浅议海事行政处罚档案管理存在的问题及对策

郑文莉

行政处罚档案管理是海事部门在行政执法活动中形成的应当归档保存的文件资料、照片、录音等各种资料,它是海事监督管理工作的历史记录,是海事监督管理工作成果反映,保留了大量历史信息,记载前人的经验教训,对后人有着借鉴作用。执法人员在在办理询问笔录、协助调查通知书、立案审批表、听证录笔等文书工作中,行政处罚档案的利用越来越频繁,也越来越显示出行政处罚档案本身所固有的“含金量”。某种意义上讲,行政处罚档案管理是对我局现场执法工作质量的一种检验。随着海事事业的不断发展,档案管理活动日益渗透到海事事业的各个环节。如何加强行政处罚档案管理,对于规范执法、文明执法、服务广大人民群众都有着重要意义。

一、海事行政处罚档案管理中存在的问题

(一)行政处罚档案管理意识较为淡薄

目前普遍存在着行政执罚工作人员轮岗较为频繁,个别行政处罚工作人员未经培训就直接上岗,在执法过程中未及时收集有关书证、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定材料、勘验笔等,使其缺乏有效证据,违法事实无法认定,对政处罚工作目的的意义不够了解,业务比较生疏,法律意识和档案管理意识也较为淡簿。由于行政处罚管理工作没有纳入方针目标考核等就不必对行政处罚档案管理工作太重视,存在懈怠情绪,敷衍了事。加之有些海事处未建立行政处罚档案管理责任制,对行政处罚档案管理工作未作明确分工,定人定责,任何人可经手档案,缺乏档案保密意识,出现问题就互相推诿。

(二)行政处罚档案管理规定要求落实不到位

行政处罚传统的手工目录式的档案管理随着行政处罚档案数量的不断增加,档案利用工作越来越复杂,不能满足档案的快速、准确、全面的查询检索要求。《行政处罚文书制作规范》等对格式、内容等材料都有明确规定,要求材料齐全、内容完整,符合《处罚文书条例》等有关规定。但在查档时却发现因种种原因登记人员未按《处罚文书条例》要求在处理完毕完后及时入档,新入的材料未及时在执法文书中注明加盖交通行政执法机关印章。有些档案材料随意用订书钉或铁夹子装订成册,甚至不装订,散装往档案袋里一塞,未严格按三孔一线的要求装订,行政处罚档案几年来混装在一起,没有按年度划分,不是按一案一卷进行组卷,存在档案随意存放等现象。

(三)行政处罚档案信息管理存在缺陷

随着信息技术的普及,计算机运用日益广泛,提高了档案利用率,也提供了数据的共享和查询。而有些单位存在配备的计算机配置较底,不能安装应用较广泛的windows操作系统和世纪科怡档案管理软件,更不能进行档案数字化工作,有些行政处罚档案输入计算机数据不准确,与实际归档不符,行政处罚案卷未建立档案数据库,对行政处罚档案的检索、统计、查阅等带来一定的影响。

二、加强海事行政处罚档案管理的建议

(一)行政处罚档案是执法过程中的真实凭证,是第一手的参考材料

海事执法人员必须及时收集关书证、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定材料、勘验笔等材料。各海事管理机构必须注意管理人员队伍相对稳定,注重加强在岗人员的法律和业务知识学习,提高执法人员和档案管理人员的业务素质,从源头抓起,夯实行政处罚档案管理基础管理水平。

(二)建立健全行政处罚档案管理制度,完善监督和立法

建立健全行政处罚档案业务管理规范、办法和规章制度,必须严格按照《行政处罚条例》和《交通文件材料立卷归档办法》等要求严格程序,注意细节。建立行政处罚档案管理责任制,明确分工,明确责任,完善管理规则,才能保证及时准确地收集、分类、归档、清理等工作,确保制度执行有效,档案资料齐全完整。要将行政处罚档案管理纳入到海事管理工作目标考核中,制定工作计划,将有关内容分解到各处室,不仅要量化更要细化,决不能走过场搞形式主义。因地制宜,建立健全行政处罚档案利用、查阅、档案库房管理、档案鉴定销毁、档案保密、档案统计和档案材料不归档责任追究等各项档案管理制度。确保各项目标任务按时完成。

(三)完善行政处罚档案信息管理,提高行政处罚档案利用的有效性

在计算机硬件基础设备配备上需要进行更新,配置服务器用于存贮档案数据,扫锚仪、打印机、光盘刻录机、数码相机、数码摄像机、一体化传真机等相关数码设备,为档案数字化和档案资源共享奠定基础。由于计算机信息系统在硬件、软件及数据三个方面的脆弱性及安全措施的局限性,使得计算机信息系统时刻受到来自各方面的潜在威胁。因而制定有效的信息安全管理措施,进一步提高信息安全技术,对行政处罚信息管理也显得更为重要。应建立用户密码安全保密管理规定,维护计算机信息系统的保密性、完整性和可用性。坚持“谁使用、谁管理、谁负责”的原则,明确责任人,加强对档案的日常管理和清理,确保信息资料及时入档和更新。通过实物档案和电子档案相结合,既可以利用软件信息系统对实物档案进行更为有效的管理,又可提高电子档案的工作效率和有效利用率。