HIS系统在病区药房管理中的应用体会

黄颖欣

(广西柳州市柳铁中心医院,南方医科大学附属柳州医院药剂科,广西 柳州 545007 E-mail:175077213@qq.com)

随着医疗信息化的高速发展,医院信息系统(hospitalinformation system,HIS)已经成为医院信息化建设中的基本组成部分。为了促进我院医院管理模式改革,加快医院系统的信息化步伐,提高医院药房工作效率,我院于2009年起在门诊药房、中药房、病区药房逐步采用了HIS系统。

1 HIS系统试运行的准备工作[2]

HIS系统运行牵涉面广,上线之后的“磨合”期内,出现一些问题是难免现象,药学部门应建立健全药事工作相关的各项工作制度和技术操作规程。为保证工作顺利进行,院领导及科室主要负责人进行了认真研究和准备。

1.1 人员的配备和任务 我院共有800张病床,设24个临床科室,病区药房由8名药师负责。药师除负责药品的请领保管、质量检查、审查药物剂量、相互作用外,还负责科室电脑的操作、针剂、口服药品的配发及协调和安排工作,并按时完成全院临床科室患者长期医嘱、临时医嘱及出院带药的摆发工作。

1.2 人员培训 为了掌握HIS系统的使用,我院组织了HIS系统培训班,对临床科室医护人员进行HIS系统操作培训,尽快熟练掌握HIS的功能和操作步骤,考核上岗。

1.3 组织试运行 组织临床科室、收费处、药房、进行联网试运行,检查操作的可行性,以达到上岗要求。

1.4 试运行情况 在运行初期,首先选择4个科室为试点,将工作中遇到的问题及时记录整理,单独或分科室汇总反馈给各片负责人,医院将根据需要及时通知软件商修改软件或添加相应项目,逐步在全院铺开运行。

2 HIS系统在病区药房管理中的主要工作流程

2.1 HIS系统主要工作流程 住院医生进入HIS系统医生工作区开出医嘱→传输到病区护士站,护士进入HIS系统护士工作区过医嘱→并生成领药单,通过HIS系统通过传输到病区药房,并打印纸质领药单→病区药房药师接到纸质领药单,进入系统的药房管理项下“领药单确认项”→输入领药单单据号→查询审查,查看领药科室、药品名称、剂型、规格,及药品数量等(简称:审方)→领药单与电脑核对相符后,经电脑确认单据出账(简称:确单)→调配发药。

2.2 长期医嘱和临时医嘱的不同流程 临时医嘱由护士到病区药房领取。药师对领药单进行审方→确单→调配→复核→双签发药。领药护士现场核对,核对无误后签字领取。

长期医嘱由护士在规定时间内将领药单送至药房,药师经过领药单审方→确单→调配→复核→双签。在规定时间内将药品送达各病区护士站。病区护士当场核对,核对无误后签字认可。如发现有问题当即解决,做到层层把关,确保药品准确无误。

2.3 修改医嘱 药品库存不足情况下,护士在过医嘱时,系统直接提示不能完成,护士可直接与医生联系,更改医嘱。药师在审方中有疑问,可直接与住院医生联系,以便确认用药信息,及时修改医嘱。

3 HIS系统在病区药房工作中的应用

3.1 保证用药安全,降低药品调配差错率 我院实行HIS系统后,HIS系统中标示的药品名称、剂型、规格、药品数量、用法用量清晰明了,药品调配由药学人员直接参加,摆药相对固定,对各病区的用药情况能全面了解且可认真落实查对制度,避免了手写医嘱因字迹潦草不清,书写不规范,药品规格、用法用量书写含混不清而错发药品的情况,有效降低了药品调配的差错率。保证了患者的用药安全。

3.2 完善HIS系统退药制度,制定明确的退药管理办法,减少药品实物退药现象 住院医嘱更改产生退药时,通过HIS系统将“领药单”与“退药单”账目相互对冲,以实现药品库存账面的出账、进账,完成退药程序。避免了以前退药时产生的药品实物退药造成药品批次、包装不同产生的药品质量混乱现象,保证了药品的质量安全管理。明确医师、护士、药师在退药中的责任,规定可退及不予退药的药品种类以及退药方法。定期对退药情况进行汇总,分析退药信息,将容易出错的情况及时反馈给临床,以引起医师和护士的重视[2]。

3.3 减少病区药房未确单发药造成的差错 按照工作流程,电脑领药单应先确单再调配发药。以前电脑系统经常会出现漏确单,重复打单领药的现象,造成漏确单,不出帐,重打单多领药的现象。实行HIS系统后可以根据查询系统查清药品是否已经发出,依据单据号补确认,避免了病区药房因某些因素导致的不确单重复调配的现象,减少了病区药房药品库存误差及由此带来的损失。

3.4 整合不同医保类型,减轻患者看病负担 我院医保类型包括柳州市城镇职工、城镇居民、新型农村合作医疗以及南宁铁路局医保。在实行HIS系统前各类医保系统独立运行,操作比较繁杂,需由记账员手工转录入,极易出现操作误差,给患者及医院造成损失。实行HIS系统后,将各类医保与HIS系统进行整合,简化了操作。同时医生可根据病患不同医保类型准确无误地选择相应医保种类用药的品种,以保证不同医保类型患者的用药均在其规定品种范围内,减轻了住院患者看病负担。

4 存在的问题和改善的措施

4.1 医嘱领药单的化零为整 针剂的医嘱,分为临时医嘱和长期医嘱。如有急需使用的药品,病区生成临时医嘱单前往药房领药。针剂长期医嘱每天中午12:00发送至药房,由药房工作人员集中调配。HIS系统运行初期,不能把不同时间段产生的临时医嘱和长期医嘱的药品数量合并汇总,造成每张医嘱单独自生成,中午集中调配针剂时,医嘱单零碎散乱,直接影响了药房工作人员的工作效率,极易出现误差。问题出现后,病区药房及时向主管领导及HIS系统软件工程师反馈,在系统中增设合并项,病区护士在发送医嘱时,把需要领的医嘱药品数量合并后发送,由原来的多张医嘱单变为一张医嘱单,清晰明了,大大提高了药房工作人员的工作效率,减少了错漏。

4.2 口服药单的服药时间设置 药房工作人员在调配口服药时发现口服药单中出现药品的服药时间不明确。如早上8:00服用的药品用每日一次来表示,或者是 8:00、12:00、16:00用每日三次来表示。例如:阿莫西林胶囊0.25g*24#,tid,每次剂量0.5g,问题反馈后HIS软件工程师把服药时间做了详细调整,用具体服药时间替代每日/次,明确了口服药单具体服用时间,摆药人员一目了然,发现不合理用药或非常规用药时可以及时与病区医生联系,保证了病人的用药安全。

4.3 HIS系统摆药子目录中的各项医嘱的标示 在HIS系统摆药子目录中,包含有口服、针剂、特殊管理药品、退药等项目,原来各项目用同种颜色标示出现,在确认单据时,容易造成误确,从而造成药品账目的误差。改进后,口服、针剂、特殊管理药品、退药等项目用不同颜色标示,窗口界面清晰明了,避免了单据的错确。

4.4 在住院医嘱的摆药中,存在小剂量大包装的换算问题例如:胰岛素类药品,按严格的剂量执行,但每次执行时只需要几个iu,一天分几次执行,一支胰岛素通常为300iu,此时通常软件在做生成的时候,一般生成一支的量,供患者一段时间持续使用。众所周知,胰岛素的医嘱是根据患者的病情不断调整剂量的,因此隔断时间先前的医嘱就会被停止,医师再下一条新医嘱,药品不变,剂量有所变化,在摆药的时候就会出现患者先前的药还没有用完,又来一支,竟而产生多领药多计费的现象。调整后,对于分零可以用很多次的药,如胰岛素,我们作了一条6iu剂量的价表来计费,用临时医嘱开一支药,用法为按医嘱用,不捆绑治疗费和材料费,在长期医嘱中开正式使用的医嘱,药品选自备。

5 体会与设想

HIS系统为药师增添了一个审方好帮手,药师应掌握好这套系统,充分发挥它的监控作用。药师掌握与HIS系统技术,计算机技术、网络药学、药学信息学、沟通技巧等等。实现药学知识共享,以避免用药差错的重犯。建议以信息通讯技术为依托、统一HIS系统标准,加快发展网络药学信息通讯系统的建设,正确获取和合理利用药学信息是防止用药差错十分重要的措施。防止用药差错、促进合理用药的社会工程,有待社会各界共同努力。解放生产力,最大限度地减少重复劳动。

[1]李玲玉.微机在病区药房摆药中的应用[J].现代中西医结合杂志,2002,11(11):1086.

[2]唐凤川.本院病区退药原因分析及对策探讨[J].临床合理用药,2011,4(3B):141-142.