浅谈突发公共卫生事件档案的管理

朱 静张晓梅

（1牡丹江市疾病预防控制中心；2牡丹江市中心血站 黑龙江 牡丹江 157020）

公共卫生问题是一项重大的社会问题，关系到人群整体健康水平和生活质量，突发公共卫生事件则直接关系到公众的健康、经济的发展和社会的安定，并日益成为社会普遍关注的热点问题。国务院公布施行《突发公共卫生事件应急条例》，标志着我国公共卫生事件应急处理工作纳入了法制轨道。在构建突发公共卫生事件应急体系中，疾控机构的地位和作用至关重要，由此而形成的大量文件材料是疾控人防制突发公共卫生事件的真实记录，对于今后工作查考、研究、经验借鉴具有十分重要价值，是提高预防控制体系整体效益的重要基础。为此，本人就疾控机构突发公共卫生事件档案的应急管理提出如下建议：

一、确立保障体系

1、统一领导，统一指挥

突发事件有全国性和区域性之分，必须在各级政府的统一领导、统一指挥下开展档案的应急管理工作。要根据突发事件的性质和级别实行分级负责，以加大指挥力度，取得各级各类人员的支持，利于档案的收集。

2、纳入规划与质量管理体系

要把档案管理纳入突发公共卫生事件管理预案和质量管理内容，定期检查。一旦发生突发事件，档案部门要积极主动做出反应，立即采取措施密切配合有关专业技术部门，防止档案遗失。

3、建立健全规章制度，确保档案安全

处理突发事件工作中形成的原始材料，具有较高的参考、应用价值，也是日后查找的重要参考资料，其安全尤为重要。为此，必须有一套完整、健全的行之有效的制度做保证，并且档案部门要指定专人管理、业务部门由兼职档案员收集整理，以保持档案原貌，确保档案的完整与安全。。

4、建立应急队伍，承担突发公共卫生事件形成文件材料的收集工作

应急队伍成员由流行病、消毒、检验、健康教育、信息综合等相关专业技术人员组成，分别负责收集本部门在应急处理突发公共卫生事件工作中形成的文件材料，便于及时将本部门形成的有价值的文件材料移交至档案部门，更重要的是可提升档案的质量。

二、明确归档范围

为做好突发公共卫生事件中档案的应急管理工作，档案部门要有充分的思想准备，制定相应的应对突发事件的档案管理工作方案，明确归档范围，以随时准备应对突发事件的发生。根据对我单位预防非典、甲流工作文件材料的收集、整理工作经验，本人认为疾控机构在突发公共卫生事件中档案的归档范围有如下内容：

1、各级党委和政府在处理突发公共卫生事件中的重大决策、预案、监测方案、会议材料；

2、各级党委和政府在处理突发公共卫生事件中的讲话、指示；

3、本单位及下级单位建立突发公共卫生事件应急机构文件材料；

4、疫情信息，包括流调报告、病例报告表、个案统计表等；

5、针对突发公共卫生事件所采取的措施；

6、电子传输文件材料；

7、进行健康教育咨询、人员培训情况；

8、本单位印发的宣传材料，新闻媒体刊登的本单位的宣传稿件；

9、防制突发公共卫生事件先进人物和先进事迹情况；

10、防制突发公共卫生事件形成的声像材料；

11、药品、器械、物资调配、储备情况。

三、坚持收集原则

档案部门所要保存的是未来防制突发公共卫生事件发生具有重要参考价值的、为业务部门提供利用的文件材料，因此在收集工作中必须遵循系统性和实用性原则，这是健全档案体系的必要前提，也是提升档案质量的必要保证。

1、坚持系统性原则

在文件材料的收集方面，要有宏观控制，严格把关，严格筛选，既有所侧重，又要把各种类型、各种载体的文件材料收集齐全，形成完整的突发公共卫生事件档案体系，保证突发公共卫生事件档案的全面、系统、完整。

2、坚持实用性原则

档案部门保管的档案要为用所藏，既能满足业务部门利用者的要求，又体现高效益、低成本。由于突发公共卫生事件产生的文件材料集中而繁多，为此在收集过程中不能不加选择的全部收集，要将重复的、信息含量小的、无利用价值的进行鉴定，处理好质量和数量的关系，减少人力和物力上的压力，降低档案在收集和保管上的成本。

四、强化师资培训

预计突发事件将出现或出现之后，档案部门要适时开展档案专业知识培训工作，提高业务部门专业技术人员的档案专业知识，充分发挥专、兼职档案人员的作用，尤其是应急队伍的作用，使档案应急管理的各项措施落到实处。

1、对专职档案人员除强化档案专业知识外，还要进行突发公共卫生事件相关知识培训，如省、市疾控部门举办的应对突发事件的培训班等，提高档案人员专业知识的认知能力，以利于掌握文件材料的归档范围及进行业务指导。

2、对兼职档案人员要继续加强档案专业知识培训，提高档案专业知识水平，发挥其在本部门档案管理工作中的作用。

3、对档案管理应急队伍的培训是突发公共卫生事件档案管理的一项重要工作，由于他们既承担着突发公共卫生事件的防控工作，又担负文件材料收集的重任，所以他们在突发公共卫生事件档案应急管理中起着举足轻重的作用。为此，必须有针对性地、多次地培训，并且培训内容要通俗易懂，可操作性强，做到集中培训和个别指导相结合，保证其在档案收集工作中不出现丢失、遗留现象。

五、进行业务指导

突发公共卫生事件发生后，档案部门要积极配合有关科室工作，主动开展服务，做好对相关文件材料收集、归档工作的业务指导，并根据需要，协助做好档案材料的整理工作，确保防制突发公共卫生事件档案材料的完整、系统。

1、深入各相关专业技术部门，明确责任人，将收集工作任务落到实处。

2、有条件的可深入现场，了解形成文件材料的具体内容，以及时调整归档范围，做好收集工作。

3、快速查找、编辑与突发公共卫生事件相关文件材料，及时送达有关部门提供利用。

4、突发公共卫生事件解除后，及时到业务部门检查文件材料的收集、整理、移交情况，针对存在问题提出指导性建议，使档案达到标准化、规范化，并保证突发公共卫生事件文件材料的齐全、完整。

综上所述，档案部门要充分认识突发公共卫生事件档案的重要性，要认真做好突发公共卫生事件档案管理的应急准备，制定相应的应对突发事件的档案管理工作方案，做好宣传、培训、指导和检查工作，随时准备应对突发事件的发生，维护疾控机构在突发公共卫生事件中形成的档案的完整与安全，保证档案在未来的突发公共卫生事件中的有效利用。

[1]《突发公共卫生事件应急条例》

[2]《牡丹江市突发公共卫生事件应急处理指导原则》

[3]《牡丹江市疾病预防控制中心救灾防病技术指导原则》