清代文书简介—各衙门的来往文书

秦国经

清代文书简介—各衙门的来往文书

秦国经

中国官署往来文书，历史悠久，名称繁多。战国以前的各种公文，统称为“书”。秦汉以后，由于政务日益繁杂，文书的名称也越来越多。公文名称有源于文件载体的，如檄、牒、札、帖等。檄原是较长的木简，牒原是小的竹简，札为薄小的木简，帖原为帛制的文书标签，以后逐渐演变为文书的名称。文书名称也有由凭证物得名的，如“符”、“牌”。符为左右各半合以为证的凭证物，如战国时国家调动军队的虎符。牌，唐、宋时，使臣出差使用驿递马匹和其他物资的一种凭证物，以后演变为符文和牌文。还有更多的文件是用行为动词命名的，如“指挥”、“移”、“关”、“刺”、“咨”、“照会”、“状”、“申”、“呈”、“详”、“验”、“禀”等。清代积历代官署文书之大成。根据封建等级，各官署行文，分上行、下行、平行三种。

上行文

呈文

呈，进也。文以上进谓之呈文。宋有呈状，为呈用于公文名称的开始。元代用呈，明代仍用呈状，均为上行文书。清朝规定六部行文都察院；各省织造、各关监督行文户部；提督、总兵行文兵部；道府以下行文六部。道行文学政；布政使、按察使行文军机处；都司、守备行文非隶属关系的副将；千总行文非隶属关系的都司、守备，都用呈文。清末，咨议局行督抚；府、厅、州、县议事会或参事会行文府、厅、州、县官或监督官府；城镇乡议事会、城镇董事会及乡董，行文该管地方官，也用呈文。另外中央部院衙门各司向堂官言事，或下属对上级报告事件，也多用呈文。

呈文的程式：文件以“某某官署为呈送事”开始。接着以“案查”二字引叙呈报的事由或请示的问题。最后以“为此备文具呈，伏乞照呈施行。须至呈者”结束。文尾书写具呈年、月、日，并加盖官署印信。

咨呈

咨呈仍为上行文书之一。咨呈用于对地位略高而无隶属关系的衙门或官员行文时多用咨呈。清朝规定，在京各部院行文宗人府；太常寺、太仆寺、光禄寺、鸿胪寺、国子监、钦天监、太医院、宝泉宝源局、各仓监督、布政使、按察使、城守尉、各关监督、各省织造行文六部；布政使护巡抚篆行文六部；各省学政行文礼部。各提督、总兵行文兵部；各省布政使行文顺天府；各督抚、将军行文军机处；和经略副将行总兵；守备行非隶属关系参将、游击，游击行非隶属关系的副将。总兵行文总督，司道运司行文提督，府厅州县行文总兵，都用咨呈。

咨呈的程式：行文首以“某某官署为咨呈事”开始。接着以“案准”二字引叙来文的主要内容，然后呈明办理或请示或答复的意见。最后以“须至咨者”结束。文尾写“右咨呈某某官署”并书明具文年月日，加盖官印。

申文

申，陈也，陈说事理向上级表达叫申。申作为公文名称始于宋代。当时叫申状。元、明因之。清改称申文，为国家机关上行文书之一。凡道府以下行文六部，府厅州县行文步军统领衙门，直隶布政使司以下行文顺天府尹。司道行督抚，府厅行司道，州县行府、厅，杂职行州县。府、厅、州、县行学政，州县行提督，副将、参将、游击、都司、守备、千总行巡抚，都用申文。此外，提督、副都统行经略用申呈。

申文的程式：文首用“某某官署为申送事”总括语开始。接着以“案奉”二字引叙来文的旨意。然后申达办理或请示或答复的意见，最后以“须至申者”结束全文。文尾写“右申呈某某官署”，书明具申年月日，并加盖官印。

详文

详者，细也，审也。详文就是详言其事，陈报于上级，以待批答之意。清黄六鸿著《福惠全书》中说：“夫详文者，详言其事而申于上台者也。贵在源委清楚，词意明切，而陈以可否之义仰候宪裁”（该书卷五）。它是清代上行文书之一。武官，凡副将以下行文提督，参将以下行文总兵。文官，凡州、县上行府厅，府厅上行司道；司道上行督抚，都用详文。

详文都带有详册，即副本。详文、详册。合成一套，申报上宪，上宪在详文上批示，发回申报衙门。详册留在上级衙门存案。

详文的程式：文首有“某某官署为详情事”总领语。行文以“案查”或“案奉”二字引叙来文内容或某事缘由，然后详述办理的情况或请示的问题，最后以“照详施行，须至申者”结束全文。文尾写“右申某某官署”并书明具详年月日，加盖官署印信。日下写申报人官衔、姓名。

验文是清代地方官府使用的一种上行文书。大量用于报送有关文件，申解赋税钱粮、押解犯人等。验文与详文用途和程式基本相同。不同的是详文要带详册，要上级批示，验文不带书册，不要求上级对文件批示，只作备案用。

禀文

禀是报告、陈述的意思。清朝下对上，卑幼对尊长白事多用禀文。如地方机关，下级官吏向上级官吏报告请示事情时，在详文内有不便言之处，或不必见之详文的，都用禀陈述。在京各衙门下级官吏对上级官吏言事时，也有用禀的。另外，私人向官署陈述事件，也用禀，叫禀帖。

禀文多是私信，文字结构比较灵活，行文关系也不受规定的公文运转程序限制。每逢年过节，下级官员对上级官员都要写信祝贺问候。新官上任向上级官员禀报。下级官员要摸清上级官员的意图，也往往用禀文以试探。上送禀文，须要附上作者的名帖（即现代的名片），写上官衔、姓名，称“衔名手本”，纸用红色，以表示对上级的尊敬。有所请示的禀文，用白纸书写，具禀者或委派亲信人员须守候批示。上宪在红禀批示后，即发还具禀人。白禀存于上宪卷宗。

明清时代，私人向官署陈告事件也可用禀，称为禀帖。清代衙署内部书吏、衙役向长官请示或报告事情时，也使用禀帖。禀帖一般是单张纸片，高约30公分，宽约20公分。

红白禀为折摺式，一般高约24公分，宽约9公分。白禀都粘有特制的摺面和摺底，用黑色暗花纸，摺面正中偏上方粘一红色小方签，楷书一个“禀”字。白禀通常每扣五行，每行字数不限，楷书。

禀文的程式：禀文开始先写明“某某官署或某某官员谨禀某某官署或某某官员”，接着以“敬禀者”三字引叙禀报的事由或请示的问题，最后以“肃此具禀”结束全文。文尾书“卑职某某谨禀”，及具禀年月日，并加盖官署或官员信印。

下行文

劄、劄付

劄同札，为古时写字用的小木片。

一是要建立档案人员培训制度，想方设法为档案人员创造学习条件，鼓励和支持档案人员努力学习档案专业知识，开拓视野，不断提高专业水平和业务素质。二是要加强档案人员与本所其他工作人员的互动和联系，及时指导他们按照归档的要求收集、整理档案资料。三是对档案人员实行岗位责任制，明确其职责范围，并建立业务考核制度，奖罚分明，调动档案人员的工作积极性。

劄作为文书名称，始于宋代。元、明改称劄付。清沿用劄和劄付，仍作为下行文书。清朝规定，凡六部、都察院行文顺天府、奉天府；六部行文太常寺、太仆寺、光禄寺、鸿胪寺、国子监、钦天监、太医院、宝泉、宝源局、各仓监督、布政使、按察使、城守尉、各关监督、各省织造。

都察院行文六科,礼部行文各省学政，兵部行文各提督总兵。顺天府尹行文各省布政使，军机处行文布政使、按察使；经略行文提督、副都统，都用札文。

凡提督行府厅州县，巡抚行副将、参将、游击、都司、用札付。

札文的程式：文首以“某某衙门或某某官员为札饬事，或给札事”开始，接着以“照得”或“某某案呈”引叙札饬的内容。最后以“特”或“须至札者”结束，文尾书明具札年月日，并加盖官印。

牌文、牌票、牌檄

牌文是清朝下行文书之一。凡各部院行文五城司坊官、大兴、宛平二县；六部行道府以下各衙门；步军统领衙门行文府、厅、州、县；顺天府尹行直隶布政使司以下；督抚行司、道，司、道行府、厅，府、厅行州县，州、县行杂职。提督行副将以下，总兵行参将以下，副将行所辖游击以下，参将行所辖都司以下，参将游击行千总、把总，都司行所辖千总以下，都司、守备行把总。学政行道、府、厅、州、县以下，经略行总兵以下，都用牌文。

另外，巡抚行文守备、千总，用牌票，织造行文府、厅、州、县用牌檄。（以上俱见《光绪会典》卷30·礼部）

牌文的程式：文首以“某某官署为牌行事”开始，接着用“据”或“查得”引叙事由缘起，然后牌晓事件，最后以“须至牌者”结束。末书具牌年月日，并加盖官印。

谕

以上告下谓之谕，谕使用范围较广。皇帝告臣民的文书有上谕、谕旨等形式。清代各部院长官对下属有所晓谕或指示，用“堂谕”。地方各府、厅、州、县对于属吏有所训示，用“谕帖”。

谕的程式：首用“谕某某知悉”或“为遵谕事”开始，接叙所谕内容，文尾用“特谕”或“此谕”结束。文尾书明下谕的年月日。

平行文

咨文

咨是商量、咨询的意思。咨作为公文名称，始于宋代，以后历代沿用，为中央平行衙署的来往文书之一。清朝行文体制规定：宗人府行文各部院；六部、理藩院、都察院、内务府、各旗都统、步军统领衙门互相行文；通政使司、大理寺行文各部院；各部院行文总督、巡抚、都统、将军等；吏、礼二部行文衍圣公；礼部行文外裔各国；军机处行文督抚、将军；总督巡抚与提督，巡抚与总兵，司道与总兵，来往行文都用咨文。

咨文的程式：文首以“某某衙署为咨行事”开始，接着以“案奉”二字引叙事由，然后叙述所咨事情。最后以“须至咨者”结束。末书“右咨某某官署”及具咨年月日，加盖官印。

移会

清朝规定，通政司、大理寺行文，除对各部院用咨外，余皆用移会。六科各道、内庭各馆、内阁典籍厅、稽察房、中书科等处，与各部、院、寺、监行文，均用移会。地方机关，如直隶州与非所属之知县，知县与府首领州同、州判，州同、州判与儒学，来往文书，也用移会。

移会的程式：文首用“某某官署为移会事”开始，接叙事由的缘起，然后说明移会事项，最后以“须至移者”结束。末书“右移会某某官署”，具移年月日，并加官署印信。

交片

交片是清朝独有的一种平行文书。《清会典》载，军机处与各部、院、寺、监行文用交片。其内容多是军机大臣传达皇帝的谕旨，交有关衙门办理执行。

片文一般一百字左右。片文程式简洁明确，文首直书“某年某月某日交某官署。本日，军机大臣面谕旨。”接叙谕旨的内容。最后以“此交”结束。

照会

照会作为公文名称，始于明代。照会有会同照阅之意，大都是不相隶属的文武各衙门之间行文时使用。明代凡五军都督府行文六部用照会。清朝规定，总兵行文非所辖的副将。副将行文非所辖的都司、守备。参将、游击行文非所辖的守备。都司、守备行非所辖的千总。总督于总兵，提督于司、道、运司，总兵于府、厅、州、县，副将于各州县，驻防副都统行文非所属之副将。经略行文将军督抚，均用照会。知府行文直隶州知州，用墨笔照会。清末府、厅、州、县长官行文议事会或参事会，司、道行文自治机关也用照会。

鸦片战争以后，照会逐渐变为外交文书。《中英南京条约》第十一款规定：英国驻中国之总督，与中国大臣无论京内京外者，有文书往来，用“照会”字样。以后，照会便成为国家间外交往来比较常用的一种文书。

照会的程式：文首以“某某官署为照会事”开始，接着用“案照”二字引叙事由缘起，然后叙明所照事由，最后以“须至照会者”结束。末书“右照会某某官署”，具照年月日，并加盖官印。

关文

关文是古代官府间互相质询时所用的一种文书。《文心雕龙·书记》中曰：“百官询事，则有关、刺、解、谍”。《唐百官志》中云：“诸司相质，其制有三：一曰关、二曰刺，三曰移”。宋、明沿用之。清朝关文的用途进一步扩大，凡府厅州县行佐贰、佐杂，府厅州县与两司首领互相行文，都用关文。另外，副将与非所辖之游击，府厅与参将、游击，府、厅、州、县与都司，司道、运司、府厅与副将，司道、运司、州县与参将、游击，司道、运司与都司，都用平关。

关文的程式，文首用“某某官署为关查事”开始，接叙事由缘起，然后叙明关查的事项。文尾写“右关某某官署”，具关年月日，并加盖官印。

牒呈

牒作为公文名称，始于秦汉。宋时有敕牒、公牒。清代有牒呈，据《清会典》载，凡府佐贰行知府，州、县佐贰行州、县。两司首领行知府，儒学行州、县。府、州行提督，厅县行副将，都用牒呈。

牒呈为平行文书之一，行文中凡用牒的地方，均加一“呈”字，以表示对受文官署的尊敬。

牒文的程式：文首以“某某官署为咨会事”开始，接叙事由缘起，然后叙明牒知的事情。最后以“须至牒者”结束。文尾书明“具牒某某官署”，具牒年月日，并加盖官署印信。

（作者系中国第一历史档案馆原副馆长、研究馆员）