加强高校干部人事档案管理的思考

王秀文 孟庆霞

(黑龙江林业职业技术学院 黑龙江 牡丹江 157000)

一、人事档案

1、什么是高校人事档案

所谓高校人事档案是指高校在人事档案活动中形成的，记述和反映教职工个经历、德、能、勤、绩、工作表现，以教育职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其它各种材料形成的历史记录。

2、人事档案的特点

(1)现实性

人事档案在现实生活中具有现实效力和作用，力求反映教职工的现实面貌，是人事档案的重要特点。

(2)真实性

它是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以存在的前提。

(3)动态性

人事档案必须根据形势的发展和各个历史阶段对每个人实际表现的记载不断补充内容，并随人员的流动而流动，始终处于“动态”之中。

(4)保密性

人事档案只能由组织上掌握与保存，它属于国家机密，任何人不得泄露和私自保存他人的人事档案材料。

3、高校人事档案管理现状

由于历史原因和传统习惯，人事档案工作只看重以往个人历史信息记录的维护，忽视现实内容的补充更新，目前，高校人事档案工作的政策依然是20世纪九十年代制定的《干部档案工作条例》，2002年进行了一次干部人事档案改革，将干部档案由原来的八大项改为十大项。将原有的项目进行细化，对四类学历和九类工资进行了细化。在管理方面，有的高校成立了档案馆，人事档案与文书档案、科技档案统一在档案馆管理，是档案馆下设的一个分项；有的高校是在人事部门管理，为了利用方便，人事部门随时撑握人员情况；有的高校是副科级以上人员人事档案要在组织部门管理。一般干部和工人档案在综合档案室管理；还有的高校干部档案在组织部门管理，工人档案在综合档案室管理。一般本科院校都成立了档案馆，人事档案纳入了统一管理，专科院校没有档案馆，人事档案管理五花八门。

早在1991年，董德臻同志就认为:“人事档案应纳入高校档案综合管理”。陈蓉辉同志则指出，“如果把文书档案和科技档案综合管理作为高校档案管理改革的第一次飞跃，那么，把人事档案和专业技术人员业务档案纳入综合管理的范畴，就实现了高校档案管理改革的第二次飞跃。”但随后有人提出了不同看法。一方面，他们肯定了在建立档案馆的高校，人事档案由人事部门移交档案馆；实现了高校档案全部由档案部门综合管理的格局；另一方面，他们对在高校规模不大，只成立了综合档案室的高校，人事档案移交档案室的管理做法提出了质疑。

4、高校人事档案工作的重要性

干部人事档案是客观记载干部个人经历和德、能、勤、绩、廉的文字材料，是选拔使用干部的重要依据。干部人事档案工作，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，做好干部人事档案管理，是做好干部工作的基础和前提，对于领导全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。加强干部人事档案规范化管理，充分发挥干部人事档案在实际工作的作用，是干部管理的一项重要任务。干部人事档案工作做得好不好，直接影响到干部工作的效率和质量，同时也是衡量一个地区、一个部门、一个单位干部工作水平的标志之一。

二、高校人事档案管理存在的主要问题

1、制度基本健全、但管理意识不强

高校人事档案管理部门对人事档案管理工作重要性有一定认识，强调档案管理制度建设，但在工作中重视不够，对必要的收集、归档、借阅、安全保管、提高利用等规章制度监管力度不够，随时代变迁改革不够，一套制度应用终身现象，缺乏系统性、科学性的规章制度。人事档案采取封闭式管理，只注重保密，忽视利用，使高校人事部门对档案管理意识比较薄弱，在某些高校对人事档案的管理工作，从领导到教工仍然存在认识不足、重视不够、支持不够的问题，停留在“一般工作”状态，不能很好的把这项工作列入议事日程。在人、财、物的投入上也明显不足。

2、高校人事档案开发利用不充分

人事档案信息的提供是高校人力资源管理的重要途径。人事档案除了政审、调资、晋升等工作中提供服务之外，还要积极主动地提供各种有关信息资料，为人才选拔、培养、开发、预测提供有效服务，促进高校人力资源的合理流动。由于缺乏开发利用意识,存在局域及本位思想,以至于凡归了档的材料即成为秘密,客观限制了人事单干资源充分利用与开发,因此利用率极低，使得财力、人力和物力的投入与产出不成比例，不适合发展规律的要求，人事挡案的管理应逐步改变目前审批手续,严重收藏轻利用的状况。树立开发和利用档案信息观念.充分挖掘人事档案的潜在能力,在执行《档案法》确保安全(严格保密规定要求)的情况下,可以为教师或社会提供利用,最大化地提高其利用率。

3、高校人事档案的安全保密问题

人事档案的保密性决定了人事档案的安全问题，现在是信息时代，人事档案在上网利用等方面就要严格注意。人事档案在利用过程中泄密现象时有发生，保密工作作为一项重要的人事制度，必须根据时际情况准确把握。在高校人事档案管理中，如果人事档案信息可以上网，就必须对用户权限进行控制。为了避免人事档案的丢失、改动必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格签批手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便、提供准确，有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素。

三、高校人事档案管理的几点思考

1、更新观念

干部人事档案工作必须适应干部人事制度的深入改革和经济建设发展的需要。档案内容应由过去单纯注重干部的政治历史转到注重干部的德、能、勤、绩、廉、信息的全面情况，服务方式和内容由单纯满足你查我找以档案原件提供时间的单一服务方式转到深入研究和研发档案信息资源，为组织人事部门准确地进行以及促进人才合理流动最大限度发挥人才效益提供服务。

2、走现代化信息化之路

以计算机技术为核心，还用于干部人事档案管理的全过程。切实改变过去传统的手工操作为主的繁重琐碎的管理方式把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。中组部与各省、市、自治区的组织人事部门研发的档案软件为现代化工作的切入点。如中组部批准和监制，由中共深圳市委组织部人事中心开发的《全国组织干部人事管理信息系统》江苏省的《干部人事管理信息系统》，这些软件系统的主要功能是，既建立起人员信息库提供档案信息的优质服务又解决干部认识档案工作的自动化和现代化管理。

干部人事档案工作是一项专门业务，是一项科学性、服务性、政治性强的工作。只要广大的干部人事档案工作者解放思想，更新观念与时俱进开拓创新，干部人事档案工作一定能够适应干部人事制度改革和经济发展的需要。棉队现代化改革的新形势高度重视高校人事档案工作。充分理解高校档案工作的重要性，从管理现状出发，更新档案管理观念走现代化信息化之路。从只着重个人历史信息记录转向重开发利用加强信息化建设。严把安全关，把人事干部档案工作做到实处，为提高人事档案的利用，开发充分发挥高校人才的利用，促进社会经济的发展提供更好的服务。

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【1】郭赛玉高校人事档案管理的若干思想宁德师专报2008.1

【2】李长江 高校人事档案管理中心问题及对策 晋中学院学报2007.8

【3】魏微加强高校干部人事档案管理工作的思考大众文艺

【4】徐英高校人事档案管理探析青海社会科学2006.11

【5】邓绍兴干部人事档案工作改革路在何方档案与建设2005.7