馆、哈佛商学院图书馆、哈佛法学图书馆等也都是非常著名的专业图书馆。

在文献保护与修复方面,哈佛大学图书馆和哈佛学院图书馆发挥主导作用,协同其他各图书馆分工合作,形成了从环境控制、日常维护、灾难预案、大规模脱酸、载体转换等预防措施到善本修复、流通馆藏修复、商业装订和馆内小修等补救性措施兼备的完整保护体系。

1 文献保护机构

在哈佛大学图书馆系统中专门从事图书馆文献保护工作的机构有:

1.1 哈佛储存图书馆

随着哈佛图书馆馆藏的不断增加,图书馆建筑的空间紧张问题日益突出,哈佛大学于20世纪80年代提出了远程密集储存方案,并在离剑桥市28英里以西的马萨诸塞州的Southborough市建造了哈佛储存图书馆,采取高度密集式储藏设备,以严格的环境控制措施来存储纸质文献和缩微胶卷,同时也满足哈佛大学部门档案的存储要求。该馆由哈佛大学图书馆管理,供全校图书馆使用。

哈佛储存图书馆的使命是促进哈佛校园空间的高效利用,通过为馆藏的存储和检索提供一个安全、可靠和成本效益合理的环境来保存具有历史价值和经济价值的文献资源。具体说有以下5点:

(1)保护和保存馆藏文献;

(2)以满足或超越客户及档案储存行业标准提供服务;

(3)慎重开支经费,为大学和客户获取最高效益;

(4)进行不间断的定性和定量测量、分析和绩效报告;

(5)维持一个促进团队合作、良好沟通的工作环境以完成使命①http://hul.harvard.edu/hd/pages/m ission.h tm l。

哈佛储存图书馆采用模块化设计,可以根据需要非常方便地增加储藏仓单元,其馆址容量最终可建筑15个主储藏仓单元,总计约20万平方英尺的储藏空间,可排书架总长300万英尺。每个储藏单元之间都设有隔断系统,以满足消防和分区控制的要求。哈佛储存图书馆选择的书架高度为30英尺,为升降采摘机械所能达到的最高高度,存储深度36英寸,行间距为56英寸。根据图书大小的不同,1万平方英尺(约930平方米)可以存放150-200万册文献。

第一个储藏仓模块于1986年建成开放,拥有4排共9000节书架,到1990年9月,第一存储单元几近放满。1991年增加了第二个储藏仓模块,并对书架的结构和防火系统进行了改进。1995年第三个储藏仓建成;为了不断满足远程储存的需要,第四个储藏仓模块也于1996年建成,同时还建了2排短书架来存放缩微胶卷和影像胶片。第五和第六储藏仓1999年中期建成,每个储藏仓的容量是以前单个储藏仓的1.5倍,拥有6排书架,这两个最先进的存储仓利用冷藏库技术建造以达到更为严格的环境控制。这两个仓完成后,哈佛储存图书馆将第一和第二储藏仓的文献搬到这两个仓,并对最初的两个储藏仓进行了消防系统的改造。2004年,一个拥有10排书架的大存储仓建成。2009年将继续扩建1.9万平方英尺空间用于存储档案。

哈佛储存图书馆的设计不仅可以密集储存以提高空间的使用率,同时通过以下六个方面的严格控制为文献提供了良好的存储环境,使文献处于稳定状态,延长了文献的使用寿命:

(1)通过集成的环境控制系统,持续监控,保证书库连续稳定的保存环境;

(2)六个主存储仓模组的温湿度全年控制在恒定状态,温度为华氏50℉,相对湿度为35%;

(3)另一个单独的胶卷储存仓的温湿度设定为40℉和35%;

(4)先进的空气循环和过滤系统过滤掉空气中的微粒和有害气体以确保存储环境;

(5)带有监测装置的紫外线过滤荧光灯最大程度地减低光线对文献的损害;

(6)中性无酸的图书存储盒防止了可能存在于纸质文献中的酸的传播②http://hul.harvard.edu/hd/pages/facility.htm l(2010-1-10)。

为了节省存储空间,达到最密集的储藏,哈佛储存图书馆提供不同规格的半封闭或全封闭纸箱来存放不同大小和规格的文献。文献到馆后,首先对文献按照尺寸大小进行测量和分组,同样大小的文献集中存放,每个纸箱有一个唯一的条形码。文献装箱时采集文献条码以使之与箱条码关联,集中在箱条码下,纸箱上架后采集架位条码输入系统。查找文献时,通过文献条码可以确定箱条码,然后再确定架位条码,可以非常快捷地定位文献。

哈佛储存图书馆远离主校园,采取封闭式管理,只有工作人员可以进入。四周森林密布,为了防止山火的侵袭,在馆舍四周开辟了数十米宽的防火带。读者通过哈佛大学图书馆统一的检索门户HOLLIS(Harvard’s online library catalog)检索到需要的文献在哈佛储存图书馆时,可以填写网上申请表单索取文献并确定要送达的图书馆。有部分文献的书目记录没有进入HOLLIS,读者可以检索储藏图书馆的联机目录并提出请求。哈佛储存图书馆在收到请求后第二个工作日便可将请求的文献送达提交请求的图书馆。获取哈佛储存图书馆的文献为收费服务。

1.2 韦斯曼文献保护中心

哈佛大学图书馆文献保护办公室(Preservation office)成立于1989年。2000年3月,为纪念捐赠人Paul M.Weissman和Harriet L.Weissman夫妇而命名为韦斯曼文献保护中心。该中心隶属于哈佛大学图书馆,共有17名工作人员,分为文献保护项目办公室和特藏修复实验室两个部分,负责管理和实施哈佛大学范围内的文献保护计划和项目,通过评估文献保护现状和需求来确保馆藏的可获得性,并对善本图书、地图、照片等进行修复工作。韦斯曼文献保护中心与哈佛学院图书馆保护与成像部一起为哈佛大学图书馆系统所藏的文献和其他文化遗产提供高质量的保护、修复和复制服务。主要工作包括:

(1)咨询与现场服务:包括提供报告、指南和教育培训,主办研讨会,提供咨询和其他服务等来提高哈佛大学图书馆的文献保护技术和水平;制定文献保护灾难预案和开展预防活动,每天24小时开通帮助热线和提供馆藏恢复专家服务;设计馆藏评估的工具,并协助设计和实施馆藏评估计划和项目;帮助各图书馆选择适宜的文献保护环境监测设备,建立监测项目,并解释结果,根据所得结果适时调整保存环境,延长图书馆馆藏资源的使用寿命;针对具有长久保存价值的馆藏资源的数字化、数字资源长期保存和传送,制定工作指南和说明书。

(2)修复服务:包括特藏修复,由高水平专家修复经过长时间存放、使用和恶劣环境造成损毁的珍贵善本、手稿、印刷品、图纸、地图和其他特藏材料。许多在韦斯曼文献保护中心特藏修复实验室修复的馆藏都是非常罕见的,具有独一无二的历史、学术和艺术价值。韦斯曼文献保护中心的修复师也对将要进入数字化项目流程的普通馆藏进行修复,对它们进行加固以承受扫描等操作。

(3)载录格式转换计划:十多年来,在国家人文科学基金的支持下,韦斯曼文献保护中心管理了七个缩微复制项目,保护了超过十万册脆化的各学科书籍。韦斯曼文献保护中心负责资料的挑选、准备和编目,哈佛学院图书馆文献保护部成像组负责高质量的缩微复制。

1.3 哈佛学院图书馆文献保护与成像部

哈佛学院图书馆文献保护与成像部不仅管理并实施哈佛学院文献保护与修复项目,致力于保护哈佛学院图书馆的馆藏,还和哈佛大学图书馆韦斯曼文献保护中心一起为整个哈佛大学图书馆系统、校内其他机构和个人提供整套的、高质量的保护、保存、载录格式转换服务。

哈佛学院图书馆文献保护与成像部分为两个部门,一个是文献保护服务,另一个是成像服务。

其中文献保护服务分为两组:一个是馆藏修复实验室;第二个是装订与图书加工组。

哈佛学院图书馆馆藏修复实验室位于哈佛学院威德纳图书馆内,共有14名工作人员,主要负责修复18世纪以来的流通馆藏,致力于使用永久性和耐用的材料、科学可行的修复技术和高效的手段,并严格遵循美国文物保护协会的文献修复职业道德规范,做好修复工作。修复实验室占地3400平方英尺,拥有最先进的设备和工具,分为修复前分类、小修、中修和高级修复处理、装具制作、水湿文献恢复等区域和一个参考图书馆。

装订与图书加工组有11名工作人员,主要负责为哈佛学院图书馆选择商业性文献装订服务并拟定相关要求,确保上架文献装订可靠、标志明晰、装具符合长期保存的要求。

成像服务部共有40名工作人员,分为八个组,全部在威德纳图书馆内。包括:顾客服务、馆藏转换服务、数字影像的服务、摄影服务、扫描服务、缩微服务、目录服务和项目支持服务。

哈佛学院图书馆文献保护与成像部与韦斯曼文献保护中心目前的负责人同为Jan Merrill-Oldham。两个机构关系非常密切,既有分工,又有合作。在文献保护方面,韦斯曼文献保护中心负责统筹与规划整个哈佛大学图书馆系统的文献保护项目,哈佛学院图书馆文献保护与成像部会同有关图书馆共同实施;在文献修复方面,韦斯曼文献保护中心的修复实验室主要负责整个哈佛大学图书馆系统的特藏文献的修复,而哈佛学院图书馆的文献修复实验室主要负责流通馆藏的修复和各种装具的制作。

除了以上部门专业从事文献保护与修复之外,哈佛的商学院图书馆等也设有规模不等的文献修复实验室。哈佛学院的陶泽(Tozzer)图书馆还不定期地举办普通馆藏图书的小修培训,辅导哈佛学院各图书馆的馆员图书维护与修复的基本知识。其他图书馆也基本上都设有文献保护馆员或馆员助理职位。

上述各个专业部门组成了哈佛大学图书馆的文献保护组织体系,并通过各个机构的分工与合作来策划、组织和实施有关的文献保护项目。

2 文献保护工作

哈佛大学图书馆系统所开展的文献保护工作主要包括以下几个方面:

2.1 环境控制与日常维护

韦斯曼文献保护中心和哈佛学院图书馆文献保护部联合,共同负责哈佛大学图书馆系统的文献保护环境控制和日常维护服务,包括:调查馆舍建筑的概况,发现有可能影响文献保护的因素并推荐改进措施;监测馆内的温湿度及光线,记录并分析数据,及时发现可能引起馆藏损毁的因素;为展览提供咨询意见,包括展览区域的安全评估、展览家具的推荐及需要注意的事项等;提供适当的处理方法,为馆员和学生提供培训材料,包括图书资料的清洁指引、图书资料的搬运指引等。提供装订形式、材料等的选择指引和图书上架前加工方面的指引,如条形码、藏书票、书袋卡、书口章、安全磁条等;提供合适的家具及装具推荐和指引。

哈佛大学图书馆制定的有关环境控制和日常维护规范与指引有①http://preserve.harvard.edu/care/index.h tm l:15个拯救哈佛馆藏的方法;录像带维护与日常处理建议;馆员培训;用户培训;档案和特藏文献的日常处理;图书馆馆藏的搬运与清洁;如何将馆藏移送哈佛储存图书馆;威德纳图书馆条形码及借期条规程;威德纳图书馆藏书票规程;馆藏文献的书口章;醋酸纤维胶片的劣化:诊断和储存。

2.2 灾难预案与灾后恢复

哈佛大学图书馆制定有非常详细的文献保护灾难预案和灾后恢复程序,并建立了一个拥有数十人的的应急队伍,成员包括所有韦斯曼文献保护中心和哈佛学院图书馆文献保护与成像部的全职修复人员和文献保护馆员。

哈佛大学图书馆的灾难预案和灾后恢复工作包括:

(1)应急计划:包括紧急情况联系人、馆藏抢救队伍、抢救馆藏的方法、馆藏抢救的优先次序、应急材料的储备及存放地点、紧急情况的安全措施及所需技术手段、保险等;

(2)应急训练:针对哈佛的馆藏等具体情况,向馆员提供各种各样的教育和培训机会,宣传和讲授与灾难有关的文献保护应急措施和恢复程序与方法等。手段包括介绍程序、讲座、工作坊、示范、练习等。2003年10月29日,哈佛大学图书馆和哈佛学院图书馆馆藏应急小组(LCET)举办了一场为期一天的模拟灾难训练。40多个来自哈佛20多个图书馆的员工参与了培训课程和救助实践,提高了真正面对灾难的能力。

具体的工作规范和指引有:哈佛大学图书馆应对飓风方案;霉菌污染管理指南;哈佛大学图书馆馆藏资源恢复:应急响应的清单;个人收藏品的恢复:应急响应的清单。

(3)应急物资储备:哈佛提供了应急物资储备清单,以抢救500册受灾图书为单位,各馆可以根据自己的情况来准备。

(4)灾后恢复程序:首先要确保人员的安全;第二是迅速评估灾难状况;第三是避免馆藏受到进一步的破坏;第四是确保应急人员和恢复人员到位;第五是与物业及设备人员合作,稳定存储环境;第六是进行全面的受灾状况调查和评估;第七是确定是否需要馆外商业性服务机构并与之联系;第八是保存各种受灾记录,联系保险公司等。

2.3 载录格式转换

哈佛学院图书馆文献保护与成像部成像服务组提供广泛的、旨在保护濒临灭失的馆藏资料的载体和记录格式的转换服务,这种转换主要包括两种形式:一是缩微,二是数字化。目前载录格式转换的主要方式为数字化。载录格式转换不仅可以有效地保存馆藏原件,也可以为读者提供更为便捷的获取方式。

哈佛大学图书馆在开始一个馆藏载录格式转换项目时,要首先填写一个调查表来制定计划和预估费用。调查表提交后,图书馆将征询成像部和韦斯曼文献保护中心的意见。为了更好地规划计划和确定费用,或者需要更多的信息或试验。每个载录格式转换项目的价格可能因对象不同而不同,但项目的主要花费来自人力资源和设备的成本。

载录格式转换项目最终要由哈佛学院图书馆载录格式转换审核委员会确定,由哈佛学院图书馆文献保护与成像部成像组实施,实施过程中要接受该委员会每月一次的检查。

一般来讲,载录格式转换项目的对象必须是已经或准备编入哈佛大学图书馆中央书目库的,数字化后的产品也将会与原书目记录相连并向全哈佛或更大范围提供使用。

2009年10月9日,哈佛大学与中国国家图书馆在哈佛学院威德纳图书馆签署协议,共同开发哈佛燕京图书馆藏中文善本古籍,实现数字化。根据双方协议,中国国家图书馆将负责向该项目提供资金和技术支持并承担数据质量控制工作,哈佛大学图书馆负责提供技术设备并承担中文善本古籍的数字化、元数据制作和数据传递工作。根据协议,本项目为期6年,涉及4210种51889卷中文善本古籍,将由双方各自保留一份完整的数字化图像文档,分别用于各自网站免费发布和其他学术研究及文献保存之用①http://www.n lc.gov.cn/syzt/2009/1015/article_382.htm。

2.4.文献修复

哈佛大学图书馆的文献修复项目包括对修复对象的评估、清洗、处理以及保护装具的制作等。韦斯曼文献保护中心修复实验室负责全哈佛大学图书馆系统的特藏修复,包括善本图书、手稿、油画、地图、照片等,以及部分需要进行载录格式转换馆藏的加固修复。修复实验室共有20名修复师。哈佛学院图书馆文献修复实验室主要负责哈佛学院流通馆藏的修复工作,共有14名修复师。

2.5 数字资源的长期保存

数字资源的长期保存就是维持数字资源的长期可用性。哈佛大学图书馆在进行保护性载录格式转换尤其是数字化项目的时候,首先确定的是符合长期性要求的格式,分别就音频、视频、文字和图像制定相关标准和指引;其次是选择符合长期性原则的存储结构、设备等,并定期维护。哈佛大学图书馆还维护哈佛大学的机构库。

2.6 文献保护的教育与培训

韦斯曼文献保护中心和哈佛学院图书馆文献保护服务部门提供一系列面向整个哈佛大学的文献保护培训,形式包括项目、工作坊、训练、实习、文献保护宣传品和指南等等。

(1)咨询服务:哈佛图书馆鼓励馆员向读者和有需要人士提供有关文献保护方面的知识咨询服务;

(2)教育培训课程和研讨会:向哈佛社区提供,除了一般的基本知识培训外,哈佛大学图书馆员工每年还安排定制的工作坊,如对馆藏保护的应急准备和响应、环境监测等。

(3)文献保护宣传产品:这些产品用来宣传推广文献保护知识及如何来保护哈佛的馆藏,并在哈佛图书馆和档案馆内免费发放和鼓励使用。这些产品包括下雨天用来保护图书的塑料袋、书签、招贴画、海报、桌面提示和磁铁等。

3 体会

经过实地的考察了解、访谈及阅读有关文献,哈佛大学图书馆系统的文献保护工作给我留下非常深刻的印象,其特点主要表现为:

3.1 体系完备

哈佛大学图书馆系统的文献保护工作从预防性保护到补救性保护,从原生性保护到再生性保护一应俱全,体系非常完备。在预防性保护措施方面,不仅哈佛储存图书馆的环境控制十分严格,其他各图书馆也都有完备的环境控制设备并定期监测环境数据;20世纪90年代,哈佛大学图书馆还开展了批量脱酸工作;防止含酸纸质文献的进一步恶化;不仅文献保护馆员从事文献保护工作,而且还通过各种培训加强全体馆员和读者的文献保护意识和知识,使每一个接触文献的人都明白如何正确地处理文献。在补救性保护措施方面,哈佛大学图书馆系统配备了规模宏大、设备先进的文献修复实验室,从特藏修复、流通馆藏修复到采购商业性的文献装订服务,针对文献的类型和特点区别对待,确保都能得到符合规范的处理。

在原生性保护方面,通过预防文献原件的损害和对破损文献的修复,确保文献能够得到长久的保存。在再生性保护方面,通过文献载体和记录格式的转换,不仅使文献的内容能够广泛地为读者所使用,还可以有效地保护原始文献。如哈佛大学图书馆将经过缩微、数字化等方式进行载录格式转换后的文献原件全部送到哈佛储存图书馆保藏,主要以转换后的文献格式提供服务。

3.2 分工合作

哈佛大学图书馆系统结构复杂,以分散管理为主。但哈佛大学图书馆的文献保护工作则以隶属于哈佛大学图书馆的韦斯曼文献保护中心和隶属于哈佛学院图书馆的文献保护与成像部为主,以哈佛储存图书馆、其他各学院图书馆和分馆的相关机构和人员为辅,他们分工协作,为哈佛大学图书馆系统提供了完备的文献保护服务体系。这是非常值得我们学习的。

参考资料

1 哈佛大学图书馆.[2010-01-25].http://preserve.harvard.edu/index.h tm l

2 宋力生.哈佛大学图书馆系统及馆藏管理.图书情报工作,2006,50(2):131-134

3 于宁,陈虹.高校图书馆的远程书库建设.图书馆杂志,2009,28(9):45-47

4 BRIEF HISTORY OF REMOTE LIBRARY STORAGE USING HIGH DENSITY SYSTEMS.[2010-01-25].http://128.223.86.142/rlsc/dill_final/APPENDICES.doc