档案馆嵌入企业识别系统(CIS)可行性分析

刘博郎 丁宇

(黑龙江画报社有限公司 黑龙江 哈尔滨 150001)

CIS是英文Corporate Identity System的缩写,中文对其有多种翻译方法,其中最常用的是“企业识别系统”。CIS由理念识别(Mind Identify,简称 MI)、行为识别(Behavior Identify,简称BI)和视觉识别(Visual Identify,简称VI)三个子系统构成。

理念识别(MI)是指一个组织经营理念的定位,也是CIS的基本精神所在。这是最高决策层次,也是系统运行的原动力和实施基础,是组织形象最基本且最重要的要素。它涵盖了组织经营方针、经营宗旨、行为准则和精神口号。理念识别是识别系统的核心,反映组织的经营策略等深层次的文化特征。

行为识别(BI)是动态的识别形式,其动力源是理念识别,它负责规划组织内部的组织、管理、以及对社会的一切活动。行为识别包括组织管理模式、组织经营策略、组织事业计划,明确组织经营理念的核心,显现组织内部的制度、组织、管理、行为等并扩及回馈社会公益事业、公共关系等动态识别形式。行为识别是组织非视觉化、动态的识别形式,是组织理念诉诸计划的行为方式,在组织制度、管理培训、行为规范、公共关系、营销活动中表现出来。[1]

视觉识别(VI)是静态的识别符号。视觉识别是指组织的外表形象,是将组织理念与价值观通过静态的具体化的视觉传播形式,有组织有计划地传达给社会,是组织形象最直接也最直观的表现。它通过视觉传达的方式,以组织标志、标准字、标准色和象征图案、吉祥物为基础设计,把组织的经营理念与信息组成独特的视觉识别手段,将信息向外界传达,可以快速而明确地达成组织的认识与识别的目的[2]。

理念识别(MI)，行为识别(BI)，视觉识别(VI)三者相互关联、相互作用、逐级制约构成一个统一的有机体,从而塑造组织的良好形象。

CIS组织识别系统理论的发源地在美国。其正式开端当属美国IBM公司。IBM公司CIS设计塑造组织形象的成功,激发了许多先进组织纷纷导入CIS。八十年代CIS理论传入中国,随着计划经济向市场经济的转轨,CIS理论逐渐与组织经营管理相结合,开始为塑造组织形象服务。

档案馆与企业有其共同的地方:都是以追求自身价值的实现为目标，都有基础设施，都有工作人员，都有自己的服务方式和手段，也有自己对外对内的处事哲学，有服务对象服务目的，都是建立在一定社会经济、政治、文化环境基础之上；都有形象塑造的要求和实践的途径，对于任何一个目标明确，组织严密并想扩大自身影响，使自己脱颖而出的组织单位，都可以通过形成其理念、规范其行为、显示其标志来塑造机子独特形象。这些共同的因素决定了他们在形象塑造上可以相互借鉴。档案馆应借鉴组织成功的管理经验,塑造其完美的公众形象,以适应市场经济的发展。

档案形象是指公众对档案整体的、概括的、抽象的印象和评价,是公众对档案及其工作成果的反映,是由其内在气质所决定的外在表征,这种表征是由一系列要素所形成的完整系统。

档案馆形象主要由硬件形象和软件形象组成。

一、硬件形象包括:设备形象，人员形象，建筑环境形象，信息资源形象

设备关系到人们获取信息的数量和质量,尤其是现代的视听设备、网络关联设备、输入输出设备先进可靠就能为读者提供迅捷准确的信息服务,一流服务、一流信息、一流设施、一流环境是档案追求的目标。

人员是档案馆最活跃的形象载体,管理者有高超的领导艺术及员工有高尚的品德、精湛的业务水平、广博的文化知识、热情的服务态度、严谨的敬业精神、高雅的个人教养是档案宝贵的战略资源。

建筑独特美观、装饰素雅别致,标识清晰完整,使人感到清新愉悦无疑会增加公众的好感[1]。空间环境越富个性、时代气息和美感就越能吸引公众注意并强化其记忆。

信息资源是档案赖以展开活动的基础,是为公众服务的前提和吸引公众接受服务的根本。它直接影响公众对档案的情感,还会引起支持、合作或反对等行为。资源形式多样、内容新颖前卫、质量可靠、具有个性是档案形象的源泉。

二、软件形象包括:服务形象，公益形象，组织文化形象，媒介形象，教育中心形象

服务是档案的宗旨,只有提供优质的服务才能拉近与读者的距离,迎得读者的青睐因而要在增加服务种类、扩大服务范围、延长服务时间、挖掘服务深度、改善服务态度、提高服务效率上下工夫,使读者对档案有认同感和依赖感。

现代档案是保证人人平等获得信息的公益机构。要以不收或少收费用,让即使是处于贫困状况的人也有获取信息的可能,体现其为公众服务的公益性,这是档案最大的价值。

组织文化是档案的灵魂,包括档案的价值观、管理理念、历史与传统、榜样人物和标志性事件、职业意识和职业道德及口号、训诫、馆歌、馆旗、馆服及各种宣传品均要鲜明体现档案形象的内涵。

现代社会对组织的认知和评价很大程度上受媒介的宣传和引导,因而档案要重视自己的媒介形象。在宣传的内容、方式、时间上合理选择,精心设计,使自己更贴近公众,树立良好的媒介形象。

档案的公益性和信息资源的广泛性及读者对象的无限性是开展社会教育的最佳场所。在这里读者不受年龄、学历、财富、信仰的限制,都可找到自己所需的文献资料,得到相应的信息支持,因此可以开展广泛的社会教育。

档案的形象是上述各形象的集合,具有多维性、动态性、相对稳定性和主客观二重性。要使形象突出就要统筹兼顾合理安排,适时进行CIS导入。

CIS是结合企业的内在品质与外在包装,全面塑造企业形象,增强企业识别的有效方法。CIS自20世纪80年代引入中国以来,已被众多企业采用,并获得了巨大的成功,如娃哈哈、太阳神等著名企业都采用CIS获得了巨大成功，通过对比CIS的诸要素,企业与档案馆有许多共同之处:1、都是将追求自身价值和效益的实现作为目标(企业侧重于经济效益,档案馆侧重于社会效益)。2、都是为社会公众服务的(企业侧重于服务公众物质利益，档案馆侧重于服务经济利益)。3、都有产品产出(企业是物质产品,档案馆是为读者开发的精神产品)由此可见,将CIS导入档案馆管理和实践中是可行的。4、都可以作为一个整体系统来分析，都有自己的主题思想(档案馆和企业都有明确的服务目标和主体思想)。

究所合并之机,导入CIS系统,进行新馆所的形象塑造，也取得了巨大的收益。

事实上,图书馆档案馆界近几年已尝试导入CIS,如上海档案馆借与上海科技情报研澳大利亚档案馆早在十几年前就曾经成功地将工商管理技术导入档案馆管理当中。通过短短三年时间的努力,馆内各项工作都取得了显著的成效。澳大利亚档案馆成功地引进工商管理技术,并且取得了出人意料的好成绩。如果我国档案馆也能够仿效澳大利亚档案馆,正确运用CIS战略,无疑将会推动档案馆的发展。

21世纪是竞争和机遇并存的世纪。如果档案馆再不设法改变自身形象,日子将会越过越艰难。笔者个人认为,率先在档案馆中导入CIS,必将对档案馆组织的调整、竞争力的增强、社会效益的提高带来意想不到的效果。

[1]汤道銮，严建南.档案与科教兴国战略实施研究[M].南京:河海大学出版社,2006.

[2]刘萌.档案工作与CIS论[M].北京:中国人民大学出版社,2001，1:53-56.

[3]张恩庆.档案宣传的另一个层面[M].档案学通讯,2004,(3):15-19.