高职院校院系二级管理体制下教学档案管理中存在的问题及对策

李建英

（淮安信息职业技术学院 江苏 淮安 223003）

教学档案是高等院校档案中的主体部分，教学档案管理工作是国家档案事业的重要组成部分，随着高等职业教育事业的发展，高等职业院校的教学档案工作也得到了迅速的发展。高职院校档案管理工作是建设高水平职业技术院校的一项基础性工作，是高职院校管理不可缺少的重要环节。随着以教育部高职高专人才培养工作评估为主的各类教育评估工作的不断深入，教学档案在收集信息、记录历史、总结经验、提供参谋等方面的作用越来越明显。

目前，很多高职院实行院、系二级管理体制，档案管理也随之进行二级管理，教学档案大部分在教务部门及系里进行保管。系级教学档案是高等职业技术学院整体教学档案的主体、核心和重点，是评估院系教学管理水平和人才培养质量的重要依据之一。因此，要正确认识高职院校系级教学档案的主要内容和主要作用，认识院系二级教学档案管理中存在的主要问题及原因，探索加强档案工作的措施与途径。本文结合笔者所在的学校及周边的高职院校的教学档案管理现状，简要论述高职院校系级教学档案的作用以及二级管理体制下教学档案管理的现状、存在的问题和解决问题的对策。

一、系级教学档案的作用

系级教学档案是日常教学管理和教学实践过程中形成的大量的具有保存价值的原始记录,反映的是整个院系教学过程和教学管理过程中的各项真实的历史记录，其信息、数据丰富全面，最终服务于教学工作，在高校教学中有十分重要的作用。学校的管理者可以根据教学档案所反映的情况对教学过程进行统筹规划，科学的制定管理方案，对系级教学档案的管理直接影响到学校的办学质量以及办学效益，

其次，系级教学档案为管理者考核教师和调查学生素质提供了依据。通过对教师的教学档案的分析，可以作为教师业务素质考核的依据。教师通过对教学档案中的历史记录分析，也可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。教学档案中保存有学生的基本情况，是用人单位了解毕业生信息的第一手资料，可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。

二、目前高职院教学档案管理中存在的问题及原因

1.对档案管理缺乏应有的重视，管理制度不健全。部分学校校级档案室通常只保管全院的文书类档案，而人事类、招生就业类以及学籍类、教学资料等分别在人事处、招生就业处、教务处等不同的部门及系（部）进行保管，尤其是教学档案，一般是教务部门保管一部分，其它都分散在各个系部。而系级教学档案管理往往又缺少一套完整具体统一的规章制度来保证，缺少健全的档案组织机构和专职人员。有的学校档案管理部门未针对教学档案制定相应的规章制度，现有的规章制度在某些方面并不适宜于教学档案的管理。有的学校只是教务等部门制定教学档案管理制度，与校级档案室的管理方式上存在矛盾，有些学校，虽也有一系列的制度，但在档案的具体类目、档案盒标签、档案编目等细节方面没有统一的执行标准，每个人都按照自己的习惯进行操作，以至于各个系的档案管理存在各种不一致情况，非常需要具有专业知识的档案管理人员对其进行专门的指导。

2.部分教师及管理人员缺乏教学档案集中统一管理的意识。（1）部分教师和档案工作者档案意识不强，造成教学档案不能及时完整地归档。很多教师、科研和管理人员对档案管理知识和法规知晓不多，认识不到教学档案必须实行集中统一管理的重要性。甚至许多教师认为会只有备好自己的课、教好自己的书、做好自己的科研或干好自己所分管的工作才就算尽到了职责，至于工作中产生的文件材料，保不保存似乎与自己无关，认为自己没有义务去整理、保存它。所以在教学、教科研等告一段落后，不知道要将材料进行整理归档，严重者甚至会认为材料已过时，放着也占地方，于是进行随意丢弃或自行销毁。工作中产生的许多有保存价值的材料就这样给流失了，有的以至于日后想查找利用时都无档可查。（2）部分院校系（部）档案作用不明显。档案利用是档案管理工作的目的，不管档案收集得如何齐全，整理得如何漂亮，如果仅仅是“只进不出”，把收来的档案搁在一边不利用，那就没有什么意义了。目前，由于传统查询方式的局限性，教学档案发挥的作用不很明显，利用率并不高，很多系（部）的档案室的档案是“只进不出”，常年大门紧闭，有的甚至灰尘累累，几乎只有学生查询试卷和成绩时才可以利用得到。这样，档案的意义无疑是未得到充分的发挥。（3）许多高职院校教学档案管理的信息化程度不高。大部分档案还依靠手工处理，很多院校只是依靠WORD、EXCEL等简单的文字及电子表格处理软件进行数据和信息处理，数据处理效率低，查准查全率较低，难以适应现代教学改革和教育事业发展的需要。（4）缺少专职的档案管理人员。有些学校部分基础较差的系（部）未配备专职档案管理人员，或者档案管理人员不稳定，经常换人，造成工作衔接时档案管理的混乱，导致档案不能及时归档或者档案被破坏或流失等现象。

三、加强高校院系教学档案管理的主要措施

1.强化档案意识。一是要强化领导的档案意识。院系领导和学校领导一定要真正重视教学档案工作，把院系档案工作纳入到学校和院系的工作计划当中去。应该保证院系教学档案工作必需的经费开支，重视档案用房、设备等设施的建设，为做好院系教学档案工作提供良好的物质条件等。二是要强化教学、科研及管理工作人员的档案意识。高职院校的教师、科研人员及管理人员，他们既是院系教学档案的形成者又是教学档案的利用者。他们档案意识的强弱，将直接影响到档案的形成和归档的完整性。所以，要强化他们的档案意识，使他们明确本身承担着归档的法律义务，并具有依法利用档案的权利。

2.建立健全档案管理制度，建立档案管理质量监控体系。高职院校教学档案建设与管理作为教学管理的重要环节应予以高度重视，并需要制度作保障。高职院校应制定科学、规范、统一的规章制度，明确、统一档案的类目、档案盒标签、档案编目等细节方面的执行标准。

建立档案管理监控体系，由院档案室配合教务处等部门，定期组织档案管理的检查、评比等工作，建立档案管理的检查、评比、监督、奖惩机制，调动档案管理人员的责任心和积极性，使教学档案的形成、整理、利用常规化、制度化和现代化，确保教学档案的系统性、完整性和科学性。

3.提高档案人员的素质。目前高校各院系档案人员大多数是兼任，由于对档案知识的缺乏，对档案的收集、归类与整理等比较随意。所以，要搞好档案工作，必须要提高档案管理人员的自身档案素质。除了自身注重专业知识的学习、多向有经验的部门及档案管理人员交流外，单位和部门也要对这部分人员提供培训的机会，积极参加有关档案管理的专业培训，努力提高档案管理水平。

4.提高档案管理的信息化水平。改进传统的教学档案管理方法，加强档案管理的信息化建设，引进或开发适合高等职业院校使用的档案管理系统等软件，并努力提高档案管理人员的信息化综合素质。

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