高校档案信息化建设刍议

韩香兰

（洛阳师范学院综合档案室，河南 洛阳 471022）

1 当前高校档案管理中存在的问题

1.1 对档案管理重要性认识不够

长期以来，人们对档案工作的认识存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益。因此，一些学校领导往往容易忽视档案管理工作，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。

1.2 管理力量薄弱、管理手段落后

很多高校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。在设备配备上，一些学校采取因陋就简、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为“一间”，硬件设施停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。

1.3 归档文件收集不全，档案种类单一，档案整理不规范

有些学校由于认识上的偏差，不能及时将应该归档的文件收集归档，如有些学校的档案，只有请示，没有批复，或者只有批复，而没有请示，不能反映某一事件的前因后果。还有一些学校只重视文书档案，而忽视了科技档案、声像档案和实物档案。此外，很多高校档案没有严格按照规范要求对进馆档案进行整理，达不到进馆档案的质量标准，存在档案保管期限划分不准确，卷内目录填写简单，装订不整齐，检索工具不完善等问题。

2 制约档案管理信息化的瓶颈

2.1 缺乏统一的标准规范

虽然也有一些标准出台，但不能满足档案信息化快速、有序发展的需要。比如，高校档案网站信息系统设计和应用的标准，高校档案馆藏数字化标准，高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联的工作标准等都亟待规范。

2.2 技术保障不够明确

电子文件信息的安全、保密问题；维护电子文件原始性、真实性问题；电子签名的认定问题等；都需要严格的技术保障，需要法律、法规的支持。

2.3 认识与机制不够到位

对于高校档案信息化建设问题，各级领导包括档案工作人员的认识是参差不齐的，有些人片面地认为高校档案的信息化就是档案库房纸质文件的数字化，就是计算机技术在档案中的利用。另外，对于在高校是否启动档案的信息化建设，信息化建设的速度、规模、广度、深度如何，都缺乏明确的思考和规划。

3 高校档案信息化建设的原则

高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分，建设过程中要把握以下原则：

3.1 全局性原则。档案信息化建设须纳入高校信息化建设整体规划，与学校信息化同步发展。

3.2 标准化原则。加强各类标准的制定工作，以有效实现信息互通资源共享。

3.3 经济性原则。建设标准要与本单位的具体情况相结合，追求投人最小化，效益最大化。

3.4 安全性原则。采取必要措施，确保信息安全，数字档案可靠和内容的真实。

4 高校档案信息化建设的建议

4.1 加强基础设施建设

档案信息化建设必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上。主要通过三个层次来建设：一是学校档案馆范围内的档案局域网式的自动化集成管理，面向档案馆内的整理、编目、利用等主要业务工作环节，使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体，并向来馆的利用者提供检索和查询等向联机服务。二是通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门提供服务，用户可在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。三是通过校园网连接互联网，开展合作业务，实现全球高校档案资源共享。

4.2 完善制度建设

首先是数字化档案的收集。由于高校校园网建设已达成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档，只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案管理部门即可。其次是数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存储，保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用性。最后是数字化档案的利用。文件制作与档案管理采用同一系统软件，在文件制作的工作平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等，做到文件制作与编制检索工具基本同步。

4.3 建设功能齐全的档案信息数据库

档案信息数据库是一个有组织、系统化的数字大集合，目前高校要建设档案信息数据库，其信息一方面来源于现有的馆藏档案，利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息，通过手工著录、扫描等形式，转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化；另一方面，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

根据高校的特点，档案信息数据库至少要包括以下内容：首先要建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库，即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化，且能通过计算机检索与编目。其次，要建立各类专题数据库。根据学校现代化管理与发展要求，建立一系列专题数据库，从目录到档案全文内容齐全。最后要建立档案全文数据库。把学校馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类原件或实物，通过扫描或数码相机摄录等方式，把档案原件以图形方式存储在计算机，并为其编制题名、责任者、关键词等索引，建立相应数据库，实现档案全文管理。

4.4 加强安全措施建设

档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题。一方面，采用必要的技术手段加以防范。当前各种技术防范手段不断推出，升级更新，包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术等，都是有效的手段，应该充分综合运用，提高安全性。另一方面，通过建立完善的安全管理制度加以防范。档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。

总之，信息化建设是学校新时期档案工作的客观需求，是档案工作服务创新和管理创新的重要标志。所有档案管理工作者都应以《高等学校档案管理办法》所期望的，尽力加快档案管理信息化建设的步伐。

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