关于归档文件整理规则的体会

张晓燕

（黑龙江省柳河农场社保局，黑龙江 庆安 152400）

《归档文件整理规则》打破了传统档案整理“卷”的概念，改革为以“件”为档案整理及保管单位，是一个很大的突破。这种做法保留了文件生成的原始状态，不再人为组卷、拟写案卷题名；省略了案卷级目录，使检索更为直接和深化；保管期限定位到每件，改变了原来一卷内文件保管期限不一致时“就高不就低”的做法，使档案的保管期限划分更准确、更精确；档案提供利用时可以做到以“件”为单位，更有利于保密和方便复印，也便于对档案进行全文扫描等信息化工作。但是，应该清醒地认识到，《归档文件整理规则》在实施过程中，还有一些实际问题需要我们去思考。

1 传统案卷管理的弊端

1.1 传统的立卷方法与现代的计算机管理不相适应

现在各个企业中，计算机管理已经深入到各个领域，传统案卷的保管方式，已不适应计算机管理。如果要利用某一份档案，一般是按照案卷标题检索，检索到案卷后再按照卷内目录检索，而这种一级一级的检索是适应手工检索的方式，速度较慢。

1.2 传统的立卷方法对组卷要求过高，案卷参差不齐

按照有关规定，传统的归档文件的立卷工作由各归档单位的兼职档案员来完成，但是大多数的兼职档案员并没有经过专业培训，他们的立卷质量难以保证，即使是专业的档案管理员立卷，也会因为各人的水平和认真程度而存在着很大的差异。在一个库房中，有时会明显地看出哪些案卷出自同一人的手，以及在哪一年更换了档案管理人员。

1.3 传统的案卷保管期限划分不准

从事过档案工作的人都知道，传统的立卷方式，有时会因同一类问题的文件太少，为了减少案卷数量，就把不同保管期限的文件放在同一卷中，从而把保管期限短的文件的保管期限延长了，这种情况虽然不多，但是客观确实存在着，从长远角度来看，这种情况无疑对于优化库存是不利的，而且给以后的鉴定销毁工作增加了难度。

2 《归档文件整理规则》实施的必要性

档案室的业务工作由档案保管和档案利用两大部分组成。保管是基础，利用是目的。而保管必须以整理为基础，利用必须以检索为基础。所以，为保证档案的充分利用，就必须在工作中贯彻“简化整理、深化检索”的宗旨。实际工作中，为克服弊端，有些单位采用变大卷为小卷，或者立散卷的办法。但是，立小卷的方法，会因为案卷数量的增加而增加档案管理人员的工作量，卷皮等包装物及装具的多投入也会增加档案成本。立散卷的方法虽然在利用上有一定的方便，但还是不能完全适应现代化计算机管理的需要，可行性不大。因此必须找到一种方法，既能简便地整理，方便地利用，又科学、规范。《规则》的实施，很好地解决了这个问题。

3 对归档文件整理规则的几点体会

《归档文件整理规则》启发了我的思维，使我对归档文件的整理、移交及档案馆馆藏结构有了如下想法。

3.1 归档文件的整理、保管、利用以“件”为单位归档文件整理、保管、利用以“件”为单位，但是“件”的概念略有不同：

红头文件(公文)。红头文件特指有文号的公文，对此类文件，不再人为组合(如：批复、请示组合成一卷)，而是完全遵循文件形成的规律，保持文件原貌，一份文件即算独立的一件。当然，类似转发文和被转发文本身就应被当作一件的情况除外。

会议材料。将一个(次)会议所形成的所有材料视为一个整体单位(件)进行整理、保管、利用。为了准确划分保管期限，可以再设“分件”的层次。

普查项目等以项目为单位进行活动所生成的档案材料。将整个项目视为“件”的单位，项目跨度大、分阶段的可以再设“分件”层次。内部信息、宣传材料。一期视为一件。

3.2 分类

归档文件采用年度一收(发)文一文号(问题)进行分类。主要是区分文号种类，而文号种类的区分和编排都是现成的，所以十分简单，不会因分类和区分保管期限而打乱文号顺序，最大限度保留了文件生成原貌，人为主观成分较小。首先按年度将归档文件区分为两大部分，即自身形成的文件(主要指发文)和非自身形成的文件(主要指收文)；对于红头文件(公文)，按其文件形成的自然状态，即按文号分类和排列，对于非红头文件，按归档文件的内容进行分类(如：会议材料、普查材料、宣传刊物等)。对每份文件要标注保管期限，但不按保管期限排列。

3.3 排列

归档文件在分类方案的最低一级类目内按文号排列，或按问题(如会议)的时序排列。

3.4 编号

同《归档文件整理规则》。

3.5 编目

按年度分别编制“收、发文归档目录”共两本即可。其中收发文包括应归档的公文及其它种类文件材料。在文档一体化的环境下，可以直接提取收、发文登记数据作为归档文件目录的基础，十分快捷和高效。归档文件目录项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注。

3.6 移交

在文档一体化及办公自动化的网络环境下，文书部门可将自身形成和收到的电子文件及电子目录及时归档，纸质文件可在办理完毕后马上归档。档案室与档案馆之间也可以建立网络关系，各档案室及时将归档文件电子目录及电子档案发送档案馆，为档案馆“现行文件利用中心”提供及时、丰富的信息资源。

对于纸质档案，建议各档案室只移交“发文”归档文件部分和“收文”中属本地区行政级别以上(不含)的归档文件部分。这样可解决档案馆馆藏中，本地区行政级别范围内的文件重复归档问题。如：各单位“发文”移交到档案馆保管也不会存在馆藏重复的问题；而收文，如市政府对所属单位的发文，对于该单位来说，就是收文，如果一并移交的话，自然存在重复，所以作此限制，档案馆在接收档案时应作一番筛选和甄别。

4 结束语

《规则》的实施，创新了档案管理手段，有力地促进了文档一体化管理的实现，实质上是弱化档案实体管理，强化档案信息管理。随着社会信息化的发展，档案资源信息化势在必行，“简化整理，深化检索”，以科学、规范、简便的管理方法，提供准确、有价值的信息服务，是档案工作的发展方向和趋势，《规则》的实施，使档案管理在这方面迈进了一大步。

[1]国家档案局《.中华人民共和国档案行业标准—归档文件整理规则》，2000年12月

[3]裴相珍《.文书立卷形式可多样化》，2000年第l0 期<中国档案>.

[4]王敏《.归档文件整理规则》在实际应用中的几点思考，2009年第四期<学问>.

[5]邓绍兴《.立卷改革中若干问题的思考》，2000年第1 期<北京档案>.