标准信息管理系统在企业中的应用

胥鑫

0 引言

社会在发展，人类在进步，人类通过一次次的工业革命，从以手工业为主要生产力的社会发展到以科技为第一生产力的现代化工业社会，都离不开标准在其中起到的关键性作用。而企业在生产发展过程中，依据的不是一条标准，而是根据工作分工、产品分类等的划分，应用各类相关标准，我们把这些标准可以归类为技术标准、管理标准和工作标准，由这3类标准组成了企业标准体系。

企业标准体系是企业内的标准按其内在的联系形成的科学的有机整体。通过建立企业标准体系，发挥其结构性、协调性、整体性和目的性的特点，可以使企业管理系统达到最佳配置，从而使企业获得最佳效益。

1 建立企业标准体系管理系统的必要性

企业生产工艺越复杂，使用的标准就越多，因此纸质文本需要独立的空间来存放，尽管有些企业配置了密集书架，但标准的查找、借阅、归还的手续还是相当的繁琐，不仅如此，标准还存在丢失的风险。

标准的状态是否现行有效，也是管理者比较头疼的问题之一，不能及时收集到新的标准，就不能快速地下发通知。尤其是企业标准在试运行期间，不断地审核，反复地修订，多次印刷，不仅费时费力，而且耗费资源。

鉴于以上因素，开发了标准信息管理系统。标准信息管理系统遵循系统效应原理，依托企业标准体系为系统构架，企业所需标准按照其企业标准体系分门别类地排放，条理清晰，一目了然，大大缩短了检索时间，提高了工作效率。

2 系统概述

系统功能模块图如图1：

图1 系统功能模块示意图

图1显示了本系统功能模块的结构，说明了本系统包括标准信息管理、标准公告管理、系统管理、标准统计、标准信息检索以及留言板的功能，用户信息管理和部门信息管理是标准信息管理的辅助管理，因此放在系统管理之中。

2.1 数据库设计

本系统分目录数据库和文件数据库。

目录数据库包括标准信息表、标准体系信息表、标准组织表、部门信息表、用户信息表、标准公告信息表。

表结构的设定如下：

表1 标准信息表stdnzInfor

表2 标准体系信息表stdnzSys

表3 标准组织表stdnzOrg

表4 部门信息表usersDept

表5 用户信息表usersAdmin

表6 标准公告信息表stdnzNews

文件数据库是指标准文本电子化管理的电子版文本的存储库，为了方便管理，一律采用PDF格式的文档存放。

2.2 系统功能及特点

2.2.1 数据管理功能

包括对标准信息、部门信息、用户信息和公告信息的增加、修改和删除以及可按标准体系分类输出标准明细表。

每条标准和每个用户都有相应的标准密级和用户等级，是对标准和用户的一个权限的管理，标准密级和用户等级配合使用，有相应权限的用户方可查看标准文本的内容，确保企业机制的安全性。

为了减少误操作，系统对标准信息的增、删、改操作采用二级缓存处理，即当对标准信息进行操作时，所做的操作不会影响在用库，只有再次确认之后才会更新。

2.2.2 检索功能

按照企业标准体系建立树节点，遍历树中末节点即子体系，显示叶子节点即归类在此子体系的所有标准条目。在此可查看标准的详细信息及文本内容。

根据检索条件，对标准库进行模糊检索。检索条件包括体系代码、标准号、标准名称、标准状态、归口部门等。可对单个条件检索，也可组合多个条件进行检索。

2.2.3 统计功能

统计功能是对标准库中标准条数的统计，根据企业标准体系逐项统计，使标准管理人员能够及时掌握标准库动态。

2.2.4 留言板功能

登录进入系统的所有用户都可在留言板上留言，发表意见或建议，可及时有效地修改系统功能，提高标准管理水平。

图2显示了系统的程序流程，用户登录到系统前，验证用户是否为管理员，若不是管理员，即为一般用户，则具有树形浏览标准体系功能、对标准的检索功能、查看标准公告功能以及使用留言板功能，在对查看文本时验证用户是否有权限查看标准文本，当标准密级和用户等级相对应时才有权查看标准文本；若是管理员，即为高级用户，不但拥有普通用户的权限，而且还具有数据管理功能、发布标准公告功能以及统计功能。本系统一个突出的特点就是普通用户查看标准文本没有打印权限，而管理员查看标准文本时可打印。

2.3 系统运行环境

本系统主要提供企业内部局域网上的计算机管理平台，使用者可以通过该系统查询打印需要的标准资源。

2.3.1 硬件环境

基本配置（实现系统基本功能）：

（1）计算机主机的CPU主频在PIII800以上；

（2）内存256M；

（3）硬盘空闲空间要保证2G以上；

（4）一台网络打印机，用于打印文档。

2.3.2 软件环境

（1）Windows XP及以上的操作系统；

（2）Microsoft SQL Server2000数据库管理系统；

（3）Adobe Acrobat6.0或以上版本应用软件。

2.4 系统运行效果评价

本系统在陕西省高速公路建设集团公司、西安重型机械研究所、陕西渭河煤化工集团有限责任公司、陕西黄河集团有限公司、陕西汽车集团有限责任公司、西安轨道交通装备有限责任公司、陕西省社会保障局等大中型企事业单位、科研院所中运行良好，效果显著，提高了标准管理的水平，大大提高了工作效率，表现为以下几点：

（1）系统具有可扩展性，根据企业自身情况，建立适合本企业的标准体系框架，夯实企业管理基础，提供管理人事的依据，发挥了标准体系的统领作用，避免了重复。

（2）本系统界面整洁，人机操作简单明了，方便快捷。

（3）应用本系统对标准进行无纸化管理，节省了资源空间，降低了成本。

（4）能够及时对标准增加、修改、修订，缩短了标准的周期，加强了标准的动态跟踪管理，使工作人员及时得到标准的宣贯。

（5）检索功能强大，方式多，效率高，能够同时检索到标准详细信息和标准内容。

（6）统计功能免于手动操作，达到所见即所得效果，使管理人员快速、准确地掌握在用标准的情况。

3 结语

本系统自开发3年以来，采用PDCA模式。根据企业在使用中的反馈信息，系统从C/S结构模式向B/S结构模式成功转化，不断完善系统功能，优化系统操作，使之呈螺旋式上升，使企业标准体系的管理工作实现了规范化、程序化、科学化，现阶段软件能够满足企业对标准信息化管理的需求。

[1]GB/T 15496-2003，企业标准体系 要求[S].

[2]GB/T 15497-2003，企业标准体系 技术标准体系[S].

[3]GB/T 15498-2003，企业标准体系 管理标准和工作标准体系[S].[4]GB/T 19273-2003，企业标准体系 评价与改进[S].

[5]国家标准化管理委员会.标准化良好行为活动实施指南[M]，2006.

[6]李春田.标准化概论[M].北京：中国人民大学，2005.

[7]GB/T 19001-2008，质量管理体系 要求[S].