浅谈企业档案信息化建设的实践和认识

崔 淼 刘丽敏

（1伊春市美溪区营林处 黑龙江 伊春 153000；2伊春市美溪区兰新所 黑龙江 伊春 153000）

随着企业生产经营和信息化建设的快速发展，企业档案信息化建设问题也提到了议事日程。企业档案信息化建设是指利用现代计算机及网络技术，对企业档案信息资源进行管理和开发利用，为企业各项工作提供高效服务的工作过程。笔者结合本单位档案信息化工作的实践，谈谈对企业档案信息化建设的几点认识。

一、统筹规划、合理构建，是企业档案信息化建设的基础

统筹规划，合理构建，是指根据企业现状，找准企业档案信息化建设的定位，对档案信息化建设的整体规模进行规划，合理构建档案信息系统模式，并结合公司生产经营发展速度和档案工作实际进行分步实施。

1、公司档案管理现状分析。在档案管理方面，近年来由于信息技术的不断进步，一些企业已将信息技术应用于档案管理工作。我公司的档案业务工作目前还基本处于手工操作阶段，档案的提供利用仍在使用薄册式检索。20世纪90年代，公司编制了底图档案管理系统和文书档案管理系统，但随着公司生产的不断发展，有很多地方已远远不能适应利用需求：在生产供图方面，一是晒图周转费时费力，各用图单位资料员需要晒图时须先将晒图票送到档案馆，待档案馆晒完后再来取图，必须来馆两次才能完成晒图工作。二是不能很好地掌握晒图的进度和数量；在档案信息存储方面，随着企业发展的多元化，企业新产品开发的步伐逐年加大，档案、图纸数量逐年递增。虽然每年按照保管期限进行鉴定销毁，但已形成积压，档案库容难以承载。

2、公司档案信息化建设定位。针对上述状况，我公司档案信息化建设的定位立足于建立以下3个信息系统：

（1）建立档案管理信息系统。该系统包括文书档案、会计档案、产品档案、基建档案、设备档案等，并根据各类档案的特点建立数据库，实现以全宗为单位的案卷级目录管理，也可实现原文（图形、图像、文本）管理。尤其是文书档案应实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理。也就是说，企业文书部门的文件确定密级及保管期限，通过公司OA网浏览需要的档案信息。另外，系统还可实现档案的统计、鉴定、销毁、借阅、催还、编研等环节的自动化管理，真正做到网上办公、信息共享。

（2）建立企业生产供图管理信息系统。档案馆将所管各类底图档案信息全部输入数据库，包括向各部门分发的份数、张数等，新归档的底图档案信息可以网上直接进行接收后进入数据库，档案馆根据各单位的职能给予权限，实现晒图申请并直接进入系统按照图纸的审批程序进行，系统自动形成晒图票，档案馆负责生产供图人员根据晒图票的信息将阍图和晒图票提供给晒图组，晒图组进行晒印。晒图组将晒印完成后的蓝图送交生产供图人员，供图人员给各在前部门发信息，通知取图。底图的更改和作词以及试改确定等都可通过系统进行。这个系统对公司各部门的技术文件资料起到严格的控制作用，有效地避免了在文件控制方面存在的弊端。

（3）建立档案光盘存储系统。该系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯建立。目前，录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图像方式输入到光盘中。一般AO幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500dpi，只要幅度不大于AO，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准AO图，分辨率为300dpi，约80秒。利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可在几秒钟之内对几万数据进行查询。建立这个系统主要是为了解决档案的占用和空间，并为今后远程传输技术文件打下基础。

二、高素质、多技能的人才资源，是实现企业档案信息化的关键

1、加强档案人员的信息化意识教育。企业应加大档案信息化的宣传力度，通过各种形式开展档案管理信息化建设重要性的教育，不断提高档案工作者的信息化意识，使他们真正认识到开展档案信息化建设是档案工作向前发展和更好地为企业服务的需要，从而实现档案工作者由传统的的档案实体保管员向档案信息管理员的观念转变，确保档案信息化建设的顺利进行。

2、加强档案信息技术培训。建立档案管理信息系统，要求档案人员必须熟悉计算机操作知识和档案管理信息系统的各种功能，才能确保系统的正常、平稳运行。为此，要把掌握和应用档案信息技术、技能水平作为衡量档案专业水平的一个重要指标纳入考核范畴。并根据人员对信息技术的掌握程度，分两个层面进行培训：对有一定计算机应用知识的，培训重点放在数据的规范采集、系统的正确运用及网络知识的运用等方面；对不懂计算机操作的，应从计算机的基础知识入手，结合系统的功能进行培训。

3、加强档案基础理论和业务技能培训。档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识和相关业务知识。所以，要采取多种方式组织档案人员认真学习档案工作的有关法律法规、规章制度、管理标准，学习档案管理学、科技档案管理学知识，通过培训把理论与实际工作有机结合，提高档案人员的业务技能。

三、规范的管理标准和制度，是企业信息化建设的保障

1、电子文件管理方法的研究和制定。电子文件的管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，企业档案部门应对电子文件管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面进行系统的研究，以适应企业档案管理信息化建设的需求。2002年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件管理系统提供了基础。我们在制定标准时一定要考虑它与纸质文件管理标准的统一性，保证档案工作的连续性。同时，还要充分考虑标准条款的可操作性，便于实际工作。

2、借助企业信息部门的技术力量，做好相关标准的制定

档案信息化建设要与企业信息建设同步进行，仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题。与档案信息化建设和运行密切相关的标准除了电子文件管理标准外，档案机读格式、电子文件档案存储格式、档案管理软件功能要求、档案信息网络安全等都要通过信息部门协助来完成。因此，档案部门要向信息部门多学习、多交流，从而制定出符合本企业电子文件管理的规范制度，做到步步有章可循，件件标准规范，使企业档案信息建设制度更规范、共享性更强、成功率更高。