秦国经
清代文书简介—各衙门的来往文书
秦国经
中国官署往来文书,历史悠久,名称繁多。战国以前的各种公文,统称为“书”。秦汉以后,由于政务日益繁杂,文书的名称也越来越多。公文名称有源于文件载体的,如檄、牒、札、帖等。檄原是较长的木简,牒原是小的竹简,札为薄小的木简,帖原为帛制的文书标签,以后逐渐演变为文书的名称。文书名称也有由凭证物得名的,如“符”、“牌”。符为左右各半合以为证的凭证物,如战国时国家调动军队的虎符。牌,唐、宋时,使臣出差使用驿递马匹和其他物资的一种凭证物,以后演变为符文和牌文。还有更多的文件是用行为动词命名的,如“指挥”、“移”、“关”、“刺”、“咨”、“照会”、“状”、“申”、“呈”、“详”、“验”、“禀”等。清代积历代官署文书之大成。根据封建等级,各官署行文,分上行、下行、平行三种。
呈文
呈,进也。文以上进谓之呈文。宋有呈状,为呈用于公文名称的开始。元代用呈,明代仍用呈状,均为上行文书。清朝规定六部行文都察院;各省织造、各关监督行文户部;提督、总兵行文兵部;道府以下行文六部。道行文学政;布政使、按察使行文军机处;都司、守备行文非隶属关系的副将;千总行文非隶属关系的都司、守备,都用呈文。清末,咨议局行督抚;府、厅、州、县议事会或参事会行文府、厅、州、县官或监督官府;城镇乡议事会、城镇董事会及乡董,行文该管地方官,也用呈文。另外中央部院衙门各司向堂官言事,或下属对上级报告事件,也多用呈文。
呈文的程式:文件以“某某官署为呈送事”开始。接着以“案查”二字引叙呈报的事由或请示的问题。最后以“为此备文具呈,伏乞照呈施行。须至呈者”结束。文尾书写具呈年、月、日,并加盖官署印信。
咨呈
咨呈仍为上行文书之一。咨呈用于对地位略高而无隶属关系的衙门或官员行文时多用咨呈。清朝规定,在京各部院行文宗人府;太常寺、太仆寺、光禄寺、鸿胪寺、国子监、钦天监、太医院、宝泉宝源局、各仓监督、布政使、按察使、城守尉、各关监督、各省织造行文六部;布政使护巡抚篆行文六部;各省学政行文礼部。各提督、总兵行文兵部;各省布政使行文顺天府;各督抚、将军行文军机处;和经略副将行总兵;守备行非隶属关系参将、游击,游击行非隶属关系的副将。总兵行文总督,司道运司行文提督,府厅州县行文总兵,都用咨呈。
咨呈的程式:行文首以“某某官署为咨呈事”开始。接着以“案准”二字引叙来文的主要内容,然后呈明办理或请示或答复的意见。最后以“须至咨者”结束。文尾写“右咨呈某某官署”并书明具文年月日,加盖官印。
申文
申,陈也,陈说事理向上级表达叫申。申作为公文名称始于宋代。当时叫申状。元、明因之。清改称申文,为国家机关上行文书之一。凡道府以下行文六部,府厅州县行文步军统领衙门,直隶布政使司以下行文顺天府尹。司道行督抚,府厅行司道,州县行府、厅,杂职行州县。府、厅、州、县行学政,州县行提督,副将、参将、游击、都司、守备、千总行巡抚,都用申文。此外,提督、副都统行经略用申呈。
申文的程式:文首用“某某官署为申送事”总括语开始。接着以“案奉”二字引叙来文的旨意。然后申达办理或请示或答复的意见,最后以“须至申者”结束全文。文尾写“右申呈某某官署”,书明具申年月日,并加盖官印。
详文
详者,细也,审也。详文就是详言其事,陈报于上级,以待批答之意。清黄六鸿著《福惠全书》中说:“夫详文者,详言其事而申于上台者也。贵在源委清楚,词意明切,而陈以可否之义仰候宪裁”(该书卷五)。它是清代上行文书之一。武官,凡副将以下行文提督,参将以下行文总兵。文官,凡州、县上行府厅,府厅上行司道;司道上行督抚,都用详文。
详文都带有详册,即副本。详文、详册。合成一套,申报上宪,上宪在详文上批示,发回申报衙门。详册留在上级衙门存案。
详文的程式:文首有“某某官署为详情事”总领语。行文以“案查”或“案奉”二字引叙来文内容或某事缘由,然后详述办理的情况或请示的问题,最后以“照详施行,须至申者”结束全文。文尾写“右申某某官署”并书明具详年月日,加盖官署印信。日下写申报人官衔、姓名。
验文是清代地方官府使用的一种上行文书。大量用于报送有关文件,申解赋税钱粮、押解犯人等。验文与详文用途和程式基本相同。不同的是详文要带详册,要上级批示,验文不带书册,不要求上级对文件批示,只作备案用。
禀文
禀是报告、陈述的意思。清朝下对上,卑幼对尊长白事多用禀文。如地方机关,下级官吏向上级官吏报告请示事情时,在详文内有不便言之处,或不必见之详文的,都用禀陈述。在京各衙门下级官吏对上级官吏言事时,也有用禀的。另外,私人向官署陈述事件,也用禀,叫禀帖。
禀文多是私信,文字结构比较灵活,行文关系也不受规定的公文运转程序限制。每逢年过节,下级官员对上级官员都要写信祝贺问候。新官上任向上级官员禀报。下级官员要摸清上级官员的意图,也往往用禀文以试探。上送禀文,须要附上作者的名帖(即现代的名片),写上官衔、姓名,称“衔名手本”,纸用红色,以表示对上级的尊敬。有所请示的禀文,用白纸书写,具禀者或委派亲信人员须守候批示。上宪在红禀批示后,即发还具禀人。白禀存于上宪卷宗。
明清时代,私人向官署陈告事件也可用禀,称为禀帖。清代衙署内部书吏、衙役向长官请示或报告事情时,也使用禀帖。禀帖一般是单张纸片,高约30公分,宽约20公分。
红白禀为折摺式,一般高约24公分,宽约9公分。白禀都粘有特制的摺面和摺底,用黑色暗花纸,摺面正中偏上方粘一红色小方签,楷书一个“禀”字。白禀通常每扣五行,每行字数不限,楷书。
禀文的程式:禀文开始先写明“某某官署或某某官员谨禀某某官署或某某官员”,接着以“敬禀者”三字引叙禀报的事由或请示的问题,最后以“肃此具禀”结束全文。文尾书“卑职某某谨禀”,及具禀年月日,并加盖官署或官员信印。
劄、劄付
劄同札,为古时写字用的小木片。
一是要建立档案人员培训制度,想方设法为档案人员创造学习条件,鼓励和支持档案人员努力学习档案专业知识,开拓视野,不断提高专业水平和业务素质。二是要加强档案人员与本所其他工作人员的互动和联系,及时指导他们按照归档的要求收集、整理档案资料。三是对档案人员实行岗位责任制,明确其职责范围,并建立业务考核制度,奖罚分明,调动档案人员的工作积极性。
劄作为文书名称,始于宋代。元、明改称劄付。清沿用劄和劄付,仍作为下行文书。清朝规定,凡六部、都察院行文顺天府、奉天府;六部行文太常寺、太仆寺、光禄寺、鸿胪寺、国子监、钦天监、太医院、宝泉、宝源局、各仓监督、布政使、按察使、城守尉、各关监督、各省织造。
都察院行文六科,礼部行文各省学政,兵部行文各提督总兵。顺天府尹行文各省布政使,军机处行文布政使、按察使;经略行文提督、副都统,都用札文。
凡提督行府厅州县,巡抚行副将、参将、游击、都司、用札付。
札文的程式:文首以“某某衙门或某某官员为札饬事,或给札事”开始,接着以“照得”或“某某案呈”引叙札饬的内容。最后以“特”或“须至札者”结束,文尾书明具札年月日,并加盖官印。
牌文、牌票、牌檄
牌文是清朝下行文书之一。凡各部院行文五城司坊官、大兴、宛平二县;六部行道府以下各衙门;步军统领衙门行文府、厅、州、县;顺天府尹行直隶布政使司以下;督抚行司、道,司、道行府、厅,府、厅行州县,州、县行杂职。提督行副将以下,总兵行参将以下,副将行所辖游击以下,参将行所辖都司以下,参将游击行千总、把总,都司行所辖千总以下,都司、守备行把总。学政行道、府、厅、州、县以下,经略行总兵以下,都用牌文。
另外,巡抚行文守备、千总,用牌票,织造行文府、厅、州、县用牌檄。(以上俱见《光绪会典》卷30·礼部)
牌文的程式:文首以“某某官署为牌行事”开始,接着用“据”或“查得”引叙事由缘起,然后牌晓事件,最后以“须至牌者”结束。末书具牌年月日,并加盖官印。
谕
以上告下谓之谕,谕使用范围较广。皇帝告臣民的文书有上谕、谕旨等形式。清代各部院长官对下属有所晓谕或指示,用“堂谕”。地方各府、厅、州、县对于属吏有所训示,用“谕帖”。
谕的程式:首用“谕某某知悉”或“为遵谕事”开始,接叙所谕内容,文尾用“特谕”或“此谕”结束。文尾书明下谕的年月日。
咨文
咨是商量、咨询的意思。咨作为公文名称,始于宋代,以后历代沿用,为中央平行衙署的来往文书之一。清朝行文体制规定:宗人府行文各部院;六部、理藩院、都察院、内务府、各旗都统、步军统领衙门互相行文;通政使司、大理寺行文各部院;各部院行文总督、巡抚、都统、将军等;吏、礼二部行文衍圣公;礼部行文外裔各国;军机处行文督抚、将军;总督巡抚与提督,巡抚与总兵,司道与总兵,来往行文都用咨文。
咨文的程式:文首以“某某衙署为咨行事”开始,接着以“案奉”二字引叙事由,然后叙述所咨事情。最后以“须至咨者”结束。末书“右咨某某官署”及具咨年月日,加盖官印。
移会
清朝规定,通政司、大理寺行文,除对各部院用咨外,余皆用移会。六科各道、内庭各馆、内阁典籍厅、稽察房、中书科等处,与各部、院、寺、监行文,均用移会。地方机关,如直隶州与非所属之知县,知县与府首领州同、州判,州同、州判与儒学,来往文书,也用移会。
移会的程式:文首用“某某官署为移会事”开始,接叙事由的缘起,然后说明移会事项,最后以“须至移者”结束。末书“右移会某某官署”,具移年月日,并加官署印信。
交片
交片是清朝独有的一种平行文书。《清会典》载,军机处与各部、院、寺、监行文用交片。其内容多是军机大臣传达皇帝的谕旨,交有关衙门办理执行。
片文一般一百字左右。片文程式简洁明确,文首直书“某年某月某日交某官署。本日,军机大臣面谕旨。”接叙谕旨的内容。最后以“此交”结束。
照会
照会作为公文名称,始于明代。照会有会同照阅之意,大都是不相隶属的文武各衙门之间行文时使用。明代凡五军都督府行文六部用照会。清朝规定,总兵行文非所辖的副将。副将行文非所辖的都司、守备。参将、游击行文非所辖的守备。都司、守备行非所辖的千总。总督于总兵,提督于司、道、运司,总兵于府、厅、州、县,副将于各州县,驻防副都统行文非所属之副将。经略行文将军督抚,均用照会。知府行文直隶州知州,用墨笔照会。清末府、厅、州、县长官行文议事会或参事会,司、道行文自治机关也用照会。
鸦片战争以后,照会逐渐变为外交文书。《中英南京条约》第十一款规定:英国驻中国之总督,与中国大臣无论京内京外者,有文书往来,用“照会”字样。以后,照会便成为国家间外交往来比较常用的一种文书。
照会的程式:文首以“某某官署为照会事”开始,接着用“案照”二字引叙事由缘起,然后叙明所照事由,最后以“须至照会者”结束。末书“右照会某某官署”,具照年月日,并加盖官印。
关文
关文是古代官府间互相质询时所用的一种文书。《文心雕龙·书记》中曰:“百官询事,则有关、刺、解、谍”。《唐百官志》中云:“诸司相质,其制有三:一曰关、二曰刺,三曰移”。宋、明沿用之。清朝关文的用途进一步扩大,凡府厅州县行佐贰、佐杂,府厅州县与两司首领互相行文,都用关文。另外,副将与非所辖之游击,府厅与参将、游击,府、厅、州、县与都司,司道、运司、府厅与副将,司道、运司、州县与参将、游击,司道、运司与都司,都用平关。
关文的程式,文首用“某某官署为关查事”开始,接叙事由缘起,然后叙明关查的事项。文尾写“右关某某官署”,具关年月日,并加盖官印。
牒呈
牒作为公文名称,始于秦汉。宋时有敕牒、公牒。清代有牒呈,据《清会典》载,凡府佐贰行知府,州、县佐贰行州、县。两司首领行知府,儒学行州、县。府、州行提督,厅县行副将,都用牒呈。
牒呈为平行文书之一,行文中凡用牒的地方,均加一“呈”字,以表示对受文官署的尊敬。
牒文的程式:文首以“某某官署为咨会事”开始,接叙事由缘起,然后叙明牒知的事情。最后以“须至牒者”结束。文尾书明“具牒某某官署”,具牒年月日,并加盖官署印信。
(作者系中国第一历史档案馆原副馆长、研究馆员)