企业档案信息化和档案利用探析

刘卓玲 胜利油田胜利勘察设计研究院有限公司

企业档案信息化和档案利用探析

刘卓玲 胜利油田胜利勘察设计研究院有限公司

企业档案信息化是指企业档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为企业提供服务为重心的转变过程。简单地说，就是简化实体管理，丰富信息管理。这是一个长期的发展过程。在这一过程中，我们企业档案管理人员要不断地学习信息技术，了解信息系统，利用现有的技术手段解决问题，有效地利用企业档案信息资源。

一、企业档案信息化建设的内涵

企业档案信息化建设具有非常深刻的内涵，可以从四个方面来理解：一是要实现企业档案信息的数字化和网络化。具体地可以理解为编目处理信息化，档案内容数字化，查询阅读信息化，包含了企业传统纸质档案的数字化和电子文件管理等工作；二是要实现企业档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。这应该是对企业文件档案一体化的要求，就是说要打破文件工作与档案工作的界限，把企业文件档案看作一个不可分割的文件连续体，将企业业务活动和档案管理要求嵌入文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的生命周期中，在文件管理系统中进行统一的设计；三是要实现企业档案信息高度共享。服务企业各项管理、实现档案的价值、实现档案信息安全共享是企业档案管理部门和人员必须面对的重大理论和实践难题；四是要实现企业档案管理模式的变革。随着企业信息化建设进程的加快，企业档案“实体保管”模式难以为继。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求，忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代企业档案管理目标，企业档案管理者必须停止扮演实体保管员的角色，而成分数字化档案信息的提供者。企业档案管理职能也应从对档案实体的管理转向注重对档案内容的管理，并强化开发利用工作，实现档案信息资源的共享。

企业档案信息提供利用，是企业档案信息化建设的核心任务，是企业档案信息化建设取得实效的关键，也是企业档案管理的最终目的。档案信息资源开发利用的程度是衡量企业档案信息化水平的一个重要标志。

二、企业档案提供的主要内容

企业档案提供利用的主要内容有：

一）、编制必要的检索工具，便于存取。检索工具包括案卷目录、全引目录等一般性检索目录，还可以编制企业内部发文的文号目录、上级文件目录等专题目录。检索工具编制得不准确、条目录入得不详细以及整理文档信息时分类体系不准确都可能会导致有的库内文档信息利用时查找不到。

二）、制定必要的利用制度，确保安全。企业档案不同于其他信息资源，开放利用必须经过严格的审查。比如在今天的市场经济条件下，企业出于商业利益考虑经常会给技术档案资料加密保管，执行借阅审批制度。企业档案管理部门要对档案信息的提供利用加强管理，通过严格的规章制度，有效的监督措施，配以相应的技术手段，达到确保企业档案信息安全的目的。企业档案管理部门在实际工作中要将规章制度和要求程序化、可操作化。要实现企业档案的安全利用，相比较利用方式、内容上的创新，利用时规范化显得更为重要。

三）、开展必要的编研工作，实现增值。企业档案资料的整编、深层次加工是深化企业档案利用的重要手段和途径，是既传统又现代的开展档案服务的方法。企业档案编研工作的主要内容和方式包括编写档案文摘、组织沿革、大事记、年鉴、以表格或图示方式表现的档案数据汇编、以各种专业图样或专业符号为主体的技术图册以及专题档案汇编等。通过编研将企业档案信息进行整合，实现信息的增值。据有关部门统计，档案数据的重复利用率为36%～84%，企业档案管理人员要做个有心人，大胆立项，与企业其他部门和技术人员协作，将利用率高的档案资料进行整编，做出有价值的档案编研成果，满足企业的现实需求，积累深化服务的经验。

四）、进行必要的信息关注，促进发展。企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录，随着企业各项生产、经营、管理活动的开展，会产生大量的新的档案信息。企业档案管理部门和人员应随时关注企业网站、企业重点部门的活动，及时发现信息的产生，适时开展指导、监督。企业档案管理工作，不仅包括档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用，还包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制。企业档案的利用也不仅仅是对留存历史档案资料的整编，还包括企业现行信息资源的管理。作为企业档案管理人员，要明确“档案信息是为谁服务的？”、了解“企业现在在做什么事情？”、“领导需要什么样的信息？”、“技术人员需要什么样的信息？”。只有这样才能提供有效的档案利用，实现对企业的服务，为企业的发展助力。

企业档案是企业的宝贵财富，它记录了企业机构、人员、资产的变更信息，记录了企业经营管理的历程、发展的历史，记载了企业人员的工作成果、工作看法和认识。企业档案管理应跟上企业发展的步伐，加快档案信息化建设进程；企业档案管理人员要运用档案中记载的信息积极服务企业各项管理，为企业的发展做出应有的贡献。

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.20.087