试论加强职业院校设备档案管理工作的对策

姚延宏

(延安职业技术学院，陕西延安716000)

试论加强职业院校设备档案管理工作的对策

姚延宏

(延安职业技术学院，陕西延安716000)

随着职业教育的快速发展，教学设备在逐年增加，做好在设备寿命周期而产生的各种资料的档案工作，使其在职业教育中应有的作用能够得以充分发挥，就必须切实加强职业院校设备档案的管理工作.

设备档案;管理;规范化

近年来国家对发展职业教育愈加重视，职业院校数量在不断增加，规模也在不断扩大.高等职业教育作为高等教育的一个重要分支，肩负着培养高素质技能型专门人才的重任，在我国走新型工业化道路和社会主义新农村建设中具有不可替代的重要作用.［1］国家大力重视和发展职业教育，使其迎来了前所未有的大好机遇.为此，办好职业教育、提高教育质量就显得尤其重要.因而加大对教育教学设备的投入，以改善教学实验、实习实训条件，对于搞好职业教育的巨大作用是不言而喻的.必须加强对职业院校设备的使用和管理力度，并做好职业院校设备档案的管理工作，真正发挥档案为教学与科研服务的作用.

1 做好职业院校设备档案管理工作的必要性

档案是知识的宝库与历史的见证，它是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史资料，没有档案就没有历史.档案对于了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人等都具有极其重要的作用.所谓设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案.设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理的重要依据和凭证.设备档案是实行政府采购每项程序和对仪器运行管理的最原始、最真实的记录.这些由基础性资料组成的信息源，也是设备部门主要工作的集中体现，对这些资料的分析、整理，也就是对自身工作进行梳理，有利于我们发现工作中的不足之处.［2］这些基础资料，是学校宝贵的资源，它可以为资产的管理决策者提供信息咨询，是制定战略发展规划必不可少的重要依据.设备档案是高职院校教育管理的一个重要组成部分，是高职院校建设与发展中不可缺少的一项长期性、基础性的工作，也是高职院校赖以完成教学任务和科研课题必不可少的工具.设备档案管理工作为保障设备的正常运行及维护保养这一基本任务的顺利实现而提供基本的技术支持.设备档案是鉴定设备技术性能的必备资料，是评价设备工作状态的重要依据.应该充分认识设备档案工作的作用和重要性，使其更好地发挥为教学和科研服务的作用.近年来，各高职院校为了加强实践教学体系和实习实训基地建设，都在积极投入较大的人力、物力和财力，以便在短期内使硬件建设跨上一个新台阶，尽快改善实践教学的硬件条件，以适应高职教育发展和培养应用型人才的需要.教学设备是做好教学工作，提高办学质量的有力保障之一，如何管理和使用它，使其在教学过程发挥最大的潜能，加强对它的管理及其使用过程所产生相关档案的管理是极其重要的.只有管理好，才能利用好，管理是为了更好地利用.国务院《科学技术档案工作条例》规定:学校固定资产的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文件、图表、声像载体材料，以及随机材料均属国有资产档案.［3］设备档案管理水平的高低，在很大程度上影响院校资产的安全完整、合理处置和有效利用.

2 职业院校设备档案的规范化管理

由于设备档案所体现的价值及其在职业院校档案管理中的重要地位，决定了必须对它进行规范化管理.职业院校要提高教育质量和教学规模，必然会购置大量教学仪器和设备，要对这些仪器和设备进行科学管理，随之而来的就是要对所产生的设备档案进行规范化管理，对反映设备的购置情况和设备技术性能的文件资料，都应进行集中统一的归档管理.在管理过程中，要根据设备的经济价值和本单位的拥有量等因素分类进行管理.设备采购和设备使用等工作应密切结合，以保证设备档案的完整、准确、系统，提高设备档案的使用率及实现设备档案的标准化管理.

设备档案反映了设备申请的合理性，论证的严肃性、可靠性，审批的责任性.设备购买、验收是设备档案产生的主要阶段，它直接反映了设备购买的实施情况，在招标文件及订购合同中明确了双方的法律责任，具有很强的凭证和参考作用，［3］一旦出现问题，就能有效地避免国有资产蒙受损失.同时设备档案能够对设备运行状态发挥有效的监督作用，为设备是否正常运行提供可靠的依据.只有设备档案在日常工作中发挥了作用，才能体现档案的价值.

由于传统的档案管理已经发生了变化，必须实现设备档案由经验化管理向科学化、规范化管理的转化，利用先进的科学管理技术手段，大量开发档案信息资源，为学院的科技进步和经济建设服务.设备档案的规范化管理就是要建立一套科学规范，全面系统地使用和管理的高效率的运行机制，使设备在使用和管理过程中能够有章可循、有条不紊地进行，避免出现盲目与杂乱无章而给管理和使用造成不便.因此，要对设备档案进行规范管理，建立和完善归档制度，加强对设备档案管理工作的检查与考核，真正提高设备档案的使用率实现设备档案的标准化、规范化与科学化管理.

3 做好职业院校设备档案管理工作的对策

3.1 必须充分引起各方的高度重视

在档案工作中，一些院校的档案管理部门，对于设备档案管理的工作不够重视，使得有些管理工作处于空白的状态，有的档案室只注意保存设备档案中涉及到的设备的购置、验收、安装、使用说明等材料，而对其维修、改造、更新至报废等的文件资料不注意收集与保存，造成了设备档案的缺失，致使设备档案缺乏完整性.这样就会在仪器设备的使用、潜力开发、升级改造等使用过程中失去参考的依据.由于对档案管理的重要性认识不足以及档案管理的意识和知识的欠缺，致使在档案管理过程中出现诸多偏差，而导致一些有价值的档案资料不能很好地服务于教学和科研工作.

做好设备档案的管理工作，不仅仅是档案管理工作者的事，虽然在具体工作上有明确的分工，但仍然离不了各方的密切配合与大力支持.所以为了做好设备档案的管理工作必须引起各方的高度重视.要认识到强化档案意识是实现档案规范化管理的基础，要明确档案收集的内容和职权范围，对档案进行科学系统的整理、分类、编目、建账，确保设备档案的完整、准确、系统和安全.要充分认识档案工作的重要性以及加强设备档案规范化管理的迫切性，要群策群力，集各方智慧于一体，共同为做好设备档案的管理工作出谋划策.

3.2 配备具有相应专业知识和技能的管理人才

设备档案的管理工作者，不单单是管理好档案，以保持档案的真实和完整，更重要的是要通过保护和管理，为档案的提供利用，为教学科研提供服务.档案工作虽是一项基础性的工作，但它却有很强的专业性，档案管理人员的专业知识和技能会直接影响档案的利用效果.为了做好档案管理工作，必须配备既懂管理，又熟悉相关的业务知识，还要熟悉国家相关政策法令的专业人员.要对仪器设备设备档案人员进行培训，优化知识结构，强化专业技能，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科的新理论、新技术来指导和改进档案管理工作，实现由单一专业型向多样复合型转变，成为仪器设备档案管理的行家里手.［4］档案管理工作者要通过业务培训和广泛学习，提高专业知识和技能，要熟悉和精通管理工作的各个环节和步骤，要掌握各类档案和各种载体档案的管理方法，既要遵循档案管理的规律，同时要有创新意识，积极研究和探索档案管理的新模式，开发档案信息资源利用的新途径，以提高档案的经济价值和使用效率.

3.3 提高管理人员素质，使之具有乐于奉献的精神和强烈的事业心与责任感

档案管理工作者除了具备相关的专业知识和基本技能外，还要具有崇高的敬业精神和强烈的责任心.档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员.作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求.［5］档案工作者在工作实践中必须坚持正确的立场和政治方向，应该具有文化的追求、科学的信仰、高尚的道德和美好的情操，除具备基本的理论修养和扎实的专业训练外，还必须对现代科学有关知识有一定的了解，具备对现代技术的操作能力，同时必须养成良好的职业习惯，不计较个人得失.要树立自信心，热爱自己所从事的职业.档案管理工作是一项平凡而辛苦的工作，只有具备默默无闻、吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，才能搞好此项工作.因此必须选用思想素质高，业务素质精，工作能力强的人承担.

4 结束语

设备资源是职业院校的宝贵财产，设备档案是保障教学设备正常运转的重要依据.加强职业院校设备的规范化管理，既是档案工作的客观要求，也是职业院校利用仪器设备提高教育教学质量的有效途径.设备档案只有通过在提供利用的实践中，不断发现问题，研究对策，不断完善，才能找到适宜职业院校发展的管理方法，也只有高质量的提供利用，才能最大限度地发掘设备档案的存在价值.

［1］姜锐，张志纲.高职教育改革与发展中的重要问题及对策［J］.教育与职业，2008，5(15):141.

［2］王喆，李晓梅.高校设备档案管理的相关探讨［J］.中国现代教育装备，2010，(17):15－16.

［3］吴兢.提高高职院校设备档案管理工作水平的实践与探索［J］.徐州教育学院学报，2008，23(1):185.

［4］余浠婉.加强高校仪器设备档案管理为教学、科研服务［J］.机电兵船档案，2010，(3):58.

［5］赵颖超.浅谈档案管理存在的问题及对策［J］.科学之友，2010，(8):97.

On Strategies to Strengthen Management of Equipment File in the Vocational Colleges

YAO Yan-hong
(Yan’an Vocational and Technical Institute，Yan’an 716000，China)

With the rapid development of vocational education，teaching equipment is increasing gradually.We do various data files well，which are generated in the equipment life cycle.We must strengthen the vocational equipment file management，so that it can play its full role in vocational education.

equipment files;management;standardized

G270

A

1009—5128(2011)06—0093—03

2011—05—04

姚延宏(1961—)，男，陕西延安人，延安职业技术学院科研处馆员.

【责任编辑 曹 静】