谈高校档案工作建设

高 峰 李晓玲

（1.齐齐哈尔市军队离休退休干部第二休养所 黑龙江 齐齐哈尔 161000；2.齐齐哈尔市第一医院 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）明确指出：“建校在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案资料在3万卷以上的高校应设立档案馆。”这一规定不仅明确了档案工作在高校的主体地位，同时也提出了打破高校传统档案管理模式的要求，强调了整合高校档案资源，加强档案管理的理念。

一、加强高校档案工作是不断发展的现代大学管理制度的需要

进入21世纪，为了适应知识经济发展的新形势，全国高校加快现代大学管理制度改革步伐。合并、整合、升格，建设综合性重点大学，是我国高等教育体制改革和发展的趋势；由“教学型大学”向“教学研究型综合大学”或“研究型综合大学”转型，成为许多高校的办学方向。这些改革措施的一个重要内容是为了整合集中教学、学科和科研优势，突出办学特色，做大增强学校教学、科研实力，使之成为国家或省市（地区）的人才培养科研开发基地，更好地为地方社会经济发展提供有力的支持和服务。

面对时代发展的新形势，改革后的高校档案工作应该如何抓住高等教育迅速发展大好机遇，推进自身事业的发展呢？对此《办法》提出了整合高校档案资源，建设“大档案”的管理理念。主要内容：一是扩大了归档范围，明确学生档案单独设类的要求，增加了档案部门的工作职责。二是强调高校档案机构要重视和加强与学校有关的各类档案史料的征集，突破了传统归档理论的限制。三是把纸质、电子、照（胶）片录像（录音）带等各种载体档案纳入归档形式，这对于档案数字化建设具有重要的现实意义。四是明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，提炼大学文化和大学精神，创建爱国主义教育基地，丰富了档案建设的内涵。五是提出高校档案机构要为社会利用创造便利条件，赋予高校档案服务社会的新职能。

二、加强高校档案工作是加快高校传统档案管理体制改革的突破口

虽然传统档案管理面临着时代的挑战和变革，但目前大多数高校的档案管理体制并没有随着形势的发展而改变，依然保留着传统的分散式管理模式。传统档案管理模式存在的突出问题如下：一是馆藏档案门类不全，档案的开发利用受到限制，利用主体的正当利用需求无法得到满足，不能为学校和社会提供优质的信息资源服务。二是档案收集工作受到制约严重影响了案卷质量和收集时间，导致档案残缺甚至遗失。三是不能对档案实行集中统一的标准化、规范化管理，各部门凸显出管理与规范的不协调。四是难于组建、培养和建设好一支高素质的档案专业人才队伍，影响了档案事业的可持续性发展。五是档案门类的分散管理，导致一所学校对一项工作出现多头领导现象，其结果是档案工作被边缘化。六是不利于档案信息资源建设和档案现代化基础设施建设资金的集中投入，严重阻碍了高校档案事业的建设发展。

面对上述存在的问题，高校档案工作实现规范化管理，必须走建设档案馆之路。我市一些大学的成功经验给予我们启示：一是实行高校档案集中管理，是高校整合档案信息资源、改革传统管理模式的手段。二是为学校改革与发展提供高质量服务，是实行档案集中管理的目标。三是建立现代化档案管理体制是实现高校档案管理改革的发展方向。四是认真贯彻落《办法》，是实现人档宾管理的保障。

三、高校档案管理需解决的问题

（一）机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单价和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独档案馆，列为学校直属业务单位。二是设立非独立档案馆（室），挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的定位完全弱化了。

（二）职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。

（三）没有相关配套政策而引发的收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员可以按照有关现定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。

（四）档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在一些领导干部身上。由于高校的特殊性，高校的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上，档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。

四、加强高校档案管理工作的建议

（一）科学设置高校档案工作机构。机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。高校应设置档案处（馆），这样档案管理机构就能够承担起对全校档车工作的行政管理职责。

（二）严格管理，合理开发利用高校档案资源。行业收费是一个敏感区严肃的问题，必须认真对待。省级教育和物价行政管理部门制定一个高校档案收费与补助标准，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一、不规范问题。

（三）加强宣传，切实提高全社会档案法制观念。单位领导的档案意识对档案部门的影响至关重要，要加大宣传力度，加强法制教育，提高他们的档案意识。档案管理是一个长期、系统艰巨的工程，除了需要高校自身的努力，还需要政府及全社会的支持与关注。