试论档案信息化建设工作

刘 玫 张荣珠

（1齐齐哈尔市住房公积金管理中心 黑龙江齐齐哈尔 161000；

2齐齐哈尔市道路运输管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

国家档案信息化建设已经走过了近20个年头的发展历程，这项事业本身是项涉及多方面、多角度的长期事业。同时，它又与档案工作的发展、电子政务系统的建设等诸多外部因素紧密相关，从而使之更具艰巨性和复杂性。经过多年的实践和探索，最近一个时期，各地档案部门都在或正在准备建设覆盖全省全区的大型档案和电子文件管理应用系统项目。在现阶段，档案部门面临着以往更加复杂的局面，诸如信息化项目的规模、预算、实施周期、应用的人数等诸因车都日趋增量化和复杂化。因此，档案部门应以全新的视角审视档案信息化建设工作所面临的这种局面，并思考相应的解决办法。

一、增强人文管理理念强化队伍建设，为档案信息化奠定事业之基

档案信息化建设的科学发展与成功之本在于人，在于强化信息化人才队伍的建设。从档案部门内部而言，队伍包括从领导到中层领导到具体工作人员的全体档案工作者。从档案部门外部看，分布在各个单位的广大档案工作者也是这支队伍的主力军，他们孕育着更广泛的信息化智慧，是推动工作全面深入开展的重要力量。

（一）以人本思想为指导，开展高水平的档案信息化培训工作，营造良好的外部学习环境。在现阶段，针对档案信息化建设的培训工作要突出以人为本的理念，充分考虑业务现状、知识背景、信息化意识和年龄结构等情况，有针对性地选择培训的内容和手段并跟踪培训的效果。同时，还要在培训的讲义、讲解方式、示例介绍等方面做工作。针对共性安排共同的培训内容，针对个性采取分组和个别辅导的方式，增强档案信息化培训工作的科学性，实现档案工作人员知识结构的调整和欠缺知识的快速补充。

（二）倡导档案人员自身信息化理论知识的学习与运用。一方面，档案人员要以跟踪档案信息化建设工作和与之相关的外部信息化环境变化为方式，理解什么样的技术对档案工作能产生什么样的影响，哪些新技术可以为我所用，可以提高工作效率和服务效益。只有深刻理解了技术并运用得当，才能对档案信息化工作起到积极的促进作用，也就避免出现因对技术的无知而导致的档案管理模式发展滞后的问题；另一面档案人员要主动接触并运用一些信息化技术来改进自身的学习和工作方式。如通过网络下载或查询各种信息和资料，通过即时沟通工具和网络论坛进行交流，对工作中形成的电子文件进行分类整理，跟踪和应用一些电子文档管理软件的动态、功能等。

（三）制定档案工作者职业发展规划，加强对档案信息化建设人才应有的人文关注。档案信息化建设的核心，是建设一套能够覆盖档案工作从收集整理、业务指导到档案编研、提供利用和电子文件管理等多方面的综合性应用系统。这就要求档案工作者要具备信息论、系统论和管理学等多方面的知识和理论素养。因此，各级档案部门要根据事业发展、岗位需要、个人潜力，及时地制定规划，并结合信息化理论与宏观管理的需要，对其提出要求。按照组织关心、个人奋斗相结合的原则，引领个人成长向着档案事业需要的方向发展，并使其因获得职业发展上的有效激励而保持充分的工作积极性主动性，从而为档案信息化建设的科学发展锻造一支富有创新精神结构合理的人才队伍。

二、科学合理的方法为档案工作者开展信息化建设插上腾飞的翅膀

（一）探索和掌握一套科学合理的档案信息化项目管理方法的必要性。档案信息化建设要建立的“档案综合管理应用系统”是电子政务工程建设的重要组成，也是支撑整个档案信息化工作开展的基础和平台。如果从各级档案部门的视角来审视整个信息化建设的工程前景，它将是一个以省、市、县（区）级档案部门为核心节点，横向跨多个党政机关企事业单位档案室，纵向从省、市、县（区），一直延伸到社区（乡镇）的四级档案部门的综合档案信息网络平台，形成一个以省为单元的超级档案信息资源中心。如果上升到国家层面，则这一网络平台，最高级层面是“中央档案馆”、中级层面是“省级档案馆”；次级层面“地市级档案馆”；低级层由是“区（县）级档案馆”；最低级层面是“社区（镇）级档案馆室”。这样一个庞大的档案管理应用系统的建设，将包括上千个市级和专业档案馆的应用系统子项目。因此，在整个档案信息化建设过程中，每一个子项目的具体建设一定要从项目的需求调研、可行性分析开始到项目的选型、项目的实施建设，直至建成后的维护运行等多个环节，逐一遵照科学合理的方法来组织协调各环节的工作，只有这样才能保证整个项目可持续地发展。

（二）建立完备的适合档案信息化项目的管理方法。可以学习借鉴建筑工程方面的项目管理经验，以及水利市政建设工程等从项目立项直至项目竣工验收都有可供借鉴的。从信息化项目的角度，可以借鉴企业信息化项目建设的成熟经验，包括需求分析方法、项目建设过程中的团队管理、沟通管理、进度管理风险控制等等。学习和借鉴相关行业或相邻行业的管理办法为我所用，体现的是一种学以致用，资源共享的理念和思路，是避免走弯路快速提升自身能力的良好的办法。做好信息化项目的文档管理，作为档案部门应该具有自身独到的优势，应该以更高的标准去做好它。这些文档是对整个系统实施过程的全面记录，是项目验收的重要依据，对保证系统的稳定运行维护和后续的升级改造等具有至关重要的作用。

（三）加强档案信息化项目应用效果的评估。档案信息化建设应用效果的评估包含“质”和“量”两个方面。在对档案馆内部工作范围的情况下，主要是看对档案馆日常工作的开展减少了多少工作环节，提高了多少效率。包括档案目录的检索、对实体档案的保护、调卷的效率、编研工作的周期、档案被利用后直接或间接产生的经济和社全效益等。在面向广大社会公众方面，所谓“质”，就是从社会公众日常工作生活学习等方面出发，充分考虑利用档案信息的范围和内容，对档案信息进行合理的组织，提供高质量的档案信息内容。所谓量，一是信息总量，二是访问量。前者决定档案信息资源建设的深度和广度，后者决定于信息资源本身的价值和应用系统的易用性和人性化程度。档案信息门户网站呈现电子文件、新闻目录时，在分类方面做得不够好。通常的做法是显示总共有多少条、多少页。那么，利用人员就需要逐页检索并在上千条目录中，找到自己所需要的文件或新闻信息，从而影响广大社会公众的操作和使用。针对这种情况，可以通过设置不同的专题，辅助以多级分类等手段，使利用者快速的定位并逐步缩小范围，定位所要的文件、新闻目录。以此提高对档案信息的组织质量也相应地提高了档案信息的访问量。