高等院校强化档案收集工作的对策探讨

曹虹

（湖南农业大学档案馆 湖南 长沙 410128）

档案的收集工作是档案工作的基础，也是档案工作的起点与关键，高等院校的档案资料如同一面镜子,它详细真实地反映了一所学校从建校初期到逐步发展的整个历史过程,并以各种不同的形式真实而客观地记载着学校教学、管理和科研的各个环节,为学校的可持续发展提供重要参考依据，它是学校的宝贵财富。若要充分发挥档案资源作用和体现档案的价值，就必须收集齐全并具特色的高质量的档案，因此，探讨高校的档案收集工作显得尤为迫切。

一、高等院校档案收集工作的特点

高等院校的档案形成于院校的行政管理、教学活动、科学研究等各项职能工作活动中，门类繁多，各有特点，其收集工作既具体又复杂：一般说来，档案资料收集数量的多少决定档案工作规模的的大小；收集的齐全程度直接关系到档案的开发利用价值；收集工作开展的质量也直接影响到档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等后续工作的开展。近几年来高校档案收集的整体水平有了很大的提高，其收集工作特点主要体现在以下几个方面：

（一）档案收集范围逐步扩大。随着高校的扩招与高等教育的迅猛发展，高等学校档案收集的范围不断扩大，主要表现在由过去主要收集党群、人事和教学档案发展到现在收集声像载体、电子文件、名人事迹、科研生产、基本建设等各类档案，有的学校还建立了名师档案、教学亮点档案、科研项目成果档案等特色档案。

（二）档案收集内容日益丰富。伴随高校各项职能活动的不断拓宽，档案内容也随之不断在丰富，在档案人员的努力下，各个职能部门把在工作中出现的新问题、新措施和新成果提炼出来并归档，极大地丰富了收集内容，这在高校的各个馆藏档案材料中得到充分的体现。

（三）档案收集手段多样化。随着信息时代的到来和计算机网络的发展，档案收集载体材料呈现多样化的发展趋势，突出表现在由过去主要收集纸张载体发展到目前收集电子文档、照片、计算机软件、光盘等各种载体的档案材料，高校现在已经发展成为一个人口、知识相对集中的多元发展的社会单元，高校档案人员在收集时应注重收集能反映真实情况的第一手资料，而第一手资料的载体材料呈现多样化的表现形式。

（四）档案收集方式网络化。为更好地收集各类材料，高校现在逐步建立一个行之有效的档案收集网络，在各个单位部门之间确定兼职档案员，这些兼职档案员负责收集本部门的归档资料，高校只有建立一个完善的档案管理网络，才能有效保证归档资料的完整率与可利用率。

二、高等院校档案收集工作存在的问题

基于高校档案工作的特点，在各高校档案事业同行的努力下，高校档案收集工作有了很大的发展，但从各个高校档案收集的数量与质量反馈的情况来看，还存在着一些问题。

（一）档案收集过简，收集渠道不畅、收集资料不齐全。高等院校的档案收集过简主要表现在兼职档案员的档案意识不强，归档立卷不及时而造成材料积压或散失，造成一些有重要价值的档案没有收集上来，或者是所收集的档案不能反映出学校的主要职能活动的全过程。

（二）档案收集过滥，优化整理不够，重点不突出。高校档案收集内容的日益丰富造成收集工作越来越复杂，档案收集过滥主要体现在档案人员在收集过程中过分强调档案收集的数量，似乎是越多越好，而许多有重要价值的档案材料被忽视，造成本末倒置，这主要是没有对有效的档案资料进行鉴别、整理和优化，以致档案资料成为简单地罗列，既占用了馆藏空间又不能简单明了地反映真实状况，这也是档案收集工作普遍存在的一种现象。

（三）档案收集方式被动，缺乏主动性。高校大多档案馆收集资料采取‘坐、等、靠“的收集方式，长期以来闭关自锁，对校内的一些重要活动不够敏感甚至毫不知晓，以致活动中产生的珍贵资料不知去向，你交我就收，你不交我也不知道，形成了坐等上门的封闭工作状态，缺少活力和主动性，收集工作难以高质量完成，严重阻碍档案工作的发展。

（四）档案收集缺乏特色。每个单位都有其各自不同的形成、发展和变化历史，会产生不同特色的档案，作为人才荟萃、知识云集的高校，其档案科技含量高，利用价值大，建立高校名人、名师、专家档案人才库及重大科技成果档案，突出教学、科研档案的收集，这样才会形成高校档案特色，更好地为高校人才培养服务，而大部分高校在这方面做得并不够，特色不够鲜明。

三、强化高等学校档案收集工作的思路与对策

针对高校在档案收集工作中存在的问题，笔者认为这些问题的共同症结是没有以利用为标准来衡量档案的价值，没有以利用的思想来指导档案的收集工作。在档案的收集过程中我们档案工作人员必须解放思想、与时俱进、积极探寻高校档案馆在新的历史时期开展档案收集工作的基本对策，采取有效措施强化档案馆的收集工作。

（一）及时调整归档范围，拓展档案收集领域。归档范围是各个单位档案部门收集档案的依据。高校在改革开放形势下各项职能活动处于动态的变化之中，有些职能得到加强和发展，而有些职能在削弱在转变，高校职能的变化带来了所形成文件数量与价值的变化。这就需要我们用发展变化的观点来分析高校职能活动变化对所形成文件价值的影响，及时调整归档范围，不能墨守成规。现在高校各个职能部门的工作范围得到拓展，各个职能部门之间工作也有轻重之分，学校档案馆应及时调整人力物力与财力的分配，对一些拓展的和重点的文史档案资料进行收集归档。

（二）定期进行档案强化，确保档案资料简明扼要。档案收集工作应遵循齐全完整的原则，档案的齐全完整并不是指档案材料收集的越多越好，学校应该能把那些最能反映出高校职能活动实质的具有重要保存价值的资料收集上来，应该在齐全完整的原则指导下，注重档案的强化，档案的强化是指在最低限度档案收藏量的情况下，保存最大限度的必要信息量。目前，高校档案库房日趋紧张与档案数量不断增长的矛盾日益突出，而高校档案界又存在着这样错误认识，认为是档案收集越多越好，这种错误认识的后果是增加了档案的馆藏量，也给档案立卷、编目检索增加了工作量，最终影响到档案的提供利用。因此，档案人员要在坚持档案齐全完整原则的前提下，注意档案的强化问题，确保所收集的档案资料简明扼要。

（三）有效地进行档案整理与分类，避免重复或漏收。上个世纪80年代初期高校档案分类的不完善或分类标准不统一导致了档案的重复收集和漏收现象时有发生，国家教委在90年代统一了全国高校档案的实体分类后取得很好的效果。但是，高校档案的职能活动仍然处于一个动态的变化发展之中，因此各个高校应根据自身的职能变化，及时调整分类方案，避免馆藏档案重复或漏收。

（四）建立多形式信息载体档案收集体系。高等院校正处于一个科学技术迅猛发展的时代，人们对客观世界的认识被各种各样的手段记录下来。这些认识有的被记录在纸张载体上，还有的被记录在录音、录像、数码照片、计算机软盘、光盘等各种各样载体的档案材料上，科学技术的不断发展与广泛应用使得新的载体材料不断出现，且数量不断增加，它们和纸张档案一起，共同承担起记录历史、反映历史的重任。高等院校应建立特殊载体档案的收集体系，即确定专门归档人员，提出新的归档要求，建立特殊载体档案门类，设立新型载体（如声像、数码照片、光盘、录音等）保存专柜等。

（五）加强特色材料收集，建立特色档案资料库。有的高校档案馆只重视学校内部文件材料的收集，忽视以高校为反映客体所形成的特殊文件材料的收集。高等院校的教学和管理活动大多作为常规档案材料保存起来，以备查询。但对一些在一定程度上较完整地反映一个高等院校历史面貌体现学校办学特色的档案收集不够，高等院校应该制定出特色档案的归档范围，和学校的宣传部门、人事部门、科研部门等有关单位加强联系，追踪线索，通过征集、交换或复制等手段，来加强对校史、人物、成果等特色档案的收集工作。

（六）建立资料和档案并存收集制度。资料是档案馆藏的重要组成部分，资料可以弥补档案的不足。高等院校往往重视档案的收集，忽视资料的积累。在档案的利用中，资料和档案发挥同样重要的作用。现在，许多高校有比较悠久的历史，由于种种原因，许多历史档案保存下来的很少或不太完整，而这些档案是高校修史编志，进行校史建设、传承校史文化的重要依据，所以，高校应该加强档案资料的收集，尤其是校史文史资料的收集、征集和复制工作，不断丰富馆藏。高校应转变观念，增强对档案和资料收集工作的敏感度，对一些有重要价值的资料及时收集上来，作为档案的补充与完善，现在随着高校建设的不断深入，已经引起档案部门的高度重视，形成、建立资料和档案并存制度已成为必然。

[1]王云庆,苗壮.现代档案管理学.青岛出版社,2004(2).

[2]罗竹莲，略论文件收集渠道、方法及其它，北京档案2008（4）

[3]李英云.档案管理学.长春出版社,2005(6).

[4]赵艳华.再谈档案的收集.<档案时空>,2007(4)

[5]杨新跃.再谈企业档案的收集工作.<档案时空>,2007(6)