浅谈合并高职学院人事档案的管理

◆姜雪艳

(北京电子科技职业学院)

浅谈合并高职学院人事档案的管理

◆姜雪艳

(北京电子科技职业学院)

人事档案真实地记载和反映个人经历、学历、业务能力等，为个人的成长和学院组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据。但目前人事档案工作还存在着领导不重视、内容质量不一、服务效能差等问题，必须完善制度、加强学习，用现代化手段发挥档案的作用。

高职学院 人事档案 管理体制

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，一些中职校合并升格为高职院校，合并后的高职院校面临着许多新的管理问题。人事档案工作作为学校的一项重要工作也存在着许多问题，充分认识做好人事档案工作的意义，深入分析人事档案工作存在的问题，采取有效措施，就成为提高档案管理水平的重要任务。

一、做好人事档案管理工作的重要意义

人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平、工作表现、奖惩及人事变化等情况的人事档案资料，间接的记录了历史和社会的进步状况，具有重要的凭证价值和参考价值。人事档案对个人来说，是身份、学历、资历等方面的证据，与个人的工资待遇、劳动保障、组织关系紧密联系，具有法律效用，是计算工龄、工作流动、考研、转正定级、职称申报、办理保险等的重要依据。人事档案为个人求职，单位求才提供丰富的、全面的、真实有效的材料。

二、合并高职院校人事档案管理工作存在的问题

1．领导重视不够，专职专业人员缺乏

由于领导对人事档案的重要性没有深刻的认识，在部分高职院校中没有配备专职的人事档案管理人员，档案管理人员只能挤时间以间断的方式完成工作。并且缺乏对政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高的动力，单位也不重视档案专业知识的继续教育培训。

2．管理政出多门，内容质量参差不齐

(1)多头管理，归类不一

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、办学层次，管理模式不同等因素，使人事档案管理人员构成复杂，导致出现人事档案管理制度存在差异，入档范围、档案分类、整理标准不同，形成了档案管理模式多元化的弊端，的标准也不统一。

(2)档案材料不符合标准

内容填写前后不一，在填写表格时能省则省。“三龄一历”记载多样，姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，个别人的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。有的人履历表中学习简历从大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。档案用纸规格不一，虽然规定人事档案材料要统一使用16开纸，但高等院校印制的学历、学位等材料绝大部分也是A4纸，单位内部形成的人事档案材料也大部分为A4纸，给立卷归档工作带来了麻烦。

(3)档案材料短缺

表彰和处分材料散失较多;有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章;一些本该有的履历表、年度考核表、职称、工资材料不全;一些本该有的学历、学位材料，由于个人没有意识到档案的重要性，滞留在本人手中;反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，有些档案材料仅仅作为被保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全。

3．信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

人事档案处于半封闭状态和被动服务局面。由于人事档案强调保密性，故利用范围比较狭窄，利用频率较低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案利用最多的主要是人事管理工作的范畴。在聘任、考核升级中起的作用很小，尤其在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。人事档案的利用是所有人事档案工作的目的，传统人事档案的利用不能适应现代高职学院人力资源开发的需要，更不能适应高职学院迅猛的发展。

三、解决高职院校人事档案的管理问题的途径

1．领导重视，加强管理

人事档案是全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，应充分树立起档案意识，在机构设置和人员编制上给予充分保证;在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施和软件支撑;主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要为他们提供提高业务能力的机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。

2．建立健全规章制度，统一档案标准，提高档案管理的水平

建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使档案工作有规可循，有章可依，有据可依，工作有序，保证人事档案工作逐步科学化、制度化、规范化、完整化。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确，纸张、文字等介质是否符合档案标准等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到完整、及时、客观，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

3．充实队伍、注重培养，提高全员档案素质

(1)充实人事档案管理队伍

按照政策规定配备适当数量的专职干部从事人事档案工作，需要时抽调政治素质高、原则性强的同志协助工作，以保证人事档案工作的长效性。

(2)注重档案管理人员培养

提高档案管理人员素质，是做好档案工作的重要保证。进行业务培训，系统地学习组织人事工作的政策、法规和档案专业知识，用档案知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高职院校人事档案管理的新要求。

(3)普及档案知识，提高全员档案素质

加强对档案材料形成部门进行档案基本知识的培训，定期组织教职工进行档案知识及档案重要性的学习，避免档案材料不规范或滞留本人手中。为人事档案的规范化管理、更好的开发利用奠定良好的基础。使人事档案材料在形成阶段就标准化。

4．提高档案管理的现代化水平，建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义:一是要把档案中的手写文字信息数字化;二是要实现信息网络化，实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统在高职院校中使用的较少，即使在用其发挥的作用程度也较低。高职院校要建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，提高档案的利用效率，同时也要处理好档案的保密和开发利用的关系。另外，要转变工作理念和工作方式，建立服务的思想，由管理者变为服务者，通过服务体现人事档案的价值。

只有以人为本，用科学发展观来指导档案的改革和发展;只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，发挥档案的效能。高职院校的人事档案的完善与改革，势必会促进高职院校的人才流动和更好的发挥高技能、高水平人才的作用，必将加快高职院校前进的步伐。

［1］吴建美．高校人事档案管理浅议［J］．江苏广播电视大学学报，2006，(6)．

［2］汤静霞，李文清．高校合并后的干部人事档案工作［J］．档案与建设，2003，(7)．

［3］刘淑霞．浅谈合并高校干部人事档案管理［J］．浙江档案，2004，(1)．

［4］陈小薇．对企业人事档案管理存在问题初探［J］．就业与保障，2006，(2)．