谈加强医院档案的规范化管理

刘春月 吉林省人民医院人事科（130021）

谈加强医院档案的规范化管理

刘春月 吉林省人民医院人事科（130021）

医院管理；规范化；档案管理

在高速发展的信息时代，随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院档案管理已成为医院管理中的重要组成部分。医院档案是医院在所从事的医疗、科研、教学、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存价值的各种文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等不同门类和不同载体的历史记录。医院档案管理包括党务、行政、医疗技术、仪器设备、声像、财务、基建、人事等多个方面，覆盖医院各部门的工作，是医院管理工作中的凭据，是医院医学科研的基础，是医院进行宣传教育的生动资料，也是医院制定计划和作出决策的重要依据。因此，加强医院档案的规范化管理尤为重要。

1 医院档案管理工作的现状

1.1 档案意识不强，不能与医院管理同步发展 在医院的管理工作中，有些领导干部只注重 “医疗”“行政”“财务”“后勤保障”的管理，对档案管理意识较为淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。不能将档案管理工作与医疗业务建设同步规划。在医院的规划中，一般只对医院规模、医疗设备、人员结构、技术水平等做比较详尽的安排，而对医院档案管理、档案设备投入则很少被纳入规划之中，造成医院档案管理水平不能与医疗业务同步发展。

1.2 档案管理制度不健全、管理体系不规范 医院档案管理的制度不健全，缺少规范、统一的管理体系，职责不明确。在医院的管理制度中，医疗、行政、人事、财务、后勤等方面的管理制度较为健全，而档案管理制度相对较少。医院档案管理一般由行政办公室的综合档案室负责，大多只对文书档案、会计档案、设备档案等重要档案加以收集、管理，病历档案由病案室管理，而其他档案由分属各个业务科室自己管理，形成多部门管理的格局。由于各个部门缺乏必要的协调，造成人力、物力及财力的浪费，也制约了医院档案管理水平的发展。

1.3 档案管理人员素质不齐，业务水平不高 在医院人员结构中，多是卫生专业技术人员，档案专业出身的人员极少。医院领导多来自临床部门，缺乏档案工作的知识，重视医疗、护理人员素质和技能的提高，忽略档案管理人员的培养。有些医院档案管理人员配备随意，流动性大，多是从行政、护理、医技等部门转岗过来的，平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案管理知识，思想观念和业务水平跟不上档案管理的发展要求，缺乏创新与活力。

1.4 档案管理分散，收集率不高，利用率较低 从医院整体角度看，医院临床医技各科室，医院行政管理及后勤等各部门，医院各级领导，各科室干部及医护技术人员，都或多或少地形成文件材料，材料形成的分散，影响档案的收集工作。由于没有规范化的管理体系，各部门往往根据自己的理解和实践工作需要进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，档案收集率不高，利用率较低。

1.5 档案工作硬件投入不足 有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案工作的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案的规范化管理

2.1 加强领导，注重宣传，增强全员档案意识 医院要切实加强对档案工作的领导。领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划。同时，要大力宣传档案工作，使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，增强全员档案意识，保证档案工作的规范化管理。

2.2 健全档案管理制度，规范档案管理体系 健全档案管理制度，是促进档案工作规范化管理的关键。医院应参照《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，结合本单位档案工作实际，制订一套比较规范、科学、系统、切实可行的档案收集、整理、保管和利用等管理制度，促进医院档案管理与医疗业务同步发展。医院档案按部门分为党务、行政、人事、医疗、设备、总务、科研和病历等各种类型。在规范档案管理时,要充分考虑医院自身状况、医院档案状况以及医院文化背景等，运用行政手段对档案进行统一管理，推行档案工作规范化管理的标准，切实把医院档案管理工作做好。

2.3 加强培训，提高档案专业人员的素质 培训是提高档案管理水平的重要途径。医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员的素质。随着医院信息化建设的深入推进，档案工作也由传统型向高度信息化、技术化转变，通过专业培训、继续教育、进修学习、知识更新提高档案管理人员的业务水平。同时，充分调动档案管理人员的积极性、主动性、创造性，不断探索档案管理工作新思路，提高医院档案管理水平。

2.4 加大资金投入，提高档案工作现代化、信息化水平 加大资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的除湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理，完善应用软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化，与医院信息化建设同步发展。

2.5 重视综合开发，充分发挥档案的效益 档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其综合效益。

10.3969/j.issn.1672-2779.2010.23.121

1672-2779（2010）-23-0143-02

2010-09-09）