档案、秘书职业资格证书制度之比较

谢品贤，黄 磊

（山东电力工程咨询院，山东 济南 250013）

0 引言

我国自1993年推行职业资格证书制度以来，制定了一系列有利于职业资格证书制度建立和实施的政策。通过建立职业资格证书制度，使从业者树立正确的职业观、能力观，强化了职业道德，锤炼职业技能。这种制度同学历制度、职称制度、聘任制度的结合会成为强大的制度力量。

1 档案工作和秘书工作的关系

档案工作与秘书工作是一个系统工作的两个方面，档案是由文件转化而来的。即文件是档案的前身，档案是文件的归宿。秘书工作是前期工作，档案工作是后期工作。秘书工作是档案工作的基础，没有秘书的公文处理，就不会有档案管理；而档案工作对秘书工作具有重要的利用价值和特殊功能。

2 档案、秘书两种职业资格制度

2.1 秘书职业资格证书制度的发展

1998年，劳动和社会保障部向全国发布的《秘书职业资格鉴定试点工作方案》指出：为提高我国秘书职业从业人员的业务素质，做好秘书的培训工作，逐步推行职业资格证书制度，决定从1998年上半年开始，在全国开展试点工作，首批为北京、上海、天津、重庆、四川、湖北、广东、广西、河北、河南10个省市。

如今，秘书职业资格证书制度在全国已经推行10年了，其规模在不断扩大，通过考核鉴定取得职业资格证书的人越来越多。2003年秘书职业全国统一鉴定试点正式启用新的国家职业标准。

2.2 档案职业资格证书制度的现状

时至今日,档案职业资格证书制度在我国未全面实施。国家档案局只在《档案专业人员职务实行条例》(1996年)、《档案专业技术人员继续教育暂行规定》(1997年) 等文件中涉及了部分内容。但一些省市已率先在档案专业技术人员管理制度改革方面进行了探索。据《中国档案报》2004年2月19日报道,上海于2004年1月1日起实施了《上海市档案专业技术人员职业资格暂行规定》，这预示着我国档案职业资格证书制度的起步。2004年上海市正式开展了档案专业技术人员职业资格考试工作。该项工作由上海市人事局和档案局共同负责，资格考试实行统一大纲、统一试题、统一标准、统一组织的办法，原则上每年举行一次。

2.3 两者的比较

（2）起步时间及规模方面：档案职业资格证书制度起步晚，我国于1998年开始实行秘书职业就业准入制度，秘书职业资格鉴定考试随之应运而生。2004年上海实施《暂时规定》标志着我国档案职业资格证书制度的诞生。

目前，档案从业人员缺乏全国统一的上岗资格标准,档案工作岗位缺乏职业准入控制,虽然有些省市开展了资格上岗的培训与考试,但主办单位往往是各级档案局,其考核和鉴定缺乏权威的标准,往往是让那些非专业人员极轻易地获得专业职位,使得档案部门的从业门槛低,各种不具备档案专业知识和技能的人员占据着各级档案机构的岗位,造成档案专业人员与非专业人员界限不清。而从1998年起，劳动和社会保障部就按照全国统一标准、统一教材、统一命题、统一考务、统一证书的质量控制原则，统一组织了秘书职业全国统一鉴定，并统一制发职业资格证书，使之在全国有效。

（2）等级划分和申请条件方面：我国档案职业资格证书分为三类，即初级、中级、高级，并具体规定了每个级别的申请条件和能力标准。国家档案局在1997年发布的 《档案专业技术人员继续教育暂行规定》，对不同层次的档案专业技术人员的培养目标有不同的规定，其基本要求与上海市的规定相似。秘书职业资格认证制度试行标准分为3个等级，分别为初级、中级、高级，而新标准则分为4个等级，分别为五级、四级、三级、二级。二者的申请报考条件都体现了职业资格证书制度和学历证书制度的有机结合。

（3）考核方式及内容方面：档案职业资格证书制度由原来单一的以评审为主的评价方式发展为符合专业特点和需要的以考代评和评审两种评价方式。中、初级专业技术资格采取以考代评的评价方式，高级采取评审的评价方式。秘书职业资格证书制度采取的是考试方式，秘书职业资格二级有业绩评估部分。

档案职业资格没有统一教材，考试题型侧重于专业基础理论知识的记忆，主要靠背诵记忆即可完成考试。许多地方的档案资格考试内容不全面，特别是缺少计算机方面和外语知识的考核，使理论脱离了实践。秘书资格考试的内容以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据。考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。其中情景录像题侧重于考核实际工作情境中的综合运用能力。秘书考核的基础知识面更广些，涉及到企业方面知识、办公自动化知识，涉外秘书考试有外语考核部分，适应秘书的现代化发展。

（4）证书有效期方面：两者都是非终生认证，都是动态的、连续的、跟踪式的职业资格证书。《上海市档案专业技术人员职业资格暂行规定》规定，档案专业职业资格登记的有效期为3年，秘书职业资格登记的有效年也为3年。

（5）国际相容性方面：职业资格认证制度与国际相容与否主要体现在对国际该职业资格证书制度的关注上。现在，我国存在许多国际秘书职业资格证书考试。如中文版 “剑桥秘书证书”（Cambridge Career Awards in Secretarial Skills.简称CCASS）考试，这是我国秘书职业国际化的开端。而国外档案职业资格证书制度至今没有引进来，没做到与国际的接轨。我国现有的档案队伍中, 能在国际档案界有一定影响力的国际化人才还很少。

3 秘书职业资格证书制度对建立档案职业资格制度的启示

档案职业资格认证制度在我国还是一项新事物,对于构建职业资格认证的原则、方法和体系等理论知识还不够成熟,。它和秘书职业资格认证制度同属于国家职业资格体系框架内，虽然具体情况有些不同，但都是结合并体现了我国国情和人才管理的要求。秘书职业资格认证制度在其10年的实践中所积累的许多宝贵经验是值得学习和借鉴的。

3.1 建立全国统一的档案职业认证考试资格标准

统一性原则要求档案职业资格证书制度必须在统一的组织机构领导之下，按照协调一致的步调、原则、标准、方法、程序建立和实施。为了吸引大批高学历和高职业资格证书的人才投入到档案工作岗位，档案职业资格认证还应当和收入挂钩，对专业人员和非专业人员以及不同级别的专业人员制定不同的工资收入标准，这样才能逐步改善档案行业人员的整体素质。

从我国档案工作实际来看，中国档案学会和各地方档案学会牵头并担任档案职业资格证书制度的执行者，聘请著名的档案学家和资深的档案工作者参与考试标准、考试内容、考试形式、试卷批改等各方面工作，共同制定全国性的职业资格认证考试标准。

3.2 加强制度的实施力度，避免资格认证流于形式

档案职业资格证书制度是进一步深化职称改革的重要方向，在我国还处于探索阶段。由于采取考试的形式，资格认证就难免流于形式，因此应加强制度的执行力度和实施效果。首先，增强资格考试的权威性。聘请著名的教育专家、档案学家和资深的档案工作者参与考试标准、考试内容、考试形式、试卷批改等各方面工作，保证其权威和科学性。其次，考试内容应体现素质能力的考核要求。考核机构及专家应制定合理的考试标准，从档案工作的实际要求出发，真正实现优胜劣汰。再次，档案机构应正确对待和重视。单位领导干部应认识到实施资格证书考试的重要意义，积极宣传，并组织开展各种继续教育和培训。要明确资格考试的最终目的，在单位真正形成一种不断学习、不断进步的良好风气。

3.3 与国际档案职业资格证书制度接轨

科学技术的不断发展和档案事业日益全球化，必将推进档案人才的国际化。实施职业资格证书制度有利于培养既具备档案专业知识，又具有国际交流能力和技巧，熟知各国和国际档案事业发展概况的国际化的高素质档案人才，有利于促进与世界档案界的双边或多边交流与合作。

世界各国的档案职业资格认证虽没有建立像图书馆和情报部门一样较为正规的体系,但由于各国档案事业和档案教育处于不同的发展阶段,也形成了各具特色的职业资格认证制度。美国于1985年已初步形成档案职业资格制度，是最早实施档案职业资格证书制度的。美国“档案工作者资格认证学会”（Academy of Certified Archivists,ACA）提供的职业资格证书已成为全美乃至整个北美地区的职业认证标准。在其十几年的实践中所积累的许多宝贵经验是值得我国学习和借鉴的。目前，我国香港等地区已开始引入美国档案职业资格认证考试体系。

3.4 不同规模的档案机构、不同层级的档案岗位需要不同等级的职业资格考试

正确评价一个档案人员的职业等级，主要是衡量其职业素质和职业技能,而不是衡量其对理论知识的掌握程度。同一档案机构内不同的档案工作岗位对档案人员的要求也各不相同。对于综合素质要求高的岗位，如档案参考咨询服务、档案编研等，要求档案从业人员具有较高的资格等级。而档案阅览室的工作人员，其资格等级要求可以低些。另外，我国各地的政治、经济、文化发展水平不平衡性，在推行档案职业资格证书制度时，也要针对不同地区档案事业发展现状采取相应的措施。在职业等级设置上,还要考虑国际现行档案职业等级标准，使中国的档案职业标准更加符合国际规范。因此，我们应当制定一系列的不同级别的职业资格认证体系，以适应我国档案事业发展的实际情况。

3.5 理性看待证书和树立终身学习的理念

在这个“职业证书的时代”，有一张过硬的证书对提升自己的价值是有用的。但是片面追求一纸证书，不把认证考试和自己的特长及自己从事的工作有机的结合起来，这就偏离了推行职业资格证书制度的轨道。档案职业资格证书不是终身认证，要求定期对证书持有者进行考核，这对于从业人员树立终身学习的理念，自觉主动地学习具有促进作用。

4 结语

它山之石，可以攻玉。秘书职业资格证书制度实施中积累的经验，对筹备和建立全国档案职业资格证书制度有着巨大的借鉴价值，而档案职业资格证书制度的有效实施，对推动档案教育改革和档案职业教育事业的发展，增强人才的竞争力，都有十分重要意义。

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