如何做好档案利用工作

张文英

摘 要：本文从提高服务意识，提供优质服务，熟悉馆藏，了解客观需要，重视信息反馈在档案利用中的作用，搞好档案利用工作等几方面作了阐述。认为档案管理的根本目的就是提供利用，只有让档案有利用的场所，档案才能产生一定的社会效益。

关键词：档案；利用；作用

要使档案的作用能及时、充分地发挥出来，就需要采取各种方式和手段，向利用者介绍档案馆藏，提供利用和咨询服务，这就形成了档案的利用工作。我国的档案部门很重视档案利用工作，把档案利用作为整个档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会主义事业服务的直接手段。

一、档案工作的根本目的是提供利用

档案具有原始性和真实性特征，它既是历史的真实记录，也是进一步开展工作，发展生产和科研的必要条件。档案管理的根本目的就是提供利用，在广泛的利用活动中，档案才显示出其价值，才能产生出一定的社会效益和经济效益。

党和国家非常重视和发展档案事业，花费了大量的人力、物力和财力来保存档案，都是为了提供利用。没有档案的利用，档案工作和档案事业就不会产生，更不会得到发展。档案利用工作做得与否，直接关系到档案事业的兴衰。各行各业、各类人员需要利用的档案，档案部门能够及时地提供给他们，满足利用者的需要，档案部门的作用就会明显地展现在人们的面前，就会使人们感到档案部门是他们有力的助手，是他们取之不尽，用之不竭的材料库，才能引起人们重视和支持档案工作，档案事业持续发展才有希望。

二、贯彻落实《档案法》、《归档文件整理规则》是搞好利用工作的关键

《档案法》、《归档文件整理规则》中，对档案开放的起止时间、利用的规定及有关程序问题，都作了较为明确、具体的规定，所以说《档案》奠定了我国档案利用工作的法律基础，是推动档案利用工作发展的准绳。《档案文件整理规则》在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作了规定，这是我国机关档案的工作的一次重大改革，为档案的利用工作创造了极有利的条件。“人类对档案的利用在满足当代人自身需要的同时，又不损害后代对其需要能力的发展”。明确目的，依法治档是搞好档案担任工作的关键。

贯彻落实《档案法》、《归档文件整理规则》，首先要宣传好《档案法》，以增强广大群众的档案意识，让广大群众充分认识到利用档案的重要性。为此，档案部门要把宣传《档案法》与宣传档案利用的效果紧密地结合起来，利用各种形式进行广泛宣传。其次，在贯彻执行《档案法》的过程中，一定要把《档案法》的具体内容同本单位、本档案馆的具体情况结合起来，逐步把我们的档案利用工作向开放型转变，向主动服务迈进，这样，才能收到好的效果。

三、如何做好档案利用工作

对于如何做好档案利用工作，各级档案管理部门、档案馆都有自己一套行之有效的办法。

1、提高服务意识，提供优质服务

档案工作的服务性，集中表现在利用工作上。要做好档案利用工作，首先要有正确的服务意识。我国的档案工作是党和国家的一项专门事业，必须为党和国家的中心任务服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。一个档案馆应根据党和国家在一定时期的中心工作，结合本身的特点和条件，在利用工作中明确自己的服务重点。要做好档案利用工作，还必须有良好的服务态度。这就要求档案工作者具有高度的责任感和群众观念，千方百计地为利用者提供优质服务，时时为利用者着想，处处为利用者创造方便条件。同时，档案工作者还要解放思想，研究利用工作中出现的新情况、新特点，解决利用工作中的新问题，对现有的利用方式、服务手段以及工作制度等不断进行改革，激发广大用户对档案的兴趣，了解档案的作用和馆藏内容，自觉利用档案，从而扩大档案的利用范围。

2、熟悉馆藏，了解客观需要

档案工作者熟悉馆藏档案内容、成份、数量以及存放位置，对于搞好档案利用工作是十分必要的。只有熟悉了档案内容，档案工作者才能准确解答利用者提出的各种问题，迅速调出案卷，因此熟悉档案馆藏是档案工作者的基本功之一。作为专门从事提供利用工作的同志，最好有档案收集、整理、鉴定和编制检索的工作实践。

了解客观需要，就是要做好档案提供利用的预测工作，即对一定时期内可能会大量利用的档案有一个预测性估计。因此，档案工作者要关心国家的政治、经济形势，了解党和国家的中心工作，学习党的方针政策，善于从各种渠道捕捉和收集各行各业需要利用档案的信息。通过预测，掌握利用者目前需要哪些档案资料，这些资料是否完整齐全，以便及时做好准备工作，从而克服主观性和盲目性，提高档案的利用率。

3、信息反馈在档案利用工作中的重要作用

档案利用的信息反馈能通过利用者在档案资料的利用过程中，对整个工作的水平、质量、效率、效益等多方面做出评价。例如：各级政府部门为了解学校的教学管理水平和现状，每年都会有多种检查和评估。在各种评估中，学校的教学科研水平、教学管理水平、教学质量水科等是评估的重点。要了解学校的发展状况，一般需要查看近三年或更长时间的资料，从资料所反映的数据来了解学校。因此，有关学校的发展规划、工作计划、工作总结以及专业设置、课程设置、考试成绩、师资状况、教职工基本情况、评教评学情况、教学设备情况等等，都是评估时所需要提供的重点档案。通过对这些档案利用后的信息反馈，可使学校对工作现状得到准确的评价，对存在的问题，制定改正措施，明确奋斗目标，对学校的发展起到积极的推动作用。

通过信息反馈，可以对档案馆的基础工作、管理现状进行全面了解，健全规章制度或简化一些不必要的繁琐手续。如：档案收集是否完整齐全，整理是否系统，编目是否合理，鉴定是否准确，保管是否科学，检索是否简捷明了等等，及时发现基础工作中的弱点，以便能更好地加强基础建设工作，提高科学管理水平。根据我国《档案法》规定，凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明，都可以利用已开放的档案。档案馆要相应地采取各种措施，积极创造条件，简化档案利用手续，让更多的单位和个人能通过利用档案解决问题、发展生产。

通过信息反馈还能够检查利用工作中各环节质量的优劣，不断改进工作方法，提高利用水平。为了方便快捷地提供利用，我们在对档案案卷编号排列时，使这类档案尽可能按卷号排列在一起，在需要提供利用时能大大节省查找时间，快速地调出案卷，方便利用者。

做好档案利用工作是各级档案管理部门及档案工作人员的首要任务，特别是实现档案利用工作现代化更是我们的当务之急。相信不久的将来，数字化档案管理及其利用，会在我国各地的档案部门得以实现，使档案利用工作焕发出新的活力，带来勃勃生机，产生出更大的社会效益和经济效益。